Зображення емблеми установи

ТЕМА 1.

Діловодство як сукупність процесів документування та організації роботи з документами в процесі української діяльності

План

1.1. Значення діловодства для забезпечення ефективності та вдосконалення управлінської діяльності

1.2. Діловодство - функція управлінської діяльності

1.3. Класифікація діловодств

1.1. Значення діловодства для забезпечення

ефективності та вдосконалення управлінської діяльності

Закон України "Про внесення змін до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", затверджений 13 грудня 2001 року, визначає діловодство як сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи із службовими документами. На позначення вказаної сфери управлінської діяльності у спеціальній літературі функціонує також новий синонімічний термін - документаційне забезпечення управління.

Діловодство охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності. Вдосконалення діловодства є важливою умовою підвищення ефективності управлінської діяльності.

Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у широкому застосуванні комп'ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи. Дотримання стандартів з діловодства сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму та тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, опрацювання та пошук, організовувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів. Правильно підготовлений та належним чином оформлений документ - це свідчення культури виконавця.

Значення діловодства як однієї зі сфер управлінської діяльності визначає ряд чинників, перш за все його універсальність. Основу інформаційної сфери будь-якого підприємства, організації, фірми складають традиційні машинописні, рукописні, друковані документи. Інформація, яку вони містять, може бути використана (зафіксована, опрацьована, систематизована, передана) тільки внаслідок здійснення ряду діловодних операцій. Діловодні операції займають значну частку у загальному обсязі управлінської праці. На роботу з документами фахівці витрачають 20-60% робочого часу, а в деяких закладах - до 80%.

Організація діловодства впливає на оперативність, економність, надійність функціонування апарату управління, організацію і культуру праці управлінських працівників. За умови раціонально організованого діловодного процесу фахівці і керівники звільняються від невластивих для них операцій. Внаслідок цього підвищується ефективність праці, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату управління.

Діловодство, забезпечуючи контроль за виконанням документів і прийнятих рішень, сприяє зміцненню державної та виконавчої дисципліни. Від правильної організації діловодства залежить повнота комплектування Національного архівного фонду. Стан архівної справи значною мірою залежить від методики і практики діловодства.

Вдосконалення діловодства здійснюють відповідно до державних стандартів і основних положень Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), висвітлених, зокрема, в інструкціях з діловодства.

Розвиток комп'ютеризованих систем управління зумовив розроблення і затвердження уніфікованих систем документації, Єдиної системи класифікації і кодування техніко-економічної інформації (ЄСККТІ).

Органи виконавчої, законодавчої влади, установи, підприємства, організації здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування між собою державною мовою. У місцях (село, селище, місто, інший населений пункт), де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, у внутрішньому діловодстві може використовуватися поряд з державною мовою мова відповідної національної меншини.

1.2. Діловодство - функція управлінської діяльності

Сукупність процесів щодо створення документів (документування) і організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності називають діловодством. Діловодство є функцією управлінської діяльності будь-якого органу управління, де створюють і обробляють документи. Організація роботи з документами означає створення умов, які забезпечують рух, пошук, зберігання документів.

Із збільшенням обсягів інформації, яку використовують в управлінні, зростає значення довідкової роботи. У багатьох організаціях створюють інформаційно-пошукові системи та інформаційно-довідкові підрозділи.

Документи, які створюють внаслідок діяльності органу управління, довідковий апарат до них, методи і засоби їх оброблення і використання складають інформаційно-пошукову систему (ІПС) певного органу управління. Діловодство - це частина управлінської ІПС, яка за своїм характером належить до документографічних гнучких ІПС. Це означає, що пошук здійснюють за повністю формалізованими ознаками. Такі системи широко використовують в більшості апаратів управління.

1.3. Класифікація діловодств

Розподіл праці в управлінні зумовлює наявність відособлених видів діяльності - функцій управління. У процесі виконання кожної з них створюють систему документації. Система документації - це взаємопов'язані і взаємозумовлені документи, які відображають результати документування, здійснюваного на основі правових норм (способів), форм в процесі реалізації функцій державних, суспільних систем управління.

Загальні функції управління: планування, організація, координація, контроль тощо - властиві всім органам управління.

Спеціальні функції: постачання, облік, фінансування - можуть бути реалізовані в органі управління повністю або частково.

Внаслідок здійснення загальних і спеціальних функцій управління утворюють дві групи документів.

До першої належать документи, які створюють в процесі організаційно-розпорядчої та виконавчої діяльності закладів, організацій, підприємств: в органах державного управління, суду, прокуратури, у громадських організаціях, в адміністрації підприємств та закладів. Документацію, яка забезпечує організаційну функцію апарату управління, називають організаційно-розпорядчою (ОРД).

Другу групу утворюють документи, специфічні для кожної із спеціальних функцій управління, а також для таких галузей діяльності, як транспорт, зв'язок, статистика, юриспруденція, військова справа. Наприклад, для бухгалтерського обліку такими документами є головна книга, журнальні та меморіальні ордери, зворотні та контрольні відомості; для технічного контролю - технічні умови, протоколи і акти випробувань, рекламації, акти про брак, свідоцтва про внесення змін в конструкцію виробів; для матеріально-технічного постачання - замовлення, специфікації, фондові повідомлення, наряди, фактури; для вищих навчальних закладів - навчальні плани, програми, екзаменаційні відомості; для закладів охорони здоров'я - історії хвороби.

Процеси документування організаційно-розпорядної діяльності і організації роботи з відповідними документами, тобто спільними для будь-якої функції управління і окремих галузей господарства, називають загальним (адміністративним) діловодством.

Процеси документування, специфічні для кожної функції управління, називають спеціальним діловодством (бухгалтерське, нотаріальне діловодство, діловодство з особового складу). Характерні особливості спеціальних діловодств визначає номенклатура і форма документів, правила їх опрацювання, зберігання.

