Стан збереження майна, використання оборотних та необоротних активів

11.1. При здійсненні ревізії повноти оприбуткування, стану збереження та використання придбаних (безкоштовно отриманих) нематеріальних активів, основних засобів, інших необоротних активів та товарно-матеріальних цінностей перевіряються наступні документи:

бухгалтерські облікові регістри: меморіальні ордери № 4 «Накопичувальна відомість по розрахунках з іншими дебіторами», № 6 «Накопичувана відомість по розрахунках з іншими кредиторами», № 9 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів», № 10 «Накопичувана відомість про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів», № 13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів», відомості нарахування зносу на основні засоби;

первинні документи: накладні, рахунки-фактури, накладні про внутрішнє переміщення, комерційні акти, акти прийняття-передачі основних засобів ф. № ОЗ-1, акт про списання основних засобів ф. № ОЗ-3, акт про списання автотранспортних засобів № ОЗ-4, акт списання ф. № 3-2 та акти довільної форми, інвентарні картки обліку необоротних активів типової форми 03-6 (бюджет) та 03-8 (бюджет) тощо;

договори купівлі-продажу, договори про матеріальну відповідальність, накази, дозволи, розпорядження тощо.

11.2. Перевірка передбачає контроль за вказаними документами об‘єкта контролю на предмет:

укладення договорів про матеріальну відповідальність та стан закріплення всіх необоротних активів та запасів за матеріально відповідальними особами;

дотримання об’єктом контролю періодичності та порядку проведення інвентаризації необоротних активів та запасів, правильність оформлення та відображення в бухгалтерському обліку її результатів;

стану збереження необоротних активів та запасів;

своєчасності, повноти та правильності оприбуткування придбаних (безкоштовно одержаних) необоротних активів та запасів;

дотримання законодавства при списанні (відчуженні) необоротних активів та запасів;

дотримання законодавства при нарахуванні зносу необоротних активів;

дотримання законодавства при проведенні індексації, дооцінок та іншого перегляду вартості необоротних активів.

11.3. Під час ревізії даного питання необхідно встановити, чи призначено наказом керівника бюджетної установи осіб, які відповідають за збереження основних засобів та інших необоротних матеріальних активів, чи укладено з ними договори про матеріальну відповідальність, перевірити періодичність проведення інвентаризацій згідно з вимогами законодавства та ініціювати перед керівником підприємства проведення інвентаризації під час ревізії.

У разі відмови керівника установи видати наказ про проведення інвентаризації основних засобів та інших необоротних матеріальних активів слід вчинити дії, визначені Порядком опечатування Державною фінансовою інспекцією, її територіальними органами кас, касових приміщень, складів та архівів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 26.07.2006 № 1028.

Інвентаризація проводиться на підставі наказу керівника бюджетної установи інвентаризаційною комісією відповідно до вимог Інструкції № 90. При цьому, ревізор не може входити в склад комісії, однак необхідно, щоб інвентаризація проводилась в його присутності, так як при її проведенні важливо не тільки встановити фактичну наявність основних засобів та інших необоротних матеріальних активів, стан їх збереження та шляхом зіставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку установити їх лишки чи нестачі, а й виявити основні засоби та інші необоротні матеріальні активи, які фактично використовуються, але по обліку вже списані, використовуються сторонніми юридичними чи фізичними особами тощо.

В ході інвентаризації продуктів харчування на продовольчому складі та харчоблоці установи необхідно перевірити дотримання кінцевого терміну споживання продуктів харчування, наявність сертифікатів відповідності.

Примітка: Відповідно до вимог пункту 7 частини другої статті 36 Закону України «Про безпечність та якість харчових продуктів» використання продуктів харчування, дата споживання яких минула, забороняється.

При перевірці використання коштів на харчування в лікувально-профілактичних та інших установах охорони здоров’я передбачено, що закладка продуктів харчування в котел проводиться в присутності дієтичної сестри або дієтичного лікаря. Перед закладкою в котел продукти харчування зважуються незалежно від того, що вони були одержані за вагою із складу (комори). Вага порцій готових страв повинна відповідати нормам виходу готової продукції.

Суми нестач матеріальних цінностей понад норми природних втрат, а також втрати від псування цінностей, крадіжок, знищення, за якими встановлено винні особи, списуються з балансу з віднесенням сум крадіжок на рахунок винних осіб з метою відшкодування завданих збитків.

