В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, зав. отделом документационного обеспечения управления ВНИИДАД

Организация работы с документами – это задача делопроизводства. По определению делопроизводство (документационное обеспечение управления) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Из определения следует, что в делопроизводстве выделяется два достаточно самостоятельных аспекта: создание документов и организация работы с документами. Первая часть охватывает все виды работ, которые связаны с подготовкой документов, их составлением и оформлением, вторая – работу с уже созданными документами. Но если в создании документов заняты практически все сотрудники, то организация работы с документами – это задача службы документационного обеспечения (секретаря) организации, включая сотрудников, отвечающих за работу с документами в подразделениях.

Делопроизводство присутствует в каждой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и направлений деятельности, хотя бы потому, что любая деятельность должна документироваться. Другое дело, что далеко не в каждой организации делопроизводство организовано – есть множество организаций, где, в лучшем случае один человек, секретарь, ведет работу с документами, а сама работа с документами чаще всего ограничивается регистрацией входящей и исходящей корреспонденции и передачей ее руководству и исполнителям.

Со временем любая организация приходит к необходимости организовывать делопроизводство, выделять сотрудника для решения этих вопросов или создавать целое подразделение – канцелярию (отдел делопроизводства) и принимает решение об организации архивного хранения документов. Объясняется это просто: если организация развивается, расширяются ее взаимосвязи с другими организациями, ее товары или услуги занимают более прочное положение на рынке, увеличивается количество создаваемых и получаемых документов, усложняются ее информационные взаимосвязи. Следовательно, возникает необходимость организовывать работу с документами. Любая организация, даже не придававшая поначалу значения этим вопросам, со временем непременно приходит к необходимости их решать.

В данной статье мы рассмотрим, на что нужно обратить внимание при создании системы делопроизводства в организации, реализация каких делопроизводственных функций необходима для нормальной работы с документами.

Система делопроизводства в организации

Говорить о существовании в организации системы делопроизводства можно, на наш взгляд, в том случае, если:

организован документооборот, то есть движение документов с момента их создания или поступления в организацию до завершения исполнения и/или отправки или передачи в дело на хранение;

Налажена система регистрации и учета документов (поступающих, внутренних, исходящих);

Исполненные документы помещаются на хранение в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Хотя, безусловно, это далеко не все, что необходимо для эффективной организации работы с документами. Можно сказать, что это тот минимальный комплекс элементов, который позволяет говорить о наличии делопроизводства в организации.

Организация документооборота

В документационном обеспечении организация документооборота – один из важнейших участков деятельности.

Документооборот охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке документов. Рационально организованный документооборот обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

В основе организации документооборота лежит несколько правил, или принципов, которые должны строго соблюдаться:

1. Централизация операций по приему и отправке документов. Это означает, что все документы, которые поступают в организацию, независимо от способа доставки, и документы, которые отправляются из организации (за исключением документов, поступающих и передаваемых по факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении – службе делопроизводства (секретарем).

Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа. В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через которую они уже проходили, только в том случае, если это обусловлено деловой необходимостью (например, на этапе подписания документа руководителем документ дважды проходит через секретаря руководителя).

Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Предварительное рассмотрение позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те документы, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть рассмотрены руководителем. Остальные документы, минуя руководителя, направляются на рассмотрение заместителям руководителя и в подразделения, если руководители подразделений наделены соответствующей компетенцией.

Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации. Это означает, что документ, поступивший в службу ДОУ и предназначенный для рассмотрения руководителем или его заместителями, регистрируется в службе ДОУ и, поступая после рассмотрения руководителем в подразделение, повторно там не регистрируется. И, соответственно, документ, непосредственно поступивший в подразделение, регистрируется только в подразделении. Иначе можно сказать, что документ живет в организации под одним регистрационным номером, присвоенным ему в службе ДОУ или в подразделении.

5. Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения. Вынесение резолюций – функция руководителя, но и секретарь может в определенной степени повлиять на этот процесс. Секретарю необходимо знать, что резолюция должна быть конкретной, а ее формулировка должна быть такой, чтобы у исполнителя не возникало вопросов о том, какая цель поставлена перед ним руководителем при рассмотрении документа.