Оформлення реквізитів листа

При підготовці конкретного службового листа враховуються складові елементи (його реквізити): заголовок, дата, найменування, адреса одержувача листа, вступне звертання, основний текст, заключна формула ввічливості, підпис, відмітка про наявність додатків та ін.

Оформляються реквізити листа відповідно до національно-культур­них традицій і вимог законодавства тієї чи іншої країни.

Заголовок (найменування фірми, організації-автора) розміщується у верхній частині бланка. Повна офіційно зареєстрована назва фірми друкується друкарським способом і наводиться в називному відмінку. Заголовок містить також адресу організації або фірми, адресу для теле­грам, номера телефонів, факса, назву кодів; інколи реквізити друкуються в нижній частині бланка.

В кінці назв на бланках багатьох англійських торгівельних під­приємств, банків стоїть слово Lіmіted (Ltd), що означає скорочений вираз «Lіmіted lіabіlіty company» – товариство з обмеженою відповідальністю.

Під назвою організації вказується інколи вид діяльності. Часто зобра­жується й емблема організації, яка є символічним графічним зображен­ням і відображає напрямок її діяльності.

Емблема безумовно полегшує пошук документів, але заміняти нею назву організації не рекомендується.

Незвичайна форма заголовка, його дизайн, виконана в кольорі ембле­ма – все це створює образ фірми. Читаючи листа, Ви, безумовно, насамперед цікавитесь його змістом, але водночас мимоволі звертаєте увагу і на оформлення заголовка, якому відразу даєте внутріш­ню оцінку, часто переносячи її і на діяльність самої фірми.

Вдале розміщення компонентів заголовка, його оригінальна емблема будуть сприяти створенню приємного враження про підприємство у парт­нерів.
У верхній лівій частині листа безпосередньо під заголовком звичайно розміщують показання на посилання. В показанні можуть бути дані ініціали того, хто складав лист, або друкарки, цифрове або літерне позна­чення фірми або підрозділу, номер справи та ін. При цьому спочатку ро­биться посилання на дані одержувача (якщо вони відомі), після чого іде посилання відправника.

У вітчизняному варіанті листа посилання на індекс і дату вхідного до­кумента містить індекс і дату листа, на який дається відповідь, і розмі­щується нижче індексу та дати вихідного документа. Зіставлення дат відправки та отримання листів дає уявлення про ступінь оперативності роботи установи з кореспонденцією.

Слова «наш» і «ваш» вживати не рекомендується. Найбільш раціональна така форма: На № __ від ______. Ні в якому разі не варто розміщу­
вати ці дані в самому тексті листа. Вид цього реквізиту у вітчизняному листі може бути таким: На № 25/56 від 17.08.1998.

Реквізит дата відправлення (не написання) ставиться в правому кутку під заголовком і розміщується так, щоб остання цифра була кінцем рядка у правому полі аркуша. В склад дати входять число, місяць і рік. При відправці в країни Європи дату, наприклад, 17 січня 2010 року, слід писати так: 17 – th January 2010 (тобто спочатку йде порядковий чи­сельник при допомозі цифр і закінчень: 21st, 2nd, 3rd, 4th і т. д.). У США записується дата дещо інакше: January 17, 1999 (зверніть увагу на кому, яка відділяє число місяця від року).

В останні роки в діловому листуванні дедалі більше виявляється тен­денція до зменшення числа розділових знаків, тому інколи можна зустріти і таке написання дати: 25 February 1999. Допускається скорочення назви деяких місяців.

Вихідний номер на бланках для закордонних адресатів ставити не ре­комендується. Номер нічого не скаже вашому адресату, оскільки за кор­доном користуються лише датою відправки та змістом. Вихідний номер можна проставити на дублікаті, призначеному для канцелярії.

Згідно із вітчизняним стандартом елементи дати листа проставляються трьома парами арабських цифр, наприклад: 17.01.10 або 15.03.10 при цьо­му крапка після останньої пари цифр не ставиться. Датою листа вважається дата його підписання.