Якщо під час інвентаризації, що проводиться в процесі ревізії, виявлено недостачу цінностей, залишкова вартість яких дорівнює нулю, ревізори повинні вимагати від інвентаризаційної комісії оцінити їх вартість з метою проведення заліку виявленої недостачі (відповідно до пункту 1.14 Інструкції № 90 інвентаризаційна комісія складає свої висновки про виявлені недостачі та надлишки і дає пропозиції про порядок врегулювання виявлених недостач і втрат від псування цінностей).

У разі виявлення нестачі необхідно запропонувати керівництву об’єкта контролю провести розрахунок збитків від нестачі.

Примітка: Відшкодування сум збитків здійснюється відповідно до Постанова № 116 та Закону України «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), нестачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей».

Із сум, стягнутих відповідно до встановленого порядку, здійснюється відшкодування збитків, завданих установі. Решта коштів перераховується до Державного бюджету України.

У випадках, коли винні особи не встановлені, справи за такими нестачами повинні бути передані у правоохоронні органи, а суми списаних матеріальних цінностей обліковуватись на позабалансовому рахунку 05 «Гарантії та забезпечення» до моменту встановлення винних осіб або до висновків слідчих органів за цими справами.

11.4. Перевірка повноти та своєчасності оприбуткування придбаних матеріальних цінностей, правильності їх списання проводиться шляхом зіставлення даних меморіальних ордерів № 6 «Накопичувана відомість по розрахунках з іншими кредиторами», № 9 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів» форма № 438 (бюджет), № 10 «Накопичувана відомість про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів» форма № 439 (бюджет) та прикладеними до них первинними документами («Акт прийняття-передачі основних засобів» ф. № ОЗ-1, «Акт про списання основних засобів» ф. № ОЗ-3, «Акт про списання автотранспортних засобів» ф. № ОЗ-4, «Акт про списання вилученої з бібліотеки літератури» ф. № ОЗ-5, «Акт списання» ф. № 3-2 та акти довільної форми), № 13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів» форма № 396 (бюджет).

Примітка: Питання оприбуткування основних засобів та нематеріальних активів, правильність визначення його вартості регулюється Інструкцією з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ, затвердженою наказом Держказначейства України від 17.07.2000 № 64 (далі – Інструкція № 64).

Типові форми з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів, затверджено наказом Головного управління Державного казначейства України та Державного комітету статистики України від 02.12.1997 № 125/70.

Облік оборотних активів у матеріальній формі (запасів) бюджетних установ регулюється Інструкцією з обліку запасів бюджетних установ, затвердженою наказом Державного казначейства України від 08.12.2000 № 125 (далі – Інструкція 125).

При перевірці повноти оприбуткування основних засобів та нематеріальних активів співставляється відповідність асортименту, кількість, вартість у супровідних документах до договорів (контрактів), в прибуткових ордерах, товарно-транспортних накладних, комерційних актах з даними щодо фактично оприбуткованих товарно-матеріальних цінностей згідно бухгалтерського обліку.

При проведенні перевірки правильності оприбуткування основних засобів необхідно враховувати, що якщо один об'єкт основних засобів складається з частин, які мають різний строк корисного використання (експлуатації), то кожна з цих частин може визнаватися в бухгалтерському обліку як окремий об'єкт основних засобів.

Необхідно перевірити, чи не витрачалися бюджетні кошти на придбання матеріальних цінностей, які фактично не використовуються або тривалий час знаходяться на відповідальному збереженні у постачальника. Придбання таких матеріальних цінностей може бути зумовлено послідуючою передачею їх у безоплатне користування іншим юридичним чи фізичним особам або надання їх в оренду за заниженою орендною ставкою.

У випадках, коли придбане обладнання знаходиться на відповідальному зберіганні у постачальників, слід провести зустрічні звірки у постачальників, де встановити, чи дійсно є таке обладнання в наявності та чи не використовується воно постачальником.

З’ясувати, за рахунок яких асигнувань проведено їх придбання. Зокрема, відповідно до Інструкції № 495 до категорії поточних видатків належить придбання матеріальних цінностей, що призначаються для використання у господарській діяльності протягом періоду, який не перевищує 365 календарних днів з дати введення в експлуатацію таких матеріальних цінностей, та вартість яких без податку на додану вартість не перевищує 1000 гривень. Якщо одна із цих умов не дотримується, видатки слід характеризувати як капітальні.