Керування розвитком спеціальних діловодств (або спеціальних систем документування) здійснюють відповідні органи державного управління - Центральне статистичне управління (документування статистичної інформації, документування роботи з кадрами), Міністерство фінансів (документування бухгалтерського обліку).

Наведена класифікація діловодств умовна. Функції управління реалізують за допомогою документів, створюваних у сферах адміністративного і спеціального діловодства. У спеціальному діловодстві використовують види документів, методи роботи з ними, які застосовують в адміністративному діловодстві. Водночас і спеціальні діловодства (кадрове, статистичне, транспортне) впливають на адміністративне.

Основні терміни та їх означення

Діловодство - це сукупність процесів, що забезпечують н >коментування управлінської інформації та організацію роботи її службовими документами в процесі управлінської діяльності.

Загальне (адміністративне) діловодство - процеси, що забезпечують документування організаційно-розпорядної інформації і організацію роботи з відповідними документами.

Спеціальне діловодство (бухгалтерське, нотаріальне діловодство, діловодство з особового складу) — процеси, що забезпечують документування інформації, специфічної для кожної функції управління.

Документування управлінської діяльності ~ це процеси створення управлінських документів.

Організація роботи з документами - це створення умов, які забезпечують рух, пошук і зберігання документів.

Інформаційно-пошукова система (ІПС) певного органа управління - це документи, створені внаслідок діяльності органа управління, довідковий апарат до нього, методи і засоби їх оброблення і використання.

Система документації - це взаємопов'язані і взаємозумовлені документи, які відображають результати документування, здійснюваного на основі правових норм (способів), форм у процесі реалізації функцій державних, суспільних систем управління.

Організаційно-розпорядча документація (ОРД) - це сукупність документів, які забезпечують організаційну функцію апарату управління.

ТЕМА 2.

Документ - засіб реалізації функцій управлінської діяльності

План

2.1. Управлінська інформація, її ознаки

2.2. Документ як матеріальний об'єкт з управлінською інформацією

2.3. Класифікація офіційно-ділових документів

2.4. З історії документування офіційно-ділових документів в Україні

2.1. Управлінська інформація, її ознаки

Управління суспільством, галуззю господарства, підприємством являє собою, з погляду технологій, процес отримання, опрацювання і передачі інформації.

Інформація - це відомості про навколишній світ і процеси, які відбуваються в ньому і сприймаються людиною або спеціальними приладами. Значення терміна "інформація" близьке до термінів "відомості", "показники". Існує багато означень терміна "інформація", кожне з яких використовують відповідно до конкретних завдань. У діловодстві використовують наведене означення.

За змістом або галуззю діяльності інформацію поділяють па такі види: управлінська, наукова, технічна, медична тощо.

Управлінську інформацію використовують заклади, організації, підприємства з метою управління господарством. Вона повинна бути повною, оперативною, достовірною, адресною і доступною для сприйняття.

Повноту інформації визначає її обсяг, який повинен бути достатнім для прийняття управлінського рішення.

Відсутність інформації призводить до прийняття необгрунтованих або хибних рішень, а її надлишок - до збільшення обсягу повідомлень без збільшення інформативності, зайвих витрат праці і часу на їх опрацювання.

Інформація повинна бути оперативною, тобто такою, щоб за час її передачі і опрацювання не втрачалася її актуальність і цінність.

Достовірність інформації визначають ступенем відповідності її змісту об'єктивному стану речей і явищ. На робочі місця інформація повинна надходити в легкій формі для опрацювання, керівникам - у стислій формі.

2.2. Документ як матеріальний об'єкт з управлінською інформацією

Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи. Документ - це матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для передачі її у часі і просторі.

Переважну частину управлінської інформації фіксують. Документи, що містять управлінську інформацію і оформлені відповідно до певних правил, називають управлінськими, а їх сукупність - управлінською документацією, тобто управлінська документація являє собою систему документів, які забезпечують управлінські процеси в суспільстві.

Документи використовують в різних галузях суспільної діяльності. Вони є об'єктом дослідження різних наукових дисциплін. Тому термін "документ" багатозначний і залежить від галузі використання. Латинською мовою слово documentum означає взірець, посвідчення, доказ. Сучасні енциклопедичні словники трактують слово "документ" у таких значеннях: 1) письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що мають юридичні наслідки; 2) офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка, посвідчення); 3) достовірне історичне письмове джерело; 4) матеріальний об'єкт, в якому міститься і а чи інша інформація.

Згідно з ДСТУ 2732-94 "Діловодство й архівна справа. Терміни і визначення" документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

В офіційно-діловій сфері документ тлумачать як засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності за визначеним стандартом чи формою.

Документ створюють з метою реалізації тієї чи іншої суспільної функції. У документі поєднано багато функцій: інформаційну, правову, соціальну, комунікативну, культурну, управлінську, облікову, історичного джерела. Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. їх використовують як джерела і як носія інформації.

Залежно від використаного матеріалу розрізняють документи на паперовій основі, на фотоплівці, магнітній стрічці, оптичному диску, голограми. В управлінській діяльності використовують здебільшого письмові (текстові) документи, н яких інформацію зафіксовано будь-яким способом письма - рукописним, машинописним, друкарським, електронним.

2.3. Класифікація офіційно-ділових документів

Найважливіші ознаки, які покладено в основу класифікації офіційно-ділових документів, полягають в сутності їх інформаційного та матеріального складників, а також в умовах існування ділових документів.

Класифікація офіційно-ділових документів

за інформаційним складником

Блок-фасет 1. За призначенням: щодо особового складу, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційно-розпорядчі.

Блок-фасет 2. За назвами: заява, лист, телеграма, інструкція, протокол, наказ, акт, довідка тощо.

Блок-фасет 3. За формою: стандартні (типові) і нестандартні (індивідуальні). Стандартні документи мають однакову форму. їх заповнюють в певній послідовності і за обов'язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Нестандартні документи створюють на основі типових. їх складають в кожному конкретному випадку, для окремих ситуацій, друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).

