Організація бюджетного контролю

Статистичні дані засвідчують, що майже 90% робіт проекту завершуються із запізненням та порушенням бюджетних рамок. Тому надзвичайно важливо своєчасно і на належному рівні здійснювати контрольні функції.

Контроль за витратою коштів на проект передбачає постійне порівняння фактичних витрат з перебаченими бюджетом. Це дозволяє керівникові проекту оцінювати результативність та ефективність реалізації проекту на всіх його стадіях, виявляти відхилення від плану, вживати коригуючих заходів, прогнозувати витрати на найближче майбутнє і виявляти можливі проблеми.

Система контролю за бюджетом повинна бути просто., але в той же час забезпечувати всіх осіб, що приймають рішеня, своєчасною і повною інформацією. Сутність контролю полягає в тому, щоб об'єктивно виявляти дестабілізуючі чинники і заздалегідь прогнозувати можливість їхнього виникнення. Тільки за цих умов при виникненні відхилень від плану та бюджету вчасно будуть вжиті необхідні заходи.

Основними завданнями бюджетного контролю є:

· одержання точних оцінок витрат;

· розподіл витрат у часі;

· підтвердження витрат;

· своєчасна звітніст по витратах;

· виявлення помилкових витрат;

· підготовка звіту про фінансовий стан проекту;l

· прогноз витрат.

Контроль витрат фінансових коштів здійснює спеціальна група контрою при керівникові проекту. Процедура контролю спрямована, в першу чергу, на визначення відхилень від плану, тому бюджетний контроль проекту сконцентрований на виконанні початкового бюджету і визначенні відхилень від нього. Порівняння фактичних витрат із запланованими бюджетом ведеться по заздалегідь установлених контрольних точках. Згідно з цими даними можна визначити, чи все відбувається так, як намічено.

Контроль за витратою фінансових засобів на проект здійснюють у такій послідовності:

1) визначають обсяги виконаних робіт;

2) визначають кошторисну вартість виконаних робіт;

3) порівнюють кошторисну вартість виконаних робіт з кошторисною вартістю запланованих робіт;

4) визначають залишки кошторисної вартості;

5) визначають фактичні витрати на виконані роботи;

6) порівнюють фактичні витрати з кошторисною вартістю виконаних робіт.

Контролюючи витрати, особливу увагу слід приділяти статтям, за якими наявні істотні відхилення від бюджету. Для цього потрібно проаналізувати складові вартості робіт. Вартість робіт може бути перевищена через нижчу, ніж очікувалось, продуктивність праці. У свою чергу, причинами низької продуктивності праці можуть бути недостатні трудові навички працівників, брак необхідних ресурсів, надмірні витрати, пов'язані з проблемами забезпечення якості тощо.

Звітність про витрати

Під час бюджетного контролю дані про витрати на проект беруть з бухгалтерських рахунків. Витрати на проект пов'язані з перерахуванням коштів на оплату матеріалів, устаткування, робіт і послуг. Витрати, що припадають на звітний період, називають поточними. Розрізняють також витрати виробничі, якщо вони пов'язані з виробничим процесом, і невиробничі (вибуття основних фондів, списання незатребуваної дебіторської заборгованості тощо).

Вибираючи рахунки для контролю за витратами на проект, необхідно враховувати зв'язок між проектом і бухгалтерським обліком. Кількість рахунків, пов'язаних із конкретним об'єктом, може бути різною, але вони мають відображати всі угоди, які укладаються під час реалізації проекту. Для того щоб одержати загальну оцінку стану справ щодо проекту, потрібно узагальнити дані різних бухгалтерських рахунків, оскільки вони містять витрати, підсумовування яких визначає фактичну вартість робіт з різних рахунків. Після визначення на основі бухгалтерських рахунків фактичних витрат і отримання грошей від замовника (власника) проекту, розраховують сальдо реальних грошей за аналізований період.

Інформацію з бухгалтерських рахунків використовують з метою підготовки внутрішньої звітності для щоденного планування, моніторингу, контролю і стратегічного планування, а також зовнішньої звітності для власників та інших зовнішніх організацій. Звіти про стан справ щодо проекту за даними бухгалтерського обліку - основний засіб контролю вартості проекту. Для різних користувачів, які беруть участь у реалізації проекту, готують звіти з різним ступенем деталізації та за різними статтями. Зовнішні звіти мають спеціальну форму і передбачають специфічну процедуру обчислення, їх підготовка пов'язана з прийнятою системою бухгалтерського обліку.