Облік матеріальних цінностей, що надійшли до установ, як гуманітарна допомога, повинен вестись окремо від матеріальних цінностей, що придбані за бюджетні кошти, у відповідності з вимогами Інструкції № 125.

Примітка: Отримання установами необоротних активів як гуманітарної допомоги проводиться відповідно до Закону України «Про гуманітарну допомогу», інших нормативно-правових актів.

Облік матеріальних цінностей, що надійшли до бюджетної установи у централізованому порядку, повинен здійснюватись у відповідності до Бюджетного кодексу України, Інструкції про порядок відображення в обліку бюджетних установ операцій з централізованого постачання матеріальних цінностей, затвердженої наказом Державного казначейства України від 16.12.02 № 232 (втратила чинність з 10.12.2010).

При проведенні ремонту необоротних активів у випадках, не пов'язаних з дообладнанням, реконструкцією, модернізацією, що призвів до заміни запасних частин, їх вартість не відноситься на збільшення вартості необоротних активів, а відноситься на видатки за відповідними кодами економічної класифікації видатків.

11.5. У разі наявності на балансі установи об’єктів незавершеного будівництва треба перевірити правильність їх обліку відповідно до п. 5 Інструкції № 64, а саме: усі затрати на будівництво групуються за такими напрямами робіт (витрат): проектно-вишукувальні роботи; будівельні роботи; роботи з монтажу устаткування; придбання устаткування, що потребують монтажу; придбання устаткування, що не потребують монтажу, інструментів та інвентарю; інші капітальні роботи і затрати.

Аналітичний облік незавершеного капітального будівництва ведеться у розрізі затрат на зазначені роботи (витрати) окремо за кожним об’єктом. В разі виявлення об'єктів незавершеного будівництва треба провести їх інвентаризацію із залученням фахівців.

11.6. Необхідно перевірити Журнал реєстрації довіреностей (форма М-3), який має бути пронумерований, прошнурований та скріплений печаткою і підписами керівника і головного бухгалтера установи, а також акти на списання бланків довіреностей (форма М-2а). Довіреність має бути виписано: при передачі товарно-матеріальних цінностей на відповідальне зберігання, на комісію, на переробку давальницької сировини, а також при передачі зворотної тари, техніки з ремонту тощо; товарно-матеріальні цінності відпускаються покупцям лише за довіреністю (за винятком, коли придбання проводиться за готівку).

Примітка: Порядок видачі та повернення невикористаних довіреностей регулюється Інструкцією про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 16.05.1996 № 99.

За всіма виданими довіреностями на отримання придбаних матеріальних цінностей необхідно перевірити своєчасність та повноту їх оприбуткування в бухгалтерському обліку установи.

Доцільно також зіставити прізвища осіб, яким видавались довіреності, з трудовими книжками працюючих для встановлення фактів видачі довіреностей стороннім особам.

11.7. При перевірці правильності списання основних фондів (засобів) необхідно звернути увагу на вказані в актах на списання причини списання. Так, списанню підлягає майно, що не може бути в установленому порядку відчужене, безоплатно передане державним підприємствам, установам чи організаціям, щодо якого не можуть бути застосовані інші способи управління (або їх застосування може бути економічно недоцільне), у разі, коли таке майно морально чи фізично зношене, непридатне для подальшого використання суб'єктом господарювання, зокрема у зв'язку з будівництвом, розширенням, реконструкцією і технічним переоснащенням, або пошкоджене внаслідок аварії чи стихійного лиха та відновленню не підлягає, або виявлене в результаті інвентаризації як нестача.

Примітка: Механізм списання об'єктів державної власності, якими є об'єкти незавершеного будівництва (незавершені капітальні інвестиції в необоротні матеріальні активи), матеріальні активи, що відповідно до законодавства визнаються основними фондами, визначено у Порядку списання об'єктів державної власності, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 08.11.2007 № 1314.

Безоплатна передача майна, яке є державною власністю, із сфери управління міністерств, інших центральних та місцевих органів виконавчої влади, Ради міністрів АР Крим, Фонду державного майна, інших державних органів, які відповідно до законодавства здійснюють функції з управління державним майном, Національної академії наук, галузевих академій наук, інших установ та організацій, яким державне майно передано у безоплатне користування, до сфери управління інших органів, уповноважених управляти державним майном, або самоврядних організацій регулюється постановою Кабінету Міністрів України від 21.09.1998 № 1482 «Про передачу об'єктів права державної та комунальної власності».

