Візитна картка як атрибут ділової людини, її характеристика, реквізити

Обов’язковий атрибут будь-якого знайомства, а особливо ділового — це візитна картка. Здавалося б дрібниця, але саме після обміну такими картками, за неписаними правилами міжнародного бізнес-етикету, прийнято починати ділову зустріч чи бесіду. Церемонія зовсім не складна: привіталися, потиснули один одному руки, обмінялися візитками. Однак-таки існують деякі правила і рекомендації щодо візиток, їх застосування, вручення тощо.

У наш час візитки стали досить популярним і поширеним атрибутом бізнес-етикету у світі. Але крім офіційних візитних карток (на яких прийнято вказувати місце роботи, адресу, посаду, телефон — для ділових цілей) досить часто стали застосовувати особисті або сімейні візитки (тут інформація різна, все залежить від бажання власника). До речі, у ділових колах Японії, Китаю, Кореї або Гонконгу візитні картки замінюють інколи деякі документи. Треба сказати, що строго регламентованих розмірів візиток немає. Але найпопулярнішими є розміри — 90x50 мм. А тепер неписані правила щодо процедури обміну картками та світськими тонкощами, що з ними пов’язані. Не потрібно нав’язувати свою візитку! Її вручають лише тоді, коли виникла зацікавленість у продовженні контактів. А це відбувається при знайомстві не завжди.

У наш час візитна картка вручається людині, з якою хочуть познайомитися ближче або збираються продовжити ділові відносини.

Підприємцеві рекомендується завжди мати при собі не менше десяти візитних карток. На стандартній візитній картці друкується прописним шрифтом прізвище, ім’я, по-батькові; малими літерами - посада. Вказується адреса фірми і телефон, іноді телекс і факс.

На деяких візитках вказується тільки адреса і телефон фірми - це так звані картки фірми.

На візитках у лівому верхньому або нижньому куті робляться позначки:

р. f. (pour fete) – привітання з нагоди свята;

р. f. N. a. (Nouvel An) - привітання з нагоди Нового року;

р. р. с. (pour prendre conge) - прощання перед тривалим від'їздом;

р. с. (pour condoleances) - вираження співчуття;

р. р. (pour remercіer) - вираження подяки;

р. f. с. (pour faіr connaіssance) - вираження задоволення знайомством;

р. р. (pour presentatіon) - представлення.

Замість букв можна написати коротке повідомлення від третьої особи.

Наприклад: „Вітаємо з Новим роком”, „Вітаємо з річницею”.

При знайомстві першим вручає візитну картку той, чий ранг або чиє посадове положення нижче. Якщо партнери займають приблизно однакові посади, то першим візитку повинний вручити молодший за віком. Якщо і посада вік однакові, то великого значення не має, хто першим вручить візитну картку.

Під час ділової зустрічі з іноземними партнерами у вашій фірмі першими повинні вручити візитну картку ви. Коли ви знаходитеся за кордоном, то першими візитні картки вручають ваші партнери.

Під час переговорів візитні картки рекомендується розташовувати на столі в тому порядку, у якому сидять партнери.

Візитні картки найчастіше вручають особисто. При цьому не прийнято висловлювати подяку або які-небудь інші почуття.

Візитні картки можна залишати в будинку адресата на момент його відсутності. Якщо ви доставили картку особисто, то можете відігнути правий верхній кут. Таку картку залишають у тих випадках, коли за якимись причинами вас не могли прийняти. Загин на картці означає, що ви особисто залишили візитну картку на знак глибокої поваги і поваги. Якщо ви передали візитну картку через посередника, у цьому випадку кут не загинається.

У рідких випадках візитку надсилають поштою. Якщо ви одержали візитну картку поштою, то ви також повинні відіслати свою візитку протягом доби з моменту одержання.

Обмін візитками — це церемонія, сценарій, де у кожного своя відповідна роль, яка не міняється навіть від її виконання. Отже, бажано вручати візитні картки правою рукою. Прийнято відразу ж читати вголос ім’я партнера, беручи собі до уваги при цьому його посаду і соціальний стан. Пізніше жінки можуть покласти отриману візитку в сумочку, а чоловіки — в нагрудну кишеню. Не вручають візитки під час застілля, винятком може бути ділова зустріч у ресторані. (Діловим людям бажано завжди мати при собі не менше 10 особистих візиток — на всяк випадок.) За бізнес-етикетом, спочатку свою картку подає «гість» — той, хто прийшов до офісу або той, чий ранг нижчий. В інших випадках суттєву роль грає вік — молодший вручає своє картку першим. Якщо за якихось обставин у вас змінився контактний телефон, а в картці вказаний старий, то можна зробити правку від руки. Але у випадку зміни посади вносити правки ручкою вважається непристойним. В даному випадку краще зробити нову візитку.

Зовсім некоректно отриману картку м’яти і крутити в руках, робити на ній будь-які помітки на очах у власника. І ще, на візитній картці не ставлять підпис чи дату. Не такі вже і важкі правила, чи не так? Однак існують ще нюанси. Наприклад, як поводитися, відправляючи (отримуючи) візитну картку з шофером (кур’єром)? І знову звернімося до бізнес-етикету, який наголошує на тому, що на завезені кур’єром (шофером) візитки потрібно обов’язково дати відповідь (візитними ж картками, зателефонувати або надіслати лист) протягом 24 годин. На візитках, які надсилатимете в одному конверті відразу кільком діловим партнерам, на кожній з них у верхньому лівому кутку необхідно обов’язково написати прізвище особи, якій вона адресована. Якщо відвідувач не отримав візитної картки від господаря кабінету, він може передати свою картку через секретаря (або іншого співробітника свого партнера) до чи після зустрічі. При цьому треба зробити помітку про мету вручення візитки і вкласти її у незапечатаний конверт. А головне, треба знати, що візитна картка не надсилається поштою.

За кордоном прийняті і деякі особливі правила, тому і нам слід звернути на них увагу. Наприклад, жінка ніколи не повинна залишати свою візитну картку в квартирі неодруженого чоловіка; після того як дамі було представлено чоловіка, він має протягом тижня направити свою візитну картку їй і ще одну — її подружжю, навіть якщо він не був йому відрекомендований. Отже, дотримуючись правил вручення візиток, ви не лише засвідчите свою особисту культуру, а й прокладете місток у взаєминах з діловими партнерами, а це значною мірою сприятиме розвитку вашого бізнесу.