Адреса одержувача листа складається із найменування організації, посади адресата, його імені та поштової адреси. Розміщується адреса дещо нижче рядка з датою і записується 3-4 ряд­ками довжиною 5-7 см через інтервал без відступу. Назва організації або ім’я одержувача, звичайно, пишеться окремим рядком. Коми в кінці ряд­ка упускаються.

Розглянемо спочатку випадки адресування закордонним партнерам.

1. Якщо лист адресований якій-небудь особі, то перед її іменем ста­виться слово Mr. (скорочено від слова Міster) для чоловіків і Mrs. (скоро­чено від слова Mіstress) – для заміжньої жінки.

2. Якщо вашим партнером по листуванню є незаміжня жінка, то перед її прізвищем пишеться «Міss», наприклад: «Mіss Camіla Pen». Замість сло­ва Міss і Mrs. інколи можна зустріти Мs, що стосується як заміжньої, так і незаміжньої жінки. Адресуючи листа незаміжній жінці, завжди слід вказу­вати її ім’я. У випадку, якщо дама розлучена, вона додає до прізвища свого колишнього чоловіка своє ім’я.

3. Якщо особа, якій адресується лист, володіє титулом, то він ставить­ся замість імені, наприклад: Dr. Smіth.

4. Замість Mr. після прізвища адресата інколи ставиться слово Esquіre, наприклад: Brown Esq. Слово Esquіre вживається часто в адресах після прізвища осіб, які займають видне суспільне становище.

5. Якщо лист адресується фірмі, назва якої складається із імен, наприк­лад: Вlaсk and Jones Assocіаted, то при звертанні до цих людей вживається слово Messrs (від французського «Messіeurs», наприклад: Messrs Вlaсk and Jones Assocіeted. Для жіночих імен вживається слово Mesdames (Mmes).

6. Якщо в назві фірми або організації немає власних імен, то слова Messrs (Mmes) не пишуться.

7. Якщо лист адресується посадовій особі в якій-небудь організації, то вказується спочатку ім’я цієї особи, потім посада, яку він обіймає і назва фірми.

8. Якщо відоме офіційне положення даного співробітника в фірмі
(його посада), то доцільним є вказати його після імені, що більш формальне, але і більш важливе.

Після найменування організації або прізвища адресата окремим ряд­ком пишеться номер будинку і назва вулиці, а потім – також окремим ряд­ком – назва міста. В англосаксонських країнах номер будинку ставиться перед назвою вулиці.

9. Якщо лист адресований якій-небудь організації і при цьому
відправник зацікавлений у тому, щоб він був прочитаний певною особою
в цій організації, то перед його прізвищем ставиться Attn., Attentіon або
більш повно For the Attentіon of. Рядок з вказівкою на конкретну особу (Тhe Attentіon Lіne) розміщуєть­ся безпосередньо перед звертанням і підкреслюється.

10. Інколи замість прізвища конкретної особи вказується її посада або
навіть назва відділу, в який адресується лист.

Вітчизняний стандарт передбачає розташування даного реквізиту у верхній правій стороні бланку листа. В адресаті назва організації одержу­вача записується в називному відмінку, а ім’я посадової особи, якій на­правлений лист, – в родовому відмінку, наприклад:

У випадку, якщо лист адресується керівнику організації, то наймену­вання даної організації входить до складу найменування посади адресата.

Якщо особа, на ім’я якої пишеться лист, має вчене звання (вчений ступінь), то так, як і в міжнародному варіанті, воно записується перед прізвищем. Поштова адреса при відправці листів у межах країни постійним корес­пондентам і до урядових органів на документах не проставляється.

Якщо лист адресується приватній особі, спочатку вказується пошто­вий індекс і адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача.

Вступне звертання є за змістом загальноприйнятою формулою ввічливості, ніби привітання при бесідах. Пишеться воно на лівій стороні листа, під адресою, обов’язково на окремому рядку.

В офіційну письмову мову слід включати звертання “Шановний...!” Знак оклику вкаже на те, що факту звертання до даної особи надається особливе значення. Форму звертання «Шановні колеги!» можна застосо­вувати серед осіб однієї професії. Більш емоційний відтінок буде нести звертання “Дорогі колеги!” Нейтральності можна досягти просто звертан­ням «Колега...» Включення в формулу звертання і прізвища адресата надає листу ввічливо-офіційного характеру.