Відчуження об'єктів державної власності регулюється Порядком відчуження об'єктів державної власності, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 06.06.2007 № 803, а об'єктів комунальної власності - відповідним порядком, який затверджується нормативними актами органів місцевого самоврядування.

Списання гуманітарної допомоги з певним терміном експлуатації регулюється Порядком списання товарів (предметів) гуманітарної допомоги, які мають певний термін експлуатації, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 16.03.2000 № 514.

При перевірці списання та відчуження майна необхідно врахувати, що списання та відчуження майна здійснюється установою, на балансі якої воно перебуває, на підставі прийнятого суб'єктом управління рішення про надання згоди на його списання.

При цьому рішення про надання згоди та погодження на відчуження майна приймається лише за умов, що майно не заборонене законодавством до відчуження, відчуження майна не обмежує провадження діяльності установи та/або відповідно до економічних, технічних або інших показників подальше використання майна установи є неможливе та/або економічно недоцільне; відчуження майна не впливає на цілісність майнового комплексу установи або його структурного підрозділу.

Необхідно перевірити достовірність поданих документів для отримання згоди від органу управління на списання та відчуження майна, зокрема: техніко-економічне обґрунтування необхідності списання майна, причини вибуття матеріальних цінностей та чи належним чином проведено обґрунтування недоцільності і неможливості їх відновлення, відомості про майно, що пропонується списати за даними бухгалтерського обліку (крім об'єктів незавершеного будівництва), акти інвентаризації майна, що пропонується до списання, акт технічного стану майна, затверджений керівником установи; відомості про наявність обтяжень чи обмежень стосовно розпорядження майном, що пропонується списати разом з відповідними підтвердними документами; відомості про земельну ділянку, на якій розташоване нерухоме майно, із зазначенням напрямів подальшого використання земельних ділянок, які вивільняються, а також відповідні підтвердні документи, зокрема державний акт на право постійного користування землею, кадастровий план; відомості про об'єкти незавершеного будівництва тощо.

Рішення про списання, можливість подальшого використання матеріалів від списаних матеріальних цінностей приймає постійно діюча комісія установи, зокрема, при неможливості їх подальшого використання комісія приймає рішення про їх знищення. Списання матеріальних цінностей проводиться згідно з актами.

Складені комісією акти про списання майна відображаються в бухгалтерському обліку після їх затвердження (погодження) посадовою особою (керівним органом), уповноваженою згідно із законодавством приймати рішення щодо розпорядження майном.

Необхідно звернути увагу, чи зазначені в акті на списання відомості щодо вмісту дорогоцінних металів у списаних матеріальних цінностях. При цьому, якщо списані основні засоби містять дорогоцінні чи кольорові метали, то ці метали підлягають оприбуткуванню та в подальшому обов'язковій здачі до установ, які займаються прийманням та переробкою таких відходів і лому. Здіснення контролю за вилученням із списаних цінностей придатних вузлів, деталей та матеріалів із кольорових і дорогоцінних металів, визначення їх кількості, ваги та здавання їх на відповідний склад покладено на постійно діючу комісію. Забороняється знищувати, викидати, здавати в лом майно, що містить дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння, без попереднього вилучення і одночасного оприбуткування цінних деталей. Окремо дослідити причини вибуття матеріальних цінностей та чи належним чином проведено обґрунтування недоцільності і неможливості їх відновлення.

Крім того, необхідно звернути увагу на списання майна, що знаходиться під наглядом державних інспекцій (автомобілі, трактори, самохідні шасі, самохідні сільськогосподарські, дорожньо-будівельні і меліоративні машини, сільськогосподарська техніка та інші механізми, енергоустановки споживачів, нагрівальні котли, підйомники, лічильники води, електроенергії, газу тощо, локальні системи виявлення загрози виникнення надзвичайних ситуацій та локальні системи оповіщення про них населення та інше), так як таке списання можливо провести лише при наявності відповідного висновку представника інспекції, що здійснює нагляд. Такий висновок повинен бути доданий до акту на списання.

