Документальное закрепление управленческих решений

1) Постановления Сов.Респ. подлежат официальному опубликованию; 2) Выписки из протоколов заседаний при необходимости направляются в гос.органы, организации.

При рассмотрении проекта постановления на голосовании могут выдвигаться следующие предложения: 1) принять проект постановления; 2) отклонить; 3) поручить доработать.

Решения СовМина РБ

Документальное закрепление УР:

1. Постановление СовМина;

2. Распоряжение Пр-Министра;

3. Поручения и указ. Пр-Министра и его зам.

Управленческие решенияОблисполкома (документальное закрепление):

- Решения Облисполкома;

- Распоряжения Председателя;

- Протоколы Совещаний у Председателя;

- Указания;

- Поручения.

17. Контроль за исполн-м документов и прин-х решений: цели, уровни, этапы

Цели контроля:

Ø обеспечение исполнения;

Ø обеспечение единства решения;

Ø обеспечение достижения целей;

Ø содействие своевременному и правильному исполнению решений;

Этапы контроля:

o постановка документа на контроль

o проверка своевременности

o предварительная проверка и регулирование хода исполнения

o учёт и обобщение результатов контроля исполнения документов

Уровни контроля за документацией:

v контроль своевременности исполнения;

v контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

v контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

v контроль соответствия уровня и формы подтверждения каждого документа; контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

v контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения заданий;

Сроки исполнения документов: типовые и индивидуальные.Типовые документы устанавливаются для наиболее распространённых типов и видов документов. Срок исполнения, как правило, не должен превышать 10 дней. Срочные телегр-мы в теч.суток. Тип.сроки закрепляются в «Перечне док-в,подлеж-х обязат-му контролю исполнения». Индивидуальные сроки устанавливаются для наиболее важных документов. Продлевает срок лицо, кот.его установило-это м.б. сделано сразу или за 2-3 дня до окнчания срока.

Выбор док-тов для постановки на контроль:

а. док-ты, подлеж.контролю их исполнения- перечень утв-ся рук-лем, м.сост-ся в своб.форме, соглас-ся в юрид службе. Это док-ты директивных и и вышест.органов, распоряд.док-ты самого учр-ния и специфич.док-ты, имеющие конкр.сроки исполнения.

б. док-ты,неподлеж.контролю исполнения

Проверка хода исполнения,сроки

1 задание последних лет (не реже 1 раза в год)

2 задание посл.месяцев тек.года – не реже 1 р.в месяц

3 задания тек.месяца- каждые 10 дн и за 5 дн до истечения срока исполнения

Ответст-сть за правильность предоставл инфы несут исполнители.

Анализ исполнит.дисциплины – сведения обобщ-ся ежемесячно.Типовые аналит.формы устан-ся рук-лем орг-ции.

Направления анализа: -общее кол-во док-тов., нах-ся в работе у испол-ля,

- кол-во(%) выполненных с опережением устан-ных сроков

- кол-во невыполн-ных или выполн-х позднее

- задержки исполн-ния в раб.днях

- причины задержек исполн-я (высокая степень центр-ции полномочий, перегрузка исполнит-й и рук-лей разного ур-ня, недостат.сроки)

18. Анализ исполнительской дисциплины: направления анализа, причины неисполнения решений и их устранение

Исполнительская дисциплина - это прежде всего выполнение сотрудниками приказов, распоряжений, решений, указаний, принятых на вышестоящем уровне управления. По уровню исполнения можно судить о зрелости организации.

Поручение – критерии исполнения – сроки выполнения- уровень важности.

Рук-ль формирует поручение сотр-ку с четкой постановкой цели и критерия, по которым будет выполнено и оценено задание. Затем опр-тся сроки, необ-ые исполнителю для реализации поручения и уровень важности, срочности по сравнению с текущей работой.

• Чтобы поручение был исполнено в срок и с должным уровнем качества, оно должно быть понятным для непосредственного исполнителя. Рекомендуется использование SMART принципов (конкретное, измеримое, достижимое, уместное, согласованное по времени) постановки задачи.
• Однако, недостаточно дать поручение сотруднику, потому что руководителю необходимо знать, как продвигается решение вопроса, а исполнителю нужно не забыть о промежуточных отчетах о проделанной работе.

Можно выделить ряд проблем возникающих перед руководителем:

• несоблюдение сроков выполнения поставленных задач;
• низкое качество исполнения;
• невыполнение в связи с "забывчивостью" сотрудников.

Для организации, низкая исполнительская дисциплина сотрудников, будет выражаться в размерах штрафов, уплаты неустоек из-за срывов поставок по договорам, просроченных обязательствах, а также упущенных возможностях и затраченных человеческих ресурсах руководителей.

В этом случае, выходом может стать внедрение эффективной системы контроля исполнения поручений.

Применение автоматизированной системы контроля позволит:

• учитывать поручения и задачи;
• контролировать сроки исполнения договоров, приказов, протоколов совещаний и пр.;
• улучшить качество выполнения задач;
• оперативно отслеживать ход исполнения поручений;
• обеспечить коллективную скоординированную работу коллектива;
• получать автоматически сформированные отчеты об исполнительской дисциплине сотрудников.

Чтобы система начала работать сразу же после внедрения, надо убедить сотрудников в ее необходимости. Когда в организации появляется что-то новое, то, несмотря на необходимость, встречается с сопротивлением. Руководитель должен проявить настойчивость в применении системы, на первых этапах поощрять сотрудников в ее использовании.

19. Лицо, принимающее решение: постоянные и индивидуальные черты, ответственность ЛПР

ЛПР – индивид или группа, которая производит выбор альтернативы и несут ответственность за последствия принятого решения.

Черты ЛПР:

1) Индивидуальные черты;

2) Постоянные черты, как подмножество устойчивых характеристик, играющих роль при решении задач при любых типах и сложностях:

- целеустремленность ЛПР:

· Способность создавать подцели различных уровней;

· Выбор средств, которые будут адекватны цели и задаче;

· Избегать повторения, благодаря памяти;

· Завершать работу если достигнута ценность которая соотноситься запланированной цели

-характеристики памяти (внутренняя, оперативная, внешняя, долговременная)

Ответственность ЛПР:

- готовность в собственных решениях или действиях учитывать интересы сторон которые затрагивает данное решение;

-готовность отвечать за свои действия;

- готовность отвечать за действия исполнителей по принятию решения.

Виды ответственности ЛПР:

- собственная;

-чужая;

-ответственность перед собой;

- внешняя;

- ответственность перед организацией.

20. Групповые и индивидуальные решения: преимущества и проблемные вопросы