Традиційна форма пошуку документів

У разі застосування карткової форми реєстрації документів друкується необхідна кількість реєстраційно-контрольних картотек (РКК), з яких можна скласти такі самостійні картотеки: довідкові (за кореспондентами, видами документів, їх авторами тощо); контрольні (за строками виконання, виконавцями тощо); кодифікаційні, або тематичні (нормативно-правові акти, розпорядчі документи тощо); за зверненнями громадян; алфавітні.

Ручна картотека - це шухляда або кілька шухляд, в яких у певній послідовності розташовано картки. Для реєстрації різних категорій документів доцільно виготовляти картки різного кольору або ж на верхньому березі звичайних карток робити спеціальні відмітки кольоровими смугами. Розділи і рубрики картотеки відокремлюються одне від одного картонними або пластмасовими роздільниками, на яких зазначаються назви розділів або індекси рубрик. Розміщення карток у рубриках здійснюється за алфавітом, підпорядкованістю, ступенем важливості тощо.

Картотеки організовують за різними схемами. їх побудова залежить від структури установи, ступеня централізації довідкової роботи, характеру інформаційних запитів, їх кількості та інших чинників. Так, у разі застосування централізованої системи реєстрації документів довідкові картотеки формуються у службі діловодства; децентралізована система передбачає формування картотек у структурних підрозділах, змішана - у службі діловодства і в структурних підрозділах.

Довідкові картотеки є основними видами картотек в установах. У цих картотеках РКК групуються (систематизуються) за такими ознаками: алфавітною (за прізвищами, назвами об'єктів або предметів); географічною (за назвами адміністративно-господарських одиниць); кореспондентською (за назвами установ, з якими ведеться листування); номінальною (за назвами видів документів); предметно-питальною або тематичною (відповідно до змісту документів або сфери діяльності, до якої належать документи); структурною (за належністю документів до структурних підрозділів установи); хронологічною (за датами надходження документів, їх виконання, підписання, відправлення).

Довідкова картотека, як правило, складається з двох частин: невиконані і виконані документи.

Перша частина призначена для фіксації та пошуку відомостей про документи в процесі їх виконання і в разі потреби забезпечує контрольну функцію. Картки в ній можуть систематизуватися за виконавцями, структурними підрозділами, кореспондентами або строками виконання документів.

У міру виконання документів картки з відповідними відмітками переміщують з першої частини картотеки до розділів та рубрик другої частини.

Друга частина картотеки призначена для пошуку вже виконаних документів Картки у другій частині картотеки систематизуються, як правило, за номенклатурою справ. Головною пошуковою ознакою документа є його зміст.

Формування картотек вхідних, вихідних і внутрішніх документів здійснюється виключно за хронологічною ознакою.

Довідкові картотеки створюють окремо на кожен календарний рік. В оперативній роботі застосовують також картотеки за поточний і минулий роки. Загальний строк зберігання карток - три роки.

Контрольні (строкові) картотеки призначені для здійснення контролю за строками виконання документів.

Тематичні (кодифікаційні) картотеки, що якнайповніше розкривають зміст документів, створюють на нормативно-правові акти органів вищого рівня, розпорядчі документи установи, договори тощо.

Картотеки нормативно-правових актів і розпорядчих документів формуються за предметно-питальною (тематичною) ознакою та за хронологією. У такій картотеці картки тримають до заміни документів новими.

Картотеки за зверненнями громадян систематизуються за алфавітом прізвищ заявників.