Способы заполнения учетных регистров и их классификация

 

Учетные регистры классифицируются в зависимости от способов заполнения по признакам, приведенным в таблице 4.3.

Таблица 4.3

Классификация учетных регистров по способу заполнения

 

Название	Характеристика регистра	Пример регистра
по назначению
хронологи-ческие	регистры, предназначенные для записей в хронологическом порядке, по мере поступления документов в бухгалтерию	кассовая книга
системати-ческие	регистры, предназначенные для регистрации хозяйственных операций в определенной группировке (системе) по однородным экономическим признакам в разрезе как синтетических, так и аналитических счетов	главная книга
комбиниро-ванные	регистры, в которых сочетаются хронологическая и систематическая записи	журналы-ордера, ведомости
по объему содержания записей
синтетичес-кие	регистры, в которых записи делаются в обобщенном виде в разрезе синтетических счетов	главная книга, оборотная ведомость по синтетическим счетам

 

Название	Характеристика регистра	Пример регистра
аналитичес-кие	это регистры, в которых ведутся подробные записи в разрезе отдельных аналитических счетов или одного синтетического счета	карточки, книги для контроля за наличием и движением каждого отдельного вида материальных запасов, за состоянием расчетов с поставщиком, покупателем, подотчетным лицом
комбиниро-ванные	регистры, совмещающие ведение аналитического и синтетического учета	журналы-ордера, машинограммы
по внешнему виду
бухгалтер-ские книги	учетные таблицы (бланки), скрепленные между собой переплетом и расположенные в определенном порядке, в которых осуществляется учет материальных и денежных ценностей	кассовая книга, главная книга, книга складского учета
карточки	отдельные таблицы со специальной графовкой, изготовленные из бумаги или тонкого картона, совокупность карточек формируют картотеку	карточка учета материалов, инвентарные карточки по учету основных средств
отдельные листы	разновидность карточных регистров, отличие их заключается в способе хранения, отдельные листы хранятся в специальных регистраторах (папках) и применяются для ведения различных журналов	журналы, журналы-ордера, разработочные и платежные ведомости, машинограммы
по структуре построения
табличные	в подлежащем содержат числовые характеристики по дебету и кредиту отражаемых счетов, а в сказуемом - сведения о характере и содержании хозяйственных операций и расчетных показателей	кассовая книга, главная книга, книга складского учета

 

Название	Характеристика регистра	Пример регистра
линейно-позиционные	применяется в регистрах для учета расчетов (с поставщиками, подрядчиками, подотчетными лицами, покупателями, дебиторами и кредиторами) сущность линейной формы графления – в подлежащем регистра на каждого дебитора или кредитора отводится одна или несколько строк, а в сказуемом регистра показываются остатки на начало отчетного периода, обороты по дебиту и кредиту (с указанием основания записи, в разрезе, корреспондирующих счетов), а также остатки на конец отчетного периода	книга продаж, книга покупок
шахматные	каждая клетка таблицы одновременно показывает название дебетуемого и кредитуемого счетов. Сумма хозяйственной операции записывается один раз на пересечении горизонтальной линии одного корреспондирующего счета и вертикальной линии другого корреспондирующего счета	журналы-ордера

 

В процессе отражения хозяйственных операций в бухгалтерских регистрах могут быть допущены ошибки. Основанием для внесения исправлений в учет организации является бухгалтерская справка, подписанная главным бухгалтером из которой будет ясно: какая операция должна быть исправлена, на какую сумму и по какой причине.

В бухгалтерской справке следует описать характер допущенной ошибки, произвести необходимые перерасчеты сумм и указать порядок внесения исправлений. На основании этого документа бухгалтер вправе делать корректирующие записи на счета учета. Корреспонденции счетов нужно вносить текущей датой, которая указана в справке.

Статья 313 Налогового кодекса РФ относит бухгалтерскую справку к первичным документам, которые являются подтверждением данных налогового учета. Однако унифицированной формы документа нет. Поэтому организации сами разрабатывают такой бланк и указывают его в учетной политике по бухгалтерскому учету. Бухгалтерская справка должна содержать все обязательные реквизиты, утвержденные ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Основные способы исправления ошибок в бухгалтерском учете, приведены в таблице 4.4.