Блок-фасет 4. За структурою: прості і складні. Прості документи відображають одне питання (наказ, договір, акт, пояснювальна записка), складні - декілька (протоколи).

Блок-фасет 5. За походженням: службові (офіційні) і особисті. Службові документи створюють організації, підприємства та службові особи, які їх представляють. їх оформляють в установленому порядку. Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності.

Класифікація офіційно-ділових документів

за матеріальним складником

Блок-фасет 6. За матеріальною основою документа (носієм інформації): паперові (на папері), дискові (на диску, дискеті), плівкові (на фотоплівці, магнітній стрічці).

Блок-фасет 7. За способом документування: рукописні, механічні, магнітні, фотографічні, оптичні, лазерні, електронні.

Класифікація офіційно-ділових документів

за умовами існування

Блок-фасет 8. За місцем виникнення: внутрішні і зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише в тій організації, установі чи підприємстві, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями.

Блок-фасет 9. За напрямком руху в процесі документообігу: вхідні і вихідні.

Блок-фасет 10. За терміном виконання: звичайні (безстрокові), термінові, дуже термінові. Звичайні (безстрокові) документи виконуються за загальною чергою. Для термінових встановлено термін виконання, а також ті, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначку "дуже терміново".

Блок-фасет 11. За ступенем конфіденційності: для загального користування, для службового користування, таємні, цілком таємні.

Блок-фасет 12. За часом створення: оригінали і копії. Оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. На оригіналі стоїть підпис керівника установи, в разі потреби його засвідчують штампом або печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу. На ній обов'язково роблять помітку вгорі праворуч "Копія". Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат. Відпуск - це повна копія відправленого з установи документа, яку залишають у відправника. Витяг відтворює не весь документ, а лише його частину. Дублікат - це другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою Оригіналу; В юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні.

Блок-фасет 13. За терміном зберігання: тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років), постійного зберігання.

2.4. З історії документування офіційно-ділових документів в Україні

Ділові документи відігравали життєво важливу роль у різні періоди історії України. Можна виділити ряд основних етапів розвитку документування ділових паперів.

І етап охоплює часи княжої України - Київської держави МИ ст.) і Галицько-Волинської держави (ХШ-ХІУ ст.). ¹ повними документами є літописи, які збереглися у вигляді літописних кодексів (Іпатіївський кодекс, 1425 р.; Лаврентіївський кодекс, 1377 р.), актів (міжнародні договори з Візантією), княжих грамот (грамоти галицько-волинських князів ХІУст.), правових кодексів ("Руська правда", церковні устави).

II етап охоплює часи литовсько-польської доби (XIV-XVII ст.). Ділову сферу представляють грамоти великих князів литовських і королів польських, акти сеймів, "Литовська метрика", "Коронна метрика", "Судебник Казимира", Литовський статут, акти трибуналів, актові книги міських і земських судів, акти магдебургій (міські книги), акти й документи церковних інституцій, приватні документи (маєткові та фамільні). Поважне місце займають тогочасні джерела чужоземного походження: документи міжнародно-правового характеру, хроніки, літописи московські, польські, турецько-татарські, спогади західноєвропейських мандрівників, листи, щоденники, описи ("Щоденник" Е. Лясоти, "Опис" Г. ле Вассера де Боплана).

III етап охоплює часи гетьманської України (XVII - перша половина XVIII ст.). У цей час зростає диференціація документних джерел і збільшується загальна їх кількість. Українське походження і зміст документів визначали державний характер гетьманської України. Основними джерелами цієї доби є: міжнародні договори (гетьманські статті ХУП-ХУПІ ст.), конституції (Бендерівська конституція 05.04.1710), універсали та листи гетьманів, акти Генеральної військової канцелярії, акти Генерального військового суду, акти Генерального скарбу, акти Генеральної канцелярії, акти полкової адміністрації і судочинства, акти сотенних урядів, акти міського самоврядування (магістратів і ратуш), акти й документи церковних та культурно-освітніх інституцій.

IV етап - друга половина ХУІІІ-ХІХ ст. позначений процесами залежності України від московської царської, а згодом російської імперської влади, що зумовило появу таких видів офіційних історичних джерел, як документи російського уряду, що стосуються України, документи російських установ, що діяли на території України ("Малороссийская коллегия", "Канцелярия министерского правлення Малороссийских дел"). Після скасування української автономії у другій половині XVIII ст. з'явилися документи російських установ, які керували Гетьманщиною (намісництва, генерал-губернаторства). Серед документів можна виділити "Права, по каким судится малороссийский народ" (1743 р.), "Полное собрание законов Российской Империи". Велику вагу мають приватні документи: матеріали маєткових і фамільних архіві»- щоденники, мемуари, листи. Нову своєрідну групу становлять документи фабрично-заводських архівів України (починаючи з XVII ст.). Тексти літописів цього періоду (Самовидця, Самійла Величка, Григорія Граб'янки), крім суто літописного матеріалу, містять усілякі документи (універсами, листи). Різноманітні відомості відображають чужоземні і жерела - московські, польські, турецько-татарські, молдавсько-волоські, угорські, шведські, західноєвропейські документи, щоденники, спогади, листи. Поряд із рукописними джерелами з'являються і друковані, що пов'язано з розвитком книгодрукування в Україні.

VI етап охоплює радянський період, для якого характерно усунення української мови з ділового усного і письмового мовлення.

VII етап - з 24 серпня 1991р. бере початок документування ділових паперів у незалежній Україні. Надання українській мові конституційного статусу державної мови закладає основи широкого її впровадження і використання в усіх сферах офіційно-ділового життя суспільства. Відбувається процес диференціації і а спеціалізації документних систем (зовнішньоекономічної, банківської, юридичної, дипломатичної та ін.). Для усіх сфер суспільної діяльності властиве функціонування розгалуженої системи управлінських документів.

Основні терміни та їх означення

Інформація - це відомості про навколишній світ іпроцеси, які відбуваються в ньому і сприймаються людиною ^спеціальними приладами.

