Система информационного обмена

Рекомендуется разработать систему информационного обмена для оперативного оповещения подразделений предприятия о:

• задолженностях по заказам;
• специальных заказах;
• возвратах или движении запасов;
• поступлении новой продукции.

Такая система должна предусматривать передачу информации при личном контакте или в телефонной беседе, а также распространение копий упаковочных листов, в которых даны сведения о номенклатуре поставок, поступающих в отдел по закупкам.

Независимо от размера созданных запасов, возникают ситуации, когда необходимые изделия отсутствуют на складе и их необходимо получить другим путем. Менеджеры отделов должны ежедневно следить за прохождением заказов и движением запасов. Оперативный доступ к информации позволит менеджерам отделов усовершенствовать процесс планирования текущей деятельности и постоянно информировать клиентов о состоянии работ.

Инвентаризация проводится в обязательном порядке:

• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества группой работников, совместно выполняющих отдельные виды работ, связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей (коллективная (бригадная) материальная ответственность);
• инвентаризации необходимо проводить при смене руководителя коллектива (бригадира);
• при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов;
• по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Инвентаризацию проводит инвентаризационная комиссия. Инвентаризационная комиссия должна обеспечить:

• полноту и точность в описи данных о фактических остатках запасов, товаров организации;
• правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

При проведении инвентаризации необходимо помнить, что:

• инвентаризации подлежат все запасы предприятия независимо от их местонахождения;
• обязательно должно быть подвергнуто проверке фактическое наличие изделий, находящегося на ответственном хранении, арендованного, полученного для переработки от других организаций;
• инвентаризацию товаров проводят по их местонахождению и материально ответственному лицу, на хранении которого находятся эти ценности;
• отсутствие подписи хотя бы одного члена комиссии является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными;
• фактическое наличие единиц хранения должно проверяться только при обязательном участии материально ответственных лиц;
• при бригадной материальной ответственности инвентаризация осуществляется с обязательным участием бригадира или его заместителя и членов бригады, работающих на момент начала инвентаризации;
• если предполагается проведение инвентаризации в течение нескольких дней, то все помещения, где хранятся материальные ценности, в конце рабочего дня при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.

Перед началом проверки фактического наличия единиц хранения следует опломбировать подсобные помещения, склады и другие места хранения ценностей, получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Ко дню проведения инвентаризации должны быть выведены остатки по всем ценностям и записаны в соответствующие карточки (книги) аналитического учета.

Лица, на ответственном хранении которых находятся ценности, дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на ценности сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение ценностей, дают аналогичные расписки.

Наличие имущества при инвентаризации определяют путем его обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

В случаях, когда отдельные виды единиц хранения хранятся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей в виде исключения можно определять на основании документов, но с обязательной (выборочной) проверкой в натуре части этих ценностей. Определять вес (или объем) навалочных материалов допускается на основании обмеров и технических расчетов. Акты обмеров и расчеты прикладываются к описи. При инвентаризации больших количеств весовых товаров ведомости отвесов ведут один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в инвентаризационную опись. Ведомости отвесов прикладывают к описи.

Если запасы хранятся в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица, то инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение должен быть опломбирован, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

В случае возникновения необходимости приема (отпуска) товаров при инвентаризации их отпуск допускается в исключительных случаях.

Товары, поступающие (выбывающие) при проведении инвентаризации, принимаются (отпускаются) материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и заносятся в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации» («Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации»). В описи в обязательном порядке должны быть указаны:

• дата поступления;
• наименование поставщика;
• дата и номер приходного документа;
• наименование товара;
• количество;
• цена;
• сумма.

Инвентаризацию продукции, принадлежащей другим предприятиям, но находящихся на ответственном хранении в данном предприятии, проводят одновременно с инвентаризацией собственных ценностей. На это имущество составляется отдельная опись формы № инв. 5. До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц, ответственных за сохранность продукции, принятой на хранение, берется расписка. Записи производит инвентаризационная комиссия на основании данных проверки и пересчета ценностей в натуре.

По товарам, хранящимся на складах других организаций, сведения в отдельную опись заносятся на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях указываются:

• наименование ценностей;
• количество;
• сорт;
• стоимость (по данным учета);
• дата принятия груза на хранение;
• место хранения;
• номера и даты документов.

При получении от организаций, на ответственном хранении которых находятся ценности, копий инвентаризационных описей комиссия сопоставляет фактическое наличие ценностей (по данным копий инвентаризационных описей) с количеством, установленным по документам.

СЛИЧИТЕЛЬНЫЕ ВЕДОМОСТИ

Сличительные ведомости составляются по товарам, при инвентаризации которого были выявлены отклонения от учетных данных. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т.е. расхождения между показателями по данным учета и данным инвентаризационных описей (фактического наличия имущества). Стоимость излишков и недостач товаров в сличительных ведомостях приводится в соответствии с их оценкой в учетных регистрах.

Инвентаризационная комиссия оформляет протокол, в котором:

• отражаются результаты инвентаризации, проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности продукции;
• указывается также время завоза неиспользуемых и неполноценных товаров;
• наименование поставщика товаров, состояние данных ценностей на момент инвентаризации и причины ухудшения их качества;
• приводятся сведения о запасах, пришедших в негодность, с указанием причин порчи и виновных в этом лиц;
• даются выводы о результатах инвентаризации ценностей и предложения об устранении выявленных недостатков, зачете недостач и излишков по пересортице.

Для оформления результатов инвентаризации применяются соответствующие формы первичной учетной документации.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия товаров и данных бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

• излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;
• недостача товаров и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения. Контрольные проверки следует проводить с участием всех членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц по окончании инвентаризации, но обязательно до открытия склада, где осуществлялась инвентаризация.

Убыль продукции

Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

Убыль продукции в пределах установленных норм определяется после зачета недостач продукции излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача продукции, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию продукции, по которому установлена недостача.

При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. Недостачи продукции, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства и обращения у предприятия или уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации.

В документах, представляемых для оформления списания недостач продукции и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие:

• отсутствие виновных лиц;
• отказ на взыскание ущерба с виновных лиц;
• заключение о факте порчи продукции, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении продукции одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость продукции выше стоимости продукции, оказавшейся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются в организациях на издержки обращения и производства, а в бюджетных организациях - на уменьшение финансирования (фондов).

На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц. Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия продукции и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации в годовом бухгалтерском отчете.

Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.