Завершення роботи з Microsoft Excel

Для завершення роботи з Microsoft Excel необхідно закрити вікно про­грами: натиснути кнопку r вікна програми або комбінацію клавіш Alt + F4, або виконати команду Выход зі складу меню Файл.

Робота з вікнами

Іноді необхідно одночасно переглядати різні частини великої таблиці. Для цього слід поділити вікно таблиці на підвікна одним із таких способів:

1. Встановити покажчик миші на горизонтальній або вертикальній по­знач­ці поділу (він матиме вигляд двуспрямованої стрілки) і пересунути його в потрібне місце. Розміри підвікон можна змінювати, пересуваючи смуги поділу.

2. Виділити стовпець або рядок, перед