Документ - це матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для передачі її у часі і просторі.

Документ (у діловодстві ) - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Управлінський документ - це документ, що містить управлінську інформацію і оформлений відповідно до певних правил.

Управлінська документація - це система документів, які забезпечують управлінські процеси в суспільстві.

Оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник, підписаний керівником установи та засвідчений печаткою.

Копія - це точне відтворення оригіналу.

Відпуск - це повна копія відправленого з установи документа, яку залишають у відправника.

Витяг - це копія, яка відтворює не весь документ, а лише його частину.

Дублікат - це другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою оригіналу.

ТЕМА З.

Єдина державна система діловодства

План

3.1. Єдина державна система діловодства як засіб вдосконалення управлінської діяльності

3.2. Уніфікована система ОРД, загальні положення

3.3. Документи УС ОРД

3.4. Методичне забезпечення ЄДСД

3.1. Єдина державна система діловодства

як засіб вдосконалення управлінської діяльності

Найбільш важливі питання діловодства в закладах визначають основні положення Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД). Вона являє собою систему документаційного забезпечення управлінської діяльності, яка визначає типові процеси документування і організації роботи з документами. ЄДСД - науково впорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій, які визначають і регламентують діловодні процеси.

Положення ЄДСД, правила їх застосування визначено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України, міністерствами, відомствами в інструкціях з діловодства. Створено систему нормативної документації з діловодства на різних рівнях: загальнодержавному, галузевому, на рівні окремої установи. Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року за № 1153 затверджено "Примірну інструкцію з діловодства у Міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади". У міністерствах розроблено, затверджено і впроваджено в практичну діяльність відповідних галузей типові інструкції з діловодства, зокрема у 1998 році затверджено інструкцію з діловодства у Міністерстві освіти України. Специфіку діловодних процесів установ регламентовано в затверджених ними інструкціях з діловодства, наприклад, відповідно до наказу від 02 грудня 2002 року № 540-1-10 набула цінності інструкція з діловодства Національного університету Львівська політехніка".

Основні положення ЄДСД визначають правила документування організаційно-розпорядчих документів (ОРД) та роботи з ними. На решта документації (планову, статистичну, бухгалтерську, кадрову) основні положення ЄДСД поширено щодо загальних принципів роботи з документами і підготовки їх для передавання в архів.

ЄДСД охоплює:

- єдині правила складання та оформлення документів;

- раціональні принципи документообігу; єдині правила створення реєстраційно-довідкового нітрату;

- правила створення номенклатур і принципи формування справ;

- правила підготовки справ до зберігання і використання;

- рекомендації для підвищення ефективності праці в діловодстві;

- впровадження механізації та автоматизації в діловодстві.

Деякі положення ЄДСД мають обов'язковий характер, інші - рекомендаційний. Обов'язкові до виконання всі положення, які встановлено державними стандартами України, законодавчими актами, рішеннями керівних органів. Впроваджуючи ЄДСД, необхідно враховувати можливості і потреби певного управлінського апарату, передовий досвід організації діловодства.

ЄД СД передбачає такі основні напрямки вдосконалення діловодства:

- встановлення раціональної організації, використання форм і методів роботи з документами;

- уніфікація та стандартизація документів;

- механізація ділових процесів, використання комп'ютерних технологій.

Діловодство слід вдосконалювати на основі єдності форм документів і методів їх опрацювання в різних закладах.

Діловодство організовують залежно від виду установи, особливостей роботи і обсягу документообігу, згідно з доцільними для кожного закладу нормативами і рекомендаціями. З метою вибіркового застосування основних положень ЄДСД встановлено чотири категорії закладів:

I - з обсягом документообігу понад 100 тисяч документів на рік;

II - від 25 тис. до 100 тис;

III - від 10 тис. до 25 тис;

IV - до 10 тис. документів на рік.

Відповідно до категорії в установі визначають структуру діловодної служби, номенклатуру і кількість технічних засобів, форми організації і реєстрації документів.

За загальний стан діловодства в закладах відповідають їхні керівники. Згідно з вимогами ЄДСД відповідальність за організацію діяльності окремих ділянок діловодства в закладах І і II категорій покладено на керівників канцелярій. У закладах III і IV категорій, де немає канцелярій, - на секретаря або діловода, на керівників структурних підрозділів і відповідальних виконавців. У закладах III і IV категорій, а також структурних підрозділах закладів І і II категорій можна призначати спеціальних осіб, які відповідають за дотримання вимог ЄДСД, зокрема за правильне формування справ і збереження документів.

3.2. Уніфікована система ОРД, загальні положення

Одним із завдань сучасного діловодства є створення умов для розроблення основ інформаційного забезпечення автоматизованих систем управління (АСУ), які використовують організаційно-розпорядчу документацію. Під час створення таких систем форми документів і роботу з ними будують відповідно до вимог інформаційного забезпечення АСУ. Форми всіх документів, які використовують в АСУ, повинні бути стандартизовані та уніфіковані. Уніфікація систем документації ґрунтується на дотриманні чинних державних стандартів.

Інформаційне забезпечення АСУ охоплює Єдину систему класифікації і кодування техніко-економічної інформації та уніфіковані системи документації. Однією з таких систем є Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), яка пристосована для використання і в АСУ, і в умовах традиційних методів опрацювання документів.

УСОРД - це комплекс стандартів, взаємопов'язаних форм документів, правил, положень, які встановлюють вимоги ю змісту, побудови та оформлення документів. УСОРД використовують для вирішення управлінських завдань в умовах застосування економіко-математичних методів, засобівобчислювальної техніки і традиційних методів опрацювання документів.

УСОРД ґрунтується на базових державних стандартах - ДСТУ 2732-94 "Діловодство й архівна справа. Терміни і визначення", у якому стандартизовано основні положення і означення діловодства й архівної справи як галузей, пов'язаних із документуванням та роботою з документами в процесі управлінської діяльності, ДСТУ 3843-99 "Державна інфікована система документації. Основні положення", який містить вимоги до уніфікованих систем документації (УСД), порядок їх розроблення, узгодження та затвердження, форми документіві склад їх реквізитів.