 

Таблица 4.4

Способы исправления ошибок в учетных регистрах

 

Корректур-ный способ

Способ предназначен для исправления ошибок, не затрагивающих корреспонденцию счетов. Предполагает зачеркивание неправильного текста или суммы одной тонкой чертой, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и делается оговорка за подписью главного бухгалтера «исправлено» с указанием даты исправления Например: Бухгалтер совершил ошибку в сумме и вместо положенной «1 056 - 36 «написал - «1 056 - 06». Ошибку необходимо исправить: следует зачеркнуть все цифры и сверху написать правильную сумму, поставить подпись

Способ красного сторно

Способ используется для исправления ошибочных записей в корреспонденции счетов и завышенных суммах хозяйственных операций, путем составления сторнировочной (отрицательной) записи. Ошибочная запись на основании бухгалтерской справки повторяется красным цветом в той же корреспонденции и одновременно обычными чернилами составляется правильная запись. В бухгалтерском учете суммы, написанные красным цветом, имеют отрицательное значение и при подсчете итогов (оборотов) вычитаются из общей суммы Например: Со склада организации отпущены в основное производство материалы на сумму 26 000 руб. Бухгалтер совершил ошибку в корреспонденции счетов. Ошибку необходимо исправить. 1) В результате допущенной ошибки в корреспонденции счетов операция получила неправильное отражение: Дебет счета 25 «Общепроизводственные расходы» Кредит счета 10 «Материалы» 26 000 руб. 2) Для исправления допущенной ошибки делается сторнировочная (отрицательная) запись красным цветом: Дебет счета 25 «Общепроизводственные расходы» Кредит счета 10 «Материалы» 26 000 руб. 3) Записывается новая запись в правильной корреспонденции счетов: Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 10 «Материалы» 26 000 руб.

 

 

Способ черного сторно

Случаи использования черного сторно аналогичны применению способа красного сторно, т.е. для исправления ошибочных записей в корреспонденции счетов и завышенных суммах хозяйственных операций. Но в отличие от предыдущего способа для исправления ошибочной проводки делают проводку на ту же сумму, отличающуюся от ошибочной заменой дебета на кредит, а кредита на дебет. Данный способ получил распространение в связи с применением автоматизированных форм учета. Например: Со склада организации отпущены в основное производство материалы на сумму 26 000 руб. Бухгалтер совершил ошибку в корреспонденции счетов. 1) В результате допущенной ошибки в корреспонденции счетов операция получила неправильное отражение: Дебет счета 25 «Общепроизводственные расходы» Кредит счета 10 «Материалы» 26 000 руб. 2) Для исправления допущенной ошибки делается обратная проводка: Дебет счета 10 «Материалы» Кредит счета 25 «Общепроизводственные расходы» 26 000 руб. 3) Записывается новая запись в правильной корреспонденции счетов: Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 10 «Материалы» 26 000 руб.

Способ дополни-тельных проводок

Способ применяется для исправления ошибок в тех случаях, когда первоначальная бухгалтерская проводка была составлена правильно, но в меньшей, чем следовало сумме. При этом необходимо на основании бухгалтерской справки составить дополнительную проводку с той же корреспонденцией счетов, но на недостающую сумму. Например: Со склада организации отпущены в основное производство материалы на сумму 79 000 руб. Бухгалтер совершил ошибку, при составлении записи, указав сумму 75 000 руб., т. е. на 4 000 руб. меньше, чем следовало. 1) В бухгалтерской проводке бухгалтер ошибочно указал сумму: Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 10 «Материалы» 75 000 руб. 2) Для исправления ошибки составляется дополнительная проводка на сумму разницы: Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 10 «Материалы» 4 000 руб.

Контрольные вопросы:

1 Что понимают под формой бухгалтерского учета?

2 Назовите формы бухгалтерского учета.

3 Для каких целей служат Журнал-ордера?

4 В чем заключаются преимущества использования автоматизированной формы бухгалтерского учета?

5 В каких случаях используется упрощенная форма бухгалтерского учета?

6 Назовите обязательные реквизиты первичных документов.

7 Какие проверки включает в себя обработка документов в бухгалтерии?

8 Какой установлен срок хранения документов экономического субъекта, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета?

9 Какие бывают учетные регистры по внешнему виду?

10 В чем заключается способ красного сторно? В чем различие между способами красного и черного сторно?