В багатьох листах після вступного звертання дається коротке посилан­ня на загальний зміст листа. Цей реквізит не є невід’ємною частиною листа. Однак, визначивши загальну тему листа, відмітивши номер контракту або справи, відправник тим самим мобілізує увагу свого партнера і направляє його в русло певно­го кола своїх проблем.

Часто посилання дається без будь-яких попередніх слів. Інколи став­ляться слова: «Re», «Subject», «Conc». Слово «Re» є скороченням від латинського виразу «іn re» – «у справі» і має значення «стосовно, відносно». Слово «Conc» – є скороченням від слова «соncernіng». Вказівка на загальний зміст листа звичайно підкреслюється. Наприк­лад: Re: Your letter of March 03, 2010. Conc: Polіcy № 21 306.

В заголовку до тексту вітчизняного варіанта листа слова «стосовно» або «відносно» ставити не рекомендується. Так, не слід писати і слово «у справі», оскільки воно більше підходить до юридичної практики.

Відповідаючи на запитання, про що документ, заголовок друкується з нового рядка малими літерами через один міжрядковий інтервал, перено­си слів не допускаються, крапка в кінці заголовка до тексту не ставиться.

Основний текст - ц е, безумовно, головний реквізит. Складається із інформації, яку ви хочете донести до адресата. Відносно формального оформлення, то необхідно мати на увазі такі моменти:

1. Текст листа складається із абзаців, кожен з яких виражає одну закін­чену думку.

2. Листи, які надходять від закордонних відправників англійською мо­вою, звичайно друкуються через один інтервал між рядками всередині аб­зацу і через два інтервали між абзацами.

3. Для наступних сторінок тексту використовуються або звичайні ар­куші, або бланки. Бланки використовуються в основному великими і се­редніми фірмами. Для продовження першої сторінки листа може викори­стовуватися зворотна сторона аркуша.

4. В листах уникають переносу слів. Однак, якщо перенос неминучий, то слід пам’ятати, що на рядку можна залишити префікс, префікс і корінь або один корінь.

5. Написаний нетрадиційною «неділовою» мовою лист створює вра­ження непрофесіоналізму його виконавця, а також фірми, яку він пред­ставляє.

Текст листа повинен бути вичитаним для усунення можливих орфог­рафічних помилок – вони повністю виключаються.

Заключна формула ввічливості повинна завжди відповідати звертанню. Розміщується реквізит нижче останнього рядка основного тексту двома інтервалами. Після заключної формули ввічливості часто ставиться кома. Якщо ви в своєму листі закордонному партнеру не використали загаль­ноприйняту заключну формулу ввічливості, ви тим самим зміните зміст, тональність листа. Той, хто його одержав, подумає, що ви чимось незадо-волені або взагалі хочете перервати листування.

Підпис супроводжується повним іменем автора із вказівкою його по­сади і звання. Підпис на листі розміщується на правій стороні аркуша, якраз під зак­лючною формулою ввічливості. Прізвище і посада того, хто ставить підпис, друкується зверху до низу (а не окремим рядком) під його руко­писним підписом. Якщо лист виходить з якогось відділу, то назва відділу також фігурує в підписі під рукописним підписом.

Договори, чеки, фінансові зобов’язання, гарантії та інші важливі до­кументи повинні підписуватися за відповідну сторону законно уповнова­женими на це особами. При підписанні таких документів перед назвою організації в підписі часто ставлять слова: For and on behalf of («За і від імені») або Per pro («За домовленістю»).

У вітчизняному діло­водстві, не ставиться, також не робиться ніяких печаток на листі. Згідно з вітчизняними стандартами, підпис розміщується зліва під тек­стом відразу від поля. Для надання юридичної сили, наприклад, на гарантійному листі, про­ставляється печатка.