До складу УСОРД входить низка інших державних стандартів, головними з яких є: ДСТУ 3844-99 "Державна інфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги 10 побудови", ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів". Останній із перелічених поширено наОРД - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані внаслідок діяльності органів державної влади України, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності. Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлення документів; вимоги до документів, що виготовляють за допомогою друкарських засобів. Вимоги цього стандарту щодо оформлення реквізитів можна поширити на всі класи уніфікованих систем документації. Цей стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних ОРД.

До складу УСОРД також входять уніфіковані форми документів, інструкція стосовно їх застосування, методичні вказівки щодо уніфікації текстів ОРД, класифікатор ОРД та інструкція про його застосування.

Документи УСОРД

УСОРД забезпечує документування таких процесів:

- створення, реорганізації та ліквідації організацій, закладів, підприємств;

- приймання на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення з роботи робітників і службовців, надання їм відпусток, їх заохочення, накладення на них дисциплінарних стягнень;

- контроль за виконанням документів.

В УСОРД входить 21 вид документів, з них 15 - належить до комплексу уніфікованих форм ОРД (подання, наказ, статут, положення, інструкція, правила, акт, доповідна записка, пояснювальна записка, кадрова анкета, доповнення до анкети, графік відпусток, заява, структура і штатна кількість, штатний розклад), а 6 документів - в комплекс уніфікованих форм не включено (лист, постанова, протокол, розпорядження, рішення, вказівка).

Методичні рекомендації щодо уніфікації текстів ОРД передбачають уніфікацію складу інформації, засобів і способів її подання, а також структуру тексту.

Уніфіковані форми ОРД, розроблені згідно з державними стандартами, необхідно погодити з Держспоживстандартом України, Державним комітетом архівів України і зареєструватиу Держспоживстандарті України.

Впровадження УСОРД призначене сприяти оперативному вирішенню управлінських завдань, зниженню витрат праці і часу на роботу з документами, підвищенню якості документів, оптимізації документообігу, скороченню його обсягів.

У кожній установі встановлено перелік уніфікованих форм ОРД, які відповідають нормативним актам, чинним клаасифікаторам уніфікованих документів, рекомендаціям

ЄДСД.

ОРД, включені в такі переліки, повинні відповідати змістуі формам діяльності певної установи. Перелік затверджує керівник установи і є обов'язковим нормативним документом.

3.4. Методичне забезпечення ЄДСД

Керівними матеріалами з діловодства є рішення державних органів, державні стандарти, правила, положення, Інструкції, видані Державним комітетом архівів України (колишня назва - Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України), методичні рекомендації, норми і нормативи, ро-(роблені Державним комітетом з праці і соціальних питань, правила та інструкції міністерств і відомств, зокрема інструкції і діловодства. Державний комітет архівів України зобов'язаний здійснювати контроль за застосуванням інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної республіки Крим, органахвиконавчої влади.

Методичне керування щодо використання ЄДСД і консультативну допомогу з цих питань здійснює Український науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи.

Методичне керування організацією документної частини діловодства і діяльністю відомчих архівів у міністерствах і відомствах, закладах, організаціях і підприємствах здійснюють заклади державної архівної служби (архівні управління, центральні, обласні, районні і міські державні архіви). Архівні установи надають установам організаційно-методичну допомогу у вдосконаленні та організації діловодства, розробляють і затверджують обов'язкові для виконання всіма установами нормативно-правові акти з питань організації документів, мають право перевіряти ведення діловодства в установах і вимагати від керівників установ усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків.

Організаційно-методичну допомогу щодо впровадження стандартів уніфікованої системи ОРД установам надають органи Держспоживстандарту України.

Основні терміни та їх означення

Єдина державна система діловодства (ЄДСД ) - система документаційного забезпечення управлінської діяльності, яка визначає типові процеси документування і організації роботи з документами.

Документаційне забезпечення управлінської діяльності - науково впорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій, які визначають і регламентують діловодні процеси.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД) - комплекс стандартів, взаємопов'язаних форм документів, правил, положень, які встановлюють вимоги до змісту, побудови та оформлення документів.

ТЕМА 4.

Організація документообігу

План

4.1 Документообіг як рух потоків управлінської документації

4.2 Приймання вхідних документів

4.3. Попередній розгляд документів

4.4. Реєстрація документів, основні положення

4.5. Порядок реєстрації вхідних, вихідних та внутрішніх документів

4.6. Форми реєстрації документів.

4.7. Комп 'ютеризована реєстрація документів

4.8. Розгляд документів керівниками установ і структурних підрозділів

4.9. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів

4.1. Документообіг як рух потоків управлінської документації

Документообіг - це рух документів в організації, установі з часу їх отримання або створення до завершення виконання або відправлення. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному завантаженню підрозділів і посадових осіб, позитивно впливає на управлінський процес загалом.

Документообіг в установі існує у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба).

Розрізняють потоки вхідних, вихідних і внутрішніх документів,

Потік вхідних документів формують документи, які надходятьз інших (вищих) інстанцій і які скеровують керівникам, структурним підрозділам, окремим виконавцям.

Потік вихідних документів становлять документи створенів установі для скерування адресатам за її межами.

Потік внутрішніх документів формують документи, які створені і циркулюють в установі та не виходять за її межі.

Основні параметри потоків документів:

- напрям потоку, який визначають пунктами відправлення і призначення;

- обсяг потоку, який визначають кількістю документів, які проходять за одиницю часу;

- структура потоку, яку визначають різновидами документів, авторством;

- режим потоку, який визначають періодичністю руху документів через пункти опрацювання.

Практика діловодства сформувала такі принципи раціональної організації документообігу:

1. Рух документів повинен бути прямим, тобто слід прати маршрути за принципом одноразового перебування документав одному структурному підрозділі або у одного виконавця.