Також необхідно звертати увагу на оприбуткування від списаного майна окремих деталей, вузлів, матеріалів, які можуть бути використані чи підлягають передачі в установленому порядку, про що комісією повинен додатково складатися акт про оцінку такого майна.

Продаж будівель (у тому числі приміщень), споруд, транспортних засобів та повністю зношених за даними бухгалтерського обліку матеріальних цінностей, які відносяться до необоротних активів, дозволяється проводити тільки за експертною оцінкою на конкурсних засадах.

У разі здійснення бюджетною установою операцій з продажу будівель і споруд ревізору необхідно перевірити повноту перерахування отриманих коштів до бюджету, за рахунок якого вона утримується.

В ході ревізії необхідно врахувати, що нарахований знос у розмірі 100 відсотків вартості на об'єкти, що придатні для подальшої експлуатації, не може бути підставою для їх списання за причиною повного зносу.

11.8. По відомості нарахування зносу на основні засоби форма 03-12 (бюджет), інвентарних картках обліку необоротних активів типової форми 03-6 (бюджет) та 03-8 (бюджет) необхідно перевірити правильність нарахування зносу на необоротні активи, який є показником того, через який час необоротний актив втрачає свою вартість.

В бухгалтерському обліку бюджетних установ знос об'єктів (предметів) необоротних активів обліковується на субрахунках рахунку 13 «Знос необоротних активів» і визначається в останній робочий день грудня в гривнях без копійок за повний календарний рік (незалежно від того, в якому місяці звітного року вони придбані або побудовані).

Норми зносу на необоротні активи встановлені Інструкцією № 64.

Примітка: Знос не нараховується на земельні ділянки; пам'ятки культурної спадщини національного або місцевого значення, які внесені (підлягають внесенню) до Державного реєстру нерухомих пам'яток України, унікальні документи Національного архівного фонду України, які внесені (підлягають внесенню) до Державного реєстру національного культурного надбання, які зберігаються в бібліотеках згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» тощо, як об'єкти з невизначеним строком корисного використання; багаторічні насадження, що не досягли повного розвитку (віку початку плодоносіння, експлуатаційного віку); музейні цінності, як об'єкти з невизначеним строком корисного використання; природні ресурси; незавершене капітальне будівництво; документацію з типового проектування незалежно від вартості; піддослідні тварини.

11.9. Необхідно звернути увагу на правильність ведення обліку земельних ділянок установи.

Облік земельних ділянок бюджетними установами проводиться відповідно до Інструкції № 64. Відповідно до пункту 2.6 цієї Інструкції земельні ділянки обліковуються на підставі державних актів, якими посвідчується право власності на земельну ділянку або право постійного користування та встановлюються площа і вартість переданих земельних ділянок на субрахунку 101 «Земельні ділянки». У разі наявності у бюджетної установи державного акту на право тимчасового користування земельною ділянкою це право має обліковуватись за експертною оцінкою на субрахунку 122 «Інші нематеріальні активи» рахунку 12 «Нематеріальні активи». Витрати, пов'язані з виготовленням документації щодо землеустрою, відносяться на фактичні видатки установи. (Роз’яснення Держказначейства від 29.04.2005 № 07-04/853-3685).

Примітка: Правові засади проведення оцінки земель, професійної оціночної діяльності у сфері оцінки земель в Україні визначено в Законі України «Про оцінку земель».

Вартість земельних ділянок бюджетних установ, які мають державні акти на право власності чи право постійного користування, обліковується на субрахунку 101 «Земельні ділянки» за грошовою оцінкою.

Примітка: Щодо грошової оцінки, за якою земельна ділянка має обліковуватися у складі основних засобів, то відповідно до статті 13 Закону України «Про оцінку земель» для відображення вартості земельних ділянок та права користування земельними ділянками в бухгалтерському обліку обов'язково має бути проведена експертна грошова оцінка цих земель за Методикою експертної грошової оцінки земельних ділянок, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 11.10.2002 № 1531.

11.10. Також необхідно перевірити правильність відображення в обліку витрат на придбання квартир в будинках, які установі не належать, якщо ці квартири придбано як службові або одержано безоплатно від підприємств-забудовників, які здійснювали будівництво за власні кошти і передавали житло в рахунок виконання зобов'язань за використання земельних ділянок бюджетних установ під будівництво житлових будинків.