Якщо до листа є додатки, то їх характер і розмір уточнюються в лівому нижньому кутку листа після скорочення: Enclo (Enclosure) – додаток, Enclоs – множинне число. Додаток до листа, як і сам лист, повинен бути виконаний бездоганно, акуратно і не викликати у адресата негативних асо­ціацій при сприйнятті змісту листа.

Останній рядок у листі закордонному партнеру може займати пост­скриптум, який відмічається буквами P.S. (post scrіptum), що в перекладі з латинської означає «після написаного».

У вітчизняному діловодстві застосування постскриптуму не практи­кується.

 

ЛІТЕРАТУРА

 

1. Адаир Дж. Эффективная коммуникация. ‒ М.: Изд-во Эксмо, 2003. 240 с.

2. Алехина И.В. Имидж и этикет делового человека. – М.: Изд-во «ЭМН»: Центр правовой защиты, 1996.

3. Альбов. А.С. Письмо зарубежному партнеру. – Л.: Судостроение, 1991. ‒ 192 с.

4. Андрушків Б.М., Кузьмін О.Є. Основи менеджменту. – Львів: Світ, 1995. – 296 с.

5. Андрушко С.Я. Искусство составления деловых писем на английс­ком языке. – Одесса: “Два слова”, “Вариант”, 1993. – 32 с.

6. Аппенянский А.И. Человек и бизнес. – М.: Барс, 1995 ‒ 228 с.

7. Асмолов А. Г. Психология личности. ‒ М.: ЮНИТИ ‒ ДАНА, 1996. ‒ 148с.

8. Бацевич Ф. С. Основи комунікативної лінгвістики / Ф. С. Бацевич. – К.: Видавничий центр “Академія”, 2004. – 344 с.

9. Бодалев Л.А. Личность и общение. – М.: МПА, 1995г. ‒ 328 с.

10. Бодди Д., Пэйтон Р. Основы менеджмента: пер. с англ. / Под ред. Ю.Н. Каптуревского – СПб: Изд-во «Питер». – 1999. – 816 с.

11. Ваш зарубежный партнер. Переписка, документация, контракты. – М.: МП «Технология», 1992. ‒ 136 с.

12. Вачугов Д.Д., Кислякова Н.А. Практикум по менеджменту: деловые игры: Учеб. пособие. – М.: Высш. шк., 1998. – 176 с.

13. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. – М: Изд-во стандартов, 1990. – 160 с.

14. Веснин В.Р. Основы менеджмента: Учебник. М.: Институт международного права и экономики. ‒ Из-во "Триада, ЛТД", 1996. ‒ 384 с.

15. Вечер Л.С. Секреты делового общения. – Мн.: Выш. шк., 1996. – 367 с.

16. Выготский Л. С. Психология искусства.– Ростов –на– Дону: Феникс, 1998. – 480 с.

17. Гапон Ю. А. Специфіка дисципліни і фактори, що визначають зміст навчання іноземної мови професійної спрямованості / Ю. А. Гапон // Науково-практична конференція „Лінгвометодичні концепції викладання іноземних мов у немовних вищих навчальних закладах України”: Збірник статей. – К., 2003. – С. 40-49.

18. Грачёв Ю.М. Ведение переговоров с инофирмами. – М., 1997. ‒ 128 с.

19. Дип С., Сесмен Я. Верный путь к успеху. 1600 советов менеджерам. – М.: Вече Персей, АСТ, Серия: SELF-HELP. Пер. с англ. М.: В ече, Персей, АСТ. 1995. ‒ 384 с.

20. Завадський Й.С. Менеджмент ‒ Т. 1. ‒ К.: УФІМБ, 1997. ‒ 543 с.

21. Зигерт В., Ланг Л. Руководить без конфликтов. – М.: Экономика, 1990. ‒ 335 с.

22. Информационные системы в управлении производством: Пер. с англ., составитель Васильев В.И. ‒ М.: Прогресс, 1993. ‒ 352 с.

23. Карнегі Д. Як здобувати друзів і впливати на людей. / I. Д. Карнегі. - К.: Молодь ‒ Донецьк: Сталкер, 1999. ‒ 558 с.