2. Перебування документа в інстанції повинно бути строго зумовлено необхідністю його опрацювання і відповідати організації і технології праці закладу.

3. Різноманітні операції для опрацювання документа слідвиконувати паралельно, щоб скоротити час його перебування у сфері діловодства і підвищити оперативність виконання. Наприклад, якщо у виконанні документа повинні брати участь кілька осіб, документ слід копіювати і одночасно передавати копії всім виконавцям.

4. Копії з документа виготовляють після його розгляду керівником і написання резолюції. Кількість копій відповідає кількості виконавців; оригінал передається відповідальному виконавцю, якому у встановлені терміни передаються виконані копії.

При проектуванні раціональних документопотоків в установі складають схеми основних груп і видів документів. Це дає змогу встановити раціональні маршрути і етапи опрацювання документів, уніфікувати шляхи руху, порядок опрацювання різних їх категорій і встановити на їх основі оптимальний порядок роботи з документами. Під час розроблення схем документообігу складають раціональний маршрут документів для виконання посадовими особами таких процесів:

Керівники:

- візування документів;

- приймання рішення про маршрут просування документів;

- проведення аналізу зведень;

- уживання заходів для покращення виконавчої дисципліни;

Канцелярія:

- приймання документів;

- реєстрація;

- розсилання;

- контроль за модифікацією;

- одержання інформації про виконання;

- видача нагадування і зведень;

- зняття документів з контролю. Виконавці:

- отримання документів на виконання;

- підготовка вихідних документів;

- підписання у керівництва і передача в канцелярію;

- одержання розпорядчої інформації;

- звіт про стан виконання документа.

Схеми документообігу розробляють керівники діловодної служби за участю керівників зацікавлених структурних підрозділів. Затверджує схеми проходження документів керівник діловодної служби або установи.

Схеми розробляють для різноманітних категорій документів (вхідних, вихідних внутрішніх; наказів з основної діяльності і особового складу, листів, замовлень, рекламацій). Для кожної групи документів створюють окрему схему обігу.

Апробовані схеми документообігу включають в інструкцію з діловодства або додають до неї.

Рух документів, тобто проходження і порядок виконання документів, передбачає виконання таких операції у такій послідовності:

- приймання вхідних документів;

- попередній розгляд документів;

- реєстрація документів;

- розгляд документів керівництвом;

- виконання документів.

4.2. Приймання вхідних документів

Кореспонденцію і телеграми приймають централізовано – у загальному відділі (канцелярії, спеціально призначеним І тінником або секретарем). У разі надходження документів у неробочий час їх приймає черговий працівник. Інші і цінники установи, незалежно від їх службового положення, не мають права приймати кореспонденцію безпосередньо від представників інших установ без реєстрації.

Незалежно від адресата кореспонденцію в установі передають секретареві. За необхідності він ставить особистий підпис і дату отримання документа в журналі про приймання документації. Якщо на конверті є напис "Терміново", "Вручити негайно", секретар зазначає час отримання документа.

До розкриття кореспонденції перевіряють правильність надсилання її на адресу, вказану на конверті. Неправильно надісланукореспонденцію скеровують за призначенням.

Узагальному відділі (канцелярії чи секретар) розкривають всі конверти за винятком тих, які мають напис "Особисто" (їх передають у запечатаному вигляді). Якщо в конверті з таким написом є службовий лист, то після прочитання, його реєструють.

Під час розкриття конвертів перевіряють відповідність номерів на документах і конвертах. Якщо виявлено відсутність документа, додатків до нього або пошкодження, невідповідність номера на конверті номеру документа, складають акт у двох примірниках, один з яких надсилають відправнику, а другий передають до загального відділу (в канцелярію).

Розкриваючи кореспонденцію, конверти необхідно зберігати у таких випадках:

- якщо дата поштового штемпеля необхідна як свідчення дати відправлення або отримання документа (документи, представлені на конкурс, арбітражні документи, позовні заяви, судові повістки, пропозиції, заяви, скарги громадян, акти);

- якщо на документі взагалі відсутня дата;

- якщо дата документа або дата його реєстрації з погляду особливостей роботи установи суттєво відрізняється від дати отримання документа;

- якщо адресу відправника можна встановити тільки за допомогою конверта.

Доцільність збереження конверта, як правило, під час розкриття конверта встановлена бути не може. її встановлюють під час попереднього розгляду або реєстрації документів. Тому доцільно знищувати конверти після реєстрації документів. Якщо в процесі реєстрації виявлено одну із вказаних ситуацій, конверт приєднують до документа і разом з ним вкладають у справу.

Документи, які складаються з двох і більше аркушів, скріплюють. Додатки складають в порядку їх номерів і скріплюють з документом.

У процесі первинного опрацювання деяку частину документів можна виділити і скерувати безпосередньо І структурні підрозділи.

4.3. Попередній розгляд документів

Уся кореспонденція, що надходить в установу, крім листів з написом "особисто", підлягає обов'язковому попередньому розгляду.

Метою попереднього розгляду документів євиділення тих, що потребують обов'язкового розгляду керівниками або Виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також і мовлення термінів виконання документів, які передають структурним підрозділам або безпосереднім виконавцям. Попередній розгляд документів слід здійснювати у день і ржання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телетайпограми, телефонограми розглядають і передають за призначенням негайно.

Попередній розгляд документів, що надходять з Верховної Ради, Адміністрації Президента і Кабінету міністрів України, інших вищих органів державної влади здійснює у державних установах начальник загального її і, (канцелярії) або інший працівник цього відділу.

Під час попереднього розгляду документів слід рукатися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами проходження документів.

І На розгляд керівника установи та його заступників передають закони України, акти та кореспонденцію мої Ради України, Президента України, Кабінету міністрів України, інших органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, з принципових питань діяльності установи, які потребують вирішення керівництвом. Інші документи передають в структурні підрозділи і виконавцям. Документи, адресовані посадовим особам, крім керівника установи, як правило, скеровують безпосередньо їм. Однак, якщо особа, якій адресовано документ, є керівником великого структурного підрозділу, то документ може бути скерований безпосередньо одному з працівників підрозділу.

