Документация в системе бухгалтерского учета

Отличительной чертой бухгалтерского учета является оформление хозяйственных операций первичными документами.

Первичный документ – это письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение.

Отдельные особенности составления первичных учетных документов раскрыты в статье 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Документы состоят из отдельных элементов, которые называют реквизитами (от лат. reguisitum – требуемое, необходимое).

Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты:

1) наименование документа,

2) дату составления документа,

3) наименование экономического субъекта, составившего документ,

4) содержание факта хозяйственной жизни,

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения,

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события,

7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта.

Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае представления первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

В первичном учетном документе допускаются исправления. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Не допускаются исправления в кассовых документах.

Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков (таблица 4.1).

Таблица 4.1

Классификация документов

Название	Характеристика документа	Пример
1) По назначению:
распоряди-тельные	документы, содержащие разрешение на совершение хозяйственной операции	приказ, расходный кассовый ордер
оправда-тельные	документы, подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием для ее отражения в бухгалтерском учете	авансовый отчет
бухгалтерс-кого офор-мления	документы, которые служат для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего их использования в учетном процессе	расчет начислений оплаты труда
комбиниро-ванные	документы, сочетающие в себе признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления	расчетно-платежная ведомость на оплату труда, расходный кассовый ордер
2) По содержанию хозяйственных операций:
материаль-ные	документы, служащие для оформления операций по движению материально-производственных запасов	требование - накладная
денежные	документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами организации	приходный и расходный кассовые ордера, платежное поручение
расчетные	используемые для оформления расчетных взаимоотношений организации со своими деловыми партнерами	акт выполненных работ
3) По объему отраженных операций:
первичные	документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции, они составляются в момент совершения хозяйственных операций	приходные и расходные кассовые ордера, накладные
сводные	документы, предназначенные для обобщения информации обо всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени	отчет кассира, товарный отчет, материальный отчет

 

Название	Характеристика документа	Пример
4) По месту составления:
внутренние	документы, составленные в самой организации для оформления внутренних хозяйственных операций	накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары, требование-накладная
внешние	документы, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими деловыми партнерами	накладная, счет-фактура

 

Обработка документов

Весь процесс составления, проверки, обработки, группировки и отражения документов в соответствующих регистрах должен осуществляться по определенному плану. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы, и оформляется график документооборота. Движение документа от момента составления до передачи в архив называется документооборотом (рисунок 4.6).

Рисунок 4.6 – Стадии документооборота

 

Понятие документооборота предусматривает составление графика прохождения документов, контроль правильного оформления документов и отражение операций на счетах бухгалтерского учета. График документооборота составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель.

После совершения хозяйственных операций документы, которыми они оформлены, передаются в бухгалтерию организации (4 этап стадии документооборота) (рисунок 4.7).

 

Рисунок 4.7 – Проверка документов в бухгалтерии

 

По истечении года документы из текущего бухгалтерского архива передаются в постоянный архив – это соответствует последнему 6 этапу стадии документооборота. Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством РФ.