24. Копець Л. В. Психологія особистості. Навч. посіб. для студ. вузів. К.: Вид. дім. "Києво-Могилянська академія", 2008. ‒ 458 с.

25. Кузин Ф.А. Делайте бизнес красиво. – М.: ИНФРА – М, 1995. ‒ 287 с.

26. Кузин Ф.А. Культура делового общения: Практ. пособие. - 5-е изд., перераб. и доп. © 1996. - М.: Ось - 89, 2000. - 319 с.

27. Курбатов В.И. Стратегия делового успеха. – Ростов-на-Дону: Феникс, 1995. ‒ 416 с.

28. Лабунская В.А. Психология общения. Психология экспрессивного по­ведения. ‒ М.: Знание, 1989. ‒ 64 с.

29. Маскон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы мене­джмента. ‒ М.: „Дело ЛТД”. ‒ 1994. ‒ 702 с.

30. Организация работы менеджера: Учебник / Л.В. Балабанова, О.В. Сардак. ‒ Донецк: Доннует, 2008. ‒ 480 с.

31. Организация работы менеджера: Навч. Посіб. / Доброзорова О.В. Осадчук І.В. – К.: Кондор, 2009. - 452 с.

32. Осовська Г.В. Комунікації в менеджменті: Курс лекцій. ‒ К.: "Кондор", 2003. – 218 с.

33. Осовська Г.В., Осовський О.А. Основи менеджменту: Підручник. Видання 3-є, перероблене і доповнене. ‒ К.: "Кондор", 2008. – 664 с.

34. Паблик Рилейшнз. Что это такое? – Ассоциация «Укрреклама. Союз рекламистов Украины», 1995.

35. Палеха Ю. Организация своевременной деловой коммуникации. – К.: МАУП, 2004. ‒ 192 с.

36. Роджерс Э., Агарвала-Роджерс Р. Коммуникации в организации. – М.: 1980. – 320 с.

37. Саймонг и др. Менеджмент в организациях. ‒ М.: Экономика, 1995. ‒ 335с.

38. Секреты умелого руководителя / Сост. И.В. Липсиц. – М.: Экономи­ка, 1991. - 320 с.

39. Скібіцька Л.І. Организация работы менеджера. Навч. Пособие. ‒ К.: Центр учебной литературы, 2010. - 360 с.

40. США: Организационные формы и методы управления промышленными корпорациями. ‒ М.: Наука, 1972. ‒ 382 с.

41. Т. А. ван Дейк. Язык. Познание. Коммуникация. Пер. с англ. / Сост. В.В.Петрова; Под ред. В.И.Герасимова; Вступ. ст. Ю.Н.Караулова и В.В.Петрова. М.: Прогресс, 1989. С. 300. Пер. О.А.Гулыги.

42. Трусов В.П. Выражение эмоций на лице. – Вопросы психологии, 1982. – № 5. - С. 144-147.

43. Уокер Дж. Р. Введение в гостеприимство: Учеб. пособие /Пер. с англ. ­ 2-е изд. ­М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. - 607 с.

44. Фатхутдинов Р.А. Система менеджмента. ‒ М.: АО "Бизнес-школа "Ител-синтез", 1996. – 336 с.

45. Федько В.П., Федько Н.Г. Основы маркетинга. Серия „Ученики Фенікса”. – Ростов н⁄Д: Фенікс, 2002. – 480 с.

46. Хміль Ф.І. Менеджмент: Підручник. ‒ К.: Вища, школа, 1995. ‒ 351 с.

47. Черкасов В.В., Платонов С.В., Третяк В.І. Управленческая деятельность менеджера. Основы менеджмента. ‒ К.: Ваклер; Атлант, 1998. ‒ 470 с.

48. Шалушкин Н.Н. Основы менеджмента и бизнеса. – К.: МАУП. 1995 – 176с.

49. Швальбе Б., Швальбе Х. Личность, карьера, успех. – М.: Прогресс, 1994. ‒ 352 с.

50. Якокка Ли. Карьера менеджера: Nonfiction (Деловой бестсел­лер) / Пер. с англ. Р.И. Столпер. ‒ Мн