Відповідно до Інструкції № 64 на облік беруться матеріальні та нематеріальні активи, які належать установі та забезпечують її функціонування. У складі необоротних активів обліковуються будинки виробничо-господарського призначення, зайняті органами управління, соціально-культурними та іншими установами; будинки, що повністю чи переважно призначені для проживання; частина будинку, яка на правах власності належить установі.

Службові квартири або квартири, отримані безоплатно від підприємств-забудовників і які установі не належать, не відображаються в бухгалтерському обліку цієї установи і відповідно не відображаються у фінансовій звітності.

Примітка: Згідно з пунктом 5 Положення про порядок надання службових жилих приміщень і користування ними в Українській РСР, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 04.02.1988 № 37, облік службових жилих приміщень у всіх будинках незалежно від їх належності здійснюється у виконавчому комітеті районної, міської, районної в місті Ради народних депутатів.

У разі придбання чи будівництва бюджетною установою житла для своїх працівників на відведеній земельній ділянці, як окремого інвентарного об'єкту, таке житло повинно обліковуватись на балансі даної установи на субрахунку 103 «Будинки і споруди». Згідно зі статтею 5 Житлового кодексу Української РСР жилі будинки, споруджені з залученням у порядку пайової участі коштів державних підприємств, установ, організацій, зараховуються до житлового фонду місцевих Рад народних депутатів, коли функції єдиного замовника по спорудженню цих будинків виконував виконавчий комітет Ради народних депутатів.

Якщо ж бюджетна установа придбала квартиру в будинку, який знаходиться у комунальній власності і обліковується в органах місцевого самоврядування, то витрати, пов'язані з цим придбанням, списуються на фактичні видатки бюджетної установи.

11.11. Окремо необхідно перевірити витрати на утримання транспортних засобів.

11.11.1. На початку проведення ревізії цього питання необхідно встановити наявність власного і орендованого автотранспорту та ініціювати перед керівником установи проведення інвентаризації наявності автотранспортних засобів, пально-мастильних матеріалів та запасних частин. На основі даних карток обліку основних засобів, актів на списання вузлів, деталей на автомобілі слід перевірити відповідність номерів шасі і двигуна паспортним даним.

При проведенні інвентаризації пального необхідно по можливості зняти залишки пального у баках автомашин, а також у сховищах та порівняти показники спідометрів у дорожніх листах з фактичними даними, які рахуються за кожною відповідальною особою, вивести залишки пального та порівняти їх з фактичними. При виявленні лишків вжити належних заходів для їх оприбуткування та віднесення у підзвіт відповідальної особи, при недостачі – провести розрахунок збитків відповідно до Постанови № 116.

11.11.2. Необхідно перевірити обґрунтованість розрахунків по КЕКВ 1135 «Оплата транспортних послуг та утримання транспортних засобів»[5]. Для цього необхідно порівняти фактичні видатки на утримання автотранспорту минулого року з встановленими асигнуваннями, при цьому врахувати зміну цін (подорожчання чи здешевлення) на пально-мастильні матеріали, вибуття одиниць автотранспорту чи заплановане придбання автотранспорту. З'ясувати, чи не допускались витрати коштів загального та/або спеціального фондів на ремонт автомобілів, які не рахуються на балансі, або тих, поломка яких виникла з вини конкретної особи.

Відповідно до Інструкції № 64 автомобіль є об'єктом обліку як транспортний засіб, який обліковується у складі необоротних активів за вартістю, яка включає витрати на його придбання. У разі придбання установою протягом ревізійного періоду автотранспорту необхідно перевірити, чи затверджено в кошторисі видатки на його придбання та чи не перевищено граничну суму вартості його придбання.

Примітка: Граничні суми витрат на придбання автомобілів затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 04.04.2001 № 332 «Про граничні суми витрат на придбання автомобілів, меблів, іншого обладнання та устаткування, мобільних телефонів, комп'ютерів державними органами, а також установами та організаціями, які утримуються за рахунок державного і місцевих бюджетів».

Слід звернути увагу на те, чи збільшено первісну вартість автотранспорту у разі проведення його дообладнання. Наприклад, у випадку, коли було придбано автомобіль без сигналізації, і його дообладнали охоронною сигналізацією, що призвело до додаткового укомплектування автомобіля, то зазначені операції відповідно до пункту 1.6 Інструкції № 64 призведуть до зміни первісної (відновлювальної) вартості необоротних активів.

