Прийом та первинне опрацювання документів, що надходять до установи

Приймання та первинне опрацювання вхідних документів здійснюється централізовано в одному місці - службі діловодства. У великих установах цю роботу доручають експедиціям або спеціальному працівникові (експедитору), у невеликих - секретареві. Централізований порядок уможливлює правильну організацію всієї подальшої роботи з документами та ведення їх обліку, а також застосування засобів автоматизації та механізації для опрацювання документів. Доцільно, щоб робота експедиції розпочиналася раніше, ніж усіх інших підрозділів установи.
Доставка документів
Доставка документів забезпечується за допомогою установ поштового зв'язку, кур'єрської служби, засобів електричного зв'язку. Установи поштового зв'язку здійснюють доставку письмової кореспонденції у вигляді простих і рекомендованих листів, поштових карток, бандеролей і дрібних пакетів, а також друкованих видань. Каналами електричного зв'язку надходять телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи. Електричний зв'язок значно скорочує час на передавання інформації й підвищує надійність доставки.
Рекомендовану, спеціальну та цінну кореспонденцію приймають під розписку в журналі або на квитанції з відміткою про дату одержання. При надходженні кореспонденції з позначкою "Терміново" у реєстраційних формах фіксують не лише дату, а й години та хвилини доставки.
Документи, що надходять у позаробочий час, приймає черговий працівник.
Документи, отримані працівниками під час відряджень в інших установах чи від відвідувачів, також мають передаватися до групи первинного опрацювання документів.
Документи, надіслані каналами електричного зв'язку, опрацьовуються так само, як і паперові.
Текст отриманої телефонограми записується (друкується) одержувачем на спеціальному бланку або в журналі, реєструється та оперативно передається керівникові або співробітнику, якому її адресовано.
Вхідні телеграми приймаються під розписку зі зазначенням дати й часу приймання, реєструються та передаються керівництву.
Вхідні факсограми проходять первинне опрацювання на загальних засадах у службі діловодства або в інших місцях, встановлених інструкцією з діловодства установи.
Оскільки питання щодо юридичної сили факсограм чинними нормативно-правовими актами не вирішено, то факсограма розглядається як засіб оперативного передавання інформації, і слідом за факсограмою адресатам має бути направлено оригінал документа.
Документи в електронному вигляді, отримані по телекомунікаційних каналах, мають надходити на єдину електронну адресу установи; не рекомендується здійснювати приймання таких документів на електронні адреси працівників установи.
Правила приймання, опрацювання і розподілу документів в електронному вигляді визначаються в інструкції з діловодства з урахуванням функціонуючих в установі технічних і програмних засобів.
Якщо в установі електронний документообіг не впроваджено, то електронні повідомлення роздруковують на папері із проставлянням засвідчувального напису: "Отримано в електронному вигляді", а також посади, підпису, ініціалів, прізвища працівника служби діловодства, дати. Після проведення зазначених операцій електронна версія документа може бути знищена.
В установах із впровадженою системою електронного документообігу отримані документи автоматично вводяться в пам'ять машини і функціонують в цій системі.
Відповідно до законодавства юридична сила документів, збережених, опрацьованих і переданих за допомогою автоматизованих інформаційних і телекомунікаційних систем,
повинна підтверджуватись електронним підписом, що є обов'язковим реквізитом документа, який використовується для ідентифікації автора. Використання в електронному документообігу інших видів електронного підпису здійснюється суб'єктами документообігу на договірних засадах. Без даного реквізиту електронні документи юридичної сили не мають. З огляду на це паперові оригінали зазначених документів повинні надсилатися поштою.