Для забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівниками установи і структурних підрозділів розробляє графіки доставки кореспонденції керівникам і структурним підрозділам.

4.4. Реєстрація документів, загальні положення

Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу та запис у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрацію документів проводять з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативного використання наявної в документах інформації. Реєстрації підлягають документи всіх форм засвідчення. Реєстрація надає документам офіційності, юридичної чинності, позначає початок виконання документа в установі.

Реєстрацію документів, як правило, здійснюють централізовано - у загальному відділі (канцелярії).

Децентралізовану реєстрацію документів застосовують в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, зумовлених специфікою діяльності установи.

Місце реєстрації документів визначають в інструкції з діловодства.

Основні правила реєстрації документів:

1. Кожен документ реєструють в певній установі лише один раз: вхідні документи - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час внутрішні та вихідні документи - у день підписання або затвердження; у разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший його повторно не реєструють.

2. Документи реєструють в межах груп залежно від назви, автора і змісту. Окремо реєструють:

- закони України, акти та кореспонденцію Верховної Гади України, Президента України, Кабінету Міністрів;

- накази установи з основної діяльності; про прийняття, Переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників про надання відпусток; про накладання стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-Господарських питань;

- рішення колегії установи;

- акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання.

3. Під час реєстрації документам надають умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструють, та індексу за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами.

4. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою розпорядчі, обліково-статистичні, планові, звітні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створено для використання в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.

5. Реєстрації підлягають традиційні машинописні (рукописні) документи та документи, створені за допомогою ПК.

До інструкції з діловодства додають затверджений перелік документів оперативного характеру, які не підлягають реєстрації діловодною службою:

- листи,що підійшли в копії (до відома);

- телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки;

- повідомлення про засідання, наради, збори і їх порядок денний;

- графіки, наряди, заявки, рознарядки;

- зведеннята інформації, надіслані до відома;

- навчальні плани, програми (копії);

- рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій;

- прейскуранти (копії);

- норми витрати матеріалів;

- поздоровні листи і запрошення;

- друковані видання (книги, журнали);

- наукові звіти за темами;

- місячні, квартальні, піврічні звіти;

- форми статистичної звітності.

На документах оперативного характеру, які не підлягають реєстрації, порядковий номер не проставляють.

4.5. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів

Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи.

Під час реєстрації вхідних документів на їх першій сторінці у правому нижньому кутку ставлять штамп, який містить індекс кореспондента, підрозділу та порядковий номер надходження документа за картотекою певної групи кореспондентів. Також вказують дату надходження документа. Наприклад, 125-05-850 12.05.99., де 125 - індекс кореспондента; 05 - індекс структурного підрозділу, в якому зареєстровано документ; 850 - порядковий номер документа за картотекою від початку календарного року.

Для зручності реєстрації і пошуку документів структурним підрозділам і групам кореспондентів присвоюють індекси.

Порядок реєстрації пропорцій, заяв і скарг громадян здійснюють за "Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348.

Вихідну документацію реєструють у загальному відділі (канцелярії) та структурних підрозділах.

У загальному відділі (канцелярії) реєструють:

- листи, адресовані до Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України;

- листи, адресовані в республіканські установи, підвідомчі та інші організації, які підписані керівником установи ійого заступниками.

У структурних підрозділах реєструють листи, підписані керівниками підрозділів та їх заступниками.

При реєстрації листа-відповіді його вихідним номером є вихідний номер листа-запиту.

Якщо вихідний документ є ініціативним, то його реєструють на картку, яку зберігають в картотеці ініціативної кореспонденції, а його номер складають з індексу кореспондента, індексу структурного підрозділу, порядкового номера за картотекою ініціативної кореспонденції, написаних через тире, та номера справи, в якій зберігають копію документа, написаного через дріб. Наприклад, 125-08-850/10.

Принципи індексації і побудови карток такі ж, як і для вхідної кореспонденції.

Вихідні телеграми, факси мають порядкову нумерацію в межах року. Їх реєструють в окремих облікових формах (журналах, реєстрах) в тому ж порядку, що й всю іншу кореспонденцію.

Уза кальному відділі (канцелярії) реєструють такі внутрішні документи: накази з основної діяльності, накази із особового складу, накази із оперативних питань, накази із

особового складу підпорядкованих організацій, розпорядження. Інші види внутрішніх документів реєструють в структурних підрозділах.

4.6. Форми реєстрації документів

Для реєстрації документів застосовують карткову і журнальну форми.

Журнальну форму реєстрації документів можна використовувати в установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік (додаток 1, 2).

При картковій формі реєстрації всіх документів застосовують єдину реєстраційно-контрольну картку, придатну для опрацювання ПК (додаток 3). Реєстраційно-контрольні картки виготовляють в необхідній кількості примірників. Кількість примірників визначають за кількістю картотек, які ведуть в установі. Вибір виду і визначення кількості картотек повинні відповідати конкретним потребам установи.

В установах, де довідкові картотеки ведуть в структурних підрозділах, реєстраційно-контрольні картки складають у двох примірниках (для канцелярії і структурного підрозділу, якому картку передають разом з документом). Уразі взяття документа на контроль виготовляють три примірники картки.

Реєстраційно-контрольні картки групують в довідкові картотеки, які створюють на кожен календарний рік.

Довідкову картотеку складають з двох частин: невиконаних і виконаних документів. Першу частину картотеки використовують для пошуків документа в процесі його виконання за виконавцем, кореспондентами або термінами виконання. Другу частину картотеки використовують для пошуків виконаних документів з певного питання.