11.11.3. При перевірці списання пально-мастильних матеріалів необхідно перевірити дотримання встановленого порядку та норм списання.

Примітка: Списання пально-мастильних матеріалів здійснюється за Нормами витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, які затверджено наказом Міністерства транспорту України від 10.02.1998 № 43, на підставі даних про пробіг автомобіля.

Ці норми поширюються лише на моделі автомобілів із зазначеними технічними даними та особливостями конструктивного виконання. Слід відмітити, що у техдокументації заводів-виробників автомобілів часто зазначено контрольні витрати палива в різних режимах. Ці показники не є базовими лінійними нормами і не можуть бути підставою для списання використаних пально-мастильних матеріалів.

Підприємствам надано право самостійно встановлювати лінійні норми для газобалонних, спеціальних автомобілів і для нових модифікацій автомобілів (якщо існує норма для базового автомобіля). У цьому випадку лінійні норми встановлюються на підставі розрахунків. У разі відсутності норм витрат палива для базових автомобілів їх власники повинні замовляти розробку тимчасових норм у ДержавтотрансНДІпроекті.

Підставою для списання використаних легковим автотранспортом пально-мастильних матеріалів є подорожній лист установленої форми.

Примітка: Типова форма подорожнього листа і порядок її заповнення регулюються Інструкцією про порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи, затвердженою наказом Державного комітету статистики України від 17.02.1998 № 74.

Подорожній лист оформляється лише на один робочий день і видається за умови здавання водієм подорожнього листа за попередній день роботи (крім випадків транспортного обслуговування у міжміському сполученні понад одну добу відповідно до наказу чи розпорядження керівника). Бланки подорожніх листів службових легкових автомобілів видаються під розписку особі, відповідальній за оформлення та видачу подорожніх листів водіям. Списання використаних бланків подорожніх листів здійснюється щокварталу за актом із зазначенням їх кількості, затвердженим керівником установи. Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 04.06.2003 № 848 «Про впорядкування використання легкових автомобілів бюджетними установами та організаціями» (далі – Постанова № 848), після кожної поїздки посадова особа, в розпорядження якої надано автомобіль, в подорожньому листі водія підтверджує особистим підписом час закінчення обслуговування.

Враховуючи, що подорожній лист службового легкового автомобіля є підставою для списання витраченого пального на загальний пробіг, необхідно перевірити дані показника спідометру на початок і кінець дня, а також правильність перенесення даних кінця дня з одного подорожнього листа до наступного на початок дня, по можливості достовірність зазначеного кілометражу по зазначеному у подорожньому листі маршруту, кількість витраченого пального відповідно до встановленої норми. Перевірити за окремий період достовірність відображення оборотів за субрахунками № 235 «Паливо, горючі і мастильні матеріали», № 238 «Запасні частини до машин і обладнання».

В разі виявлення невідповідностей в обліку при перенесенні залишків пального (в подорожніх листах, оборотних відомостях тощо) необхідно зробити накопичувальну порівняльну відомість за рік стосовно щоденного отримання та списання пального (у розрізі його видів) для виявлення «червоних залишків» (випадків списання пального без фактичної наявності його у залишках) або зайвого списання.

Необхідно з'ясувати, чи не утримується за рахунок організації, що ревізується, транспорт, який належить вищестоящій організації або приватним особам; чи не було випадків використання транспорту в особистих цілях працівниками або іншими особами без відповідної оплати. Легкові автомобілі використовуються тільки для поїздок, пов'язаних із службовою діяльністю посадових осіб.

Крім того, при перевірці видатків на утримання транспортних засобів слід з'ясувати, чи не проводилося установою (закладом) списання паливно-мастильних матеріалів на автомобілі в той період, коли вони знаходилися у ремонті, чи не використовувались службовими особами автомобілі, закріплені за ними під час перебування останніх у відпустках, на лікарняному та у відрядженні.

Необхідно звернути увагу на факти використання автотранспорту у вихідні і святкові дні, наявність відповідних наказів та дозволів на його використання. Відповідно до абзацу 3 пункту 1 Постанови № 848 користування легковими автомобілями у вихідні та святкові дні, а також відрядження на легковому автомобілі за межі області, Автономної Республіки Крим на відстань, що перевищує 200 кілометрів, здійснюються лише з дозволу керівника установи.