Учет сумм выданных в подотчет физическим лицам

В процессе хозяйственной деятельности предприятия воз­никает необходимость использования наличных денежных средств через подотчетных лиц. Подотчетными лицами считаются работники, которые получили в кассе деньги авансом и обязаны за них отчитаться. Подотчетные суммы использу­ются на оплату расходов по служебным командировкам, на административно-хозяйственные и операционные нужды. На операционные, хозяйственные и командировочные расходы под отчет выдаются наличные денежные средства на оп­ределенные срок и цели. Подотчетное лицо по истечении уста­новленного срока обязано предоставить отчет о расходовании этих денег по назначению и предъявить оправдательные доку­менты, а также внести в кассу недоиспользованную сумму.

Фактическое время пребывания в командировке определя­ется по отметкам в командировочных удостоверениях: день прибытия на место командировки и день убытия с места ко­мандировки. Наличные деньги выдаются в размерах предсто­ящих расходов. Командировочному возмещаются расходы на проезд, включая расходы на пользование постельными при­надлежностями, сборы за предварительную продажу билетов и суточные, а также стоимость проживания в гостиницах. - Предприятия самостоятельно устанавливают вместе суточ­ных надбавки к тарифной ставке и должностным окладам ра­ботникам, направленным на выполнение монтажных, нала­дочных и строительных работ, работникам, которые работа­ют вахтенным методом и работа которых постоянно проходит в дороге иди имеет разъездной характер, в разме­рах, установленных коллективными договорами (или по со­гласованию с заказчиком).—

На операционные и хозяйственные расходы подотчетные деньги выдаются на 3 рабочих дня и в размере, не превыша­ющем двухдневную потребность в них. На те же расходы, совершаемые за пределами места расположения предприятия, деньги выдаются на 15 дней в размере не более десятиднев­ной потребности в них. Бухгалтерский учет денежных средств, выданных под отчет, ведут на счете 372 "Расчеты с подотчетными лицами". По дебету этого активного счета от­ражаются денежные суммы, выданные под отчет из кассы или полученные по чекам с расчетного счета в банке или денежному переводу через органы связи. По кредиту счета 372 отражают суммы, подтвержденные соответствующими от­четами и документами, а также внесенные в кассу наличные деньги в погашение неизрасходованных авансов. Аналитиче­ский учет ведется в разрезе физических лиц, получивших де­нежные средства подотчет. Сальдо по счету 372 может быть как дебетовым, так и кредитовым. Дебетовое сальдо показы­вает остатки полученных под отчет авансов, по которым не предоставлены отчеты. Кредитовое сальдо отражает величину перерасхода по авансовому отчету по сравнению с суммой, полученной под отчёт. Надбавки, полученные вместо суточ­ных, на счете 372 не отражаются.

В случаях, когда выданные суммы не подтверждены ут­вержденными документами и не возвращены в кассу в уста­новленный срок, предприятие вправе удержать их из очеред­ных выплат, причитающихся данному лицу. Авансы, получен­ные подотчетными лицами в иностранной валюте, учитываются на отдельном субсчете к счету 321 "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте". В лицевых аналитических счетах подотчетных лиц отражают вид валюты и ее эквива­лент в украинской денежной единице. В синтетическом учете операций в иностранной валюте отражают и украинскую де­нежную единицу.

Согласно нормам возмещения расходов на командировки в пределах Украины и за границу, утвержденным постанов­лением Кабинета Министров Украины № 663 от 23.04.99 г. "О нормах возмещений расходов на командировки в пре­делах Украины и за границу", с последующими изменениями, установлено, что для работников предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности (кроме государствен­ных служащих, а также других лиц, которые направляются в командировку предприятиями, учреждениями и организация­ми, полностью или частично содержащимися (финансируемы­ми) за счет средств бюджетов) установлены следующие пре­дельные нормы суточных расходов:

а)в случае, когда в счета на оплату стоимости прожива­ния в гостиницах не включаются расходы на питание, для командировок в пределах Украины -25 грн., для команди­ровок за границу — 280 грн.;

б)в случае, когда в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах включаются расходы на:

- одноразовое питание для командировок в пределах Украины — 20 грн., для командировок за границу — 224 грн.;

- двухразовое питание для командировок в пределах Укра­ины — 15грн., для командировок за границу — 154 грн.;

- трехразовое питание для командировок в пределах Украины — 10грн., для командировок за границу — 98 грн.

Предприятия, направляющие работников в командировку за границу, обеспечивают их средствами в национальной валюте той страны, куда коман­дируется работник, или в свободно конвертируемой валюте в виде аванса на текущие расходы согласно нормам в размерах, обусловленных их реальными потребностями в стране пребы­вания. Пересчет в иностранную валюту осуществляется по прогнозному официальному обменному курсу на текущий год национальной валюты к доллару США.

Срок командировки определяется руководителем, но не может превышать: в пределах Украины — 30 календарных дней, за границу — 60 календарных дней.

При выдаче средств из кассы составляется бухгалтерская запись: Дебет счета 372 "Расчеты с подотчетными лицами", Кредит счета 30 "Касса".

При предоставлении авансового отчета делается бухгалтер­ская запись по кредиту счета 372 "Расчеты с подотчетными ли­цами" и дебету соответствующих счетов производственных за­трат (23, 91, 92, 93, 94) и материальных ценностей, если за счет подотчетной суммы приобретались в магазинах материалы, за­пасные части, топливо, мелкий инвентарь (20, 22), или кассы (30), если остаток неизрасходованных сумм внесен в кассу.

Выдача чековых книжек подотчетным лицам отражается по кредиту счета 685 "Расчеты с другими кредиторами" и де­бету счета 372 "Расчеты с подотчетными лицами". По предоставлении этими лицами отчета с использованными чеками на их сумму кредитуется счет 372 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебетуется счет 685 "Расчеты с другими кредито­рами". При этом сальдо по счетам 372 "Расчеты с подотчетными лицами" и 685 "Расчеты с другими кредиторами" должны быть равны и тождественны сумме неиспользованного 1 лимита по книжкам.