4.7. Комп'ютеризована реєстрація документів

Комп'ютеризовану реєстрацію документів проводять централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних ПК. Запис здійснюють з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів або шляхом прямого введення з документа таких обов'язкових реквізитів:

- назва виду документа;

- автор (кореспондент);

- дата документа;

- індекс документа (дата та індекс надходження вхідних документів);

- заголовок документа або його короткий зміст;

- резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата

- відповідальний виконавець;

- термін виконання;

- позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки. Порядок розміщення реквізитів може визначати сама установа.

У разі комп'ютеризованої реєстрації формують банк і реєстраційних даних, а за наявності мережі - центральний банк інтеграційних даних.

Комп'ютеризовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи це їх перебування за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм.

У разі часткової комп'ютеризації пошукових операцій повинна додержуватися сумісність традиційної і автоматизованої системи реєстрації та пошуків.

Як правило, пошук інформації проводять централізовано на комп’ютеризованих місцях реєстрації та опрацювання інформації. Користувач повинен мати можливість одержувати інформацію за кількома або всіма реквізитами реєстрації, точну адресу місця перебування документа на певний час.

Відповідальність за правильну реєстрацію службових документів, пропозицій і листів громадян і своєчасне надсилання їх адресатам, конкретним виконавцям покладають на ний відділ (канцелярію), експедицію і відповідальних пів структурних підрозділів установи.

4.8. Розгляд документів керівниками закладів

і структурних підрозділів

Після попереднього розгляду документи подають керівникамустанови і структурних підрозділів відповідно до затверджених посадових інструкцій та функціональних обов'язків. Керівник повинен розглядати документи в день їх отримання і повертати їх секретареві.

У закладах 1 і 2 категорії секретар (референт) за необхідності підбирає документи, які можуть знадобитися керівникові під час розгляду кореспонденції.

Результати розгляду документів керівники відображають у своїх резолюціях.

4.9. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів

Вихідні документи, в тому числі виготовлені на ПК, обробляють і надсилають централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного дня

Кореспонденцію, скеровану за підписом керівника установи у вищі органи, відправляють тільки після реєстрації документів у канцелярії.

Під час приймання від виконавців вихідних документі» обов'язково перевіряють:

- правильність оформлення документа і розміщення н ньому всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси;

- наявність усіх необхідних підписів на документі т додатках до нього;

- наявність віз на копії документа, залишеного у справі установи;

- наявність на документі відмітки про додатки;

- відповідність кількості примірників кількості адресатів;

- наявність посилання на вхідний документ;

- відмітки про виконання та скерування у справу;

- наявність прізвища виконавця, номер його телефону

Працівники діловодства завіряють копії документів і роблять необхідний запис на реєстраційно-контрольних картках.

На оригіналах документів, які підлягають поверненню, і верхньому правому березі першої сторінки ставлять штамп "Підлягає поверненню".

Документи, що надсилають одному і тому ж адресатові,вкладають в один конверт. На конверті проставляють і граційні номери всіх документів, які є в конверті, а п ОЖ вид відправлення (рекомендоване, цінне, авіа), назву установи, адресу, індекс відправлення зв'язку.

Документи, адресовані постійним кореспондентам, рекомендовано відправляти в конвертах із заздалегідь надрукованою адресою одержувача та відправника.

В разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади і прізвища адресата, слід зазначити точну адресу (вулиця, номер будинку, місто, район, область, поштовий індекс).

На реєстраційно-контрольній картці або в журналі зазначають номер вихідного документа, дату реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій зберігатиметься його копія.

Документи, що доставляють кур'єром, передають місцевимадресатам під розпис у розносній книзі.

Вихідну кореспонденцію, скеровану в інші міста, і ні відправлення без розпису.

Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів залишають в установах, які є авторами цих документів. В інші и надсилають їх завірені копії.

Документи, виготовлені на ПК, надсилають із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копію

того листа підшивають до справи на загальних умовах.

Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати канцелярії у години, встановлені для цього інструкцією з діловодства певної установи.

Основні терміни та їх означення

Документообіг - це рух документів в організації, установі з часу їх отримання або створення до завершення виконання або відправлення.

Потік документів - сукупність документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба).

Потік вхідних документів - сукупність документів, яку формують документи, які надходять з інших (вищих) інстанцій.

Потік вихідних документів - сукупність документів, яку формують документи, створені в установі для скерування адресатам за її межами.

Потік внутрішніх документів - сукупність документів, яку формують документи, що створені і циркулюють В установі та не виходять за її межі.

Реєстрація документа - процес фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу тазапис у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

ТЕМА 5.

Документування управлінської діяльності

План

5.1. Документування управлінської діяльності як сукупність процесів фіксації управлінських дій

5.2. Склад реквізитів документів

5.3. Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів

5.4. Оформлення бланків документів

5.5. Підготування та оформлення документів до засідань колегіальних органів

5.6. Підготування документів про відрядження

5.7. Вимоги до документів, що виготовляють машинописними засобами

5.8. Розмноження документів

5.9. Зберігання, облік та використання печаток, штампів та бланків

5.1. Документування управлінської діяльності

як сукупність процесів фіксації управлінських дій

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами управлінських дій напаперових або магнітних носіях, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій переведення, зберігання та використання інформації протягом певного часу або постійно.

Установи здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування українською мовою. У населених пунктам, де більшість населення становлять громадяни, які належать

до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд із державною мовою, можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством.

Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можнаоформляти українською мовою або мовою країни-адресатачи однією із мов міжнародного спілкування.

В установах визначають конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний достатній для документування їх діяльності.

Управлінську діяльність здійснюють шляхом видання порядних і нормативних документів: наказів, розпоряджень, постанов, інструкцій, доручень.

Видання розпорядчих документів установ визначено актами законодавства, положеннями (статутами) про них.

З питань, що становлять взаємний інтерес і входять до компетенції кількох організацій (закладів, установ), можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

Підставами для прийняття розпорядчих документів є:

- Конституція та закони України, постанови Верховної Ради країни, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

- здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених на неї завдань відповідно документації;

- потреба у правовому регулюванні діяльності установи.

Вирішення найбільш важливих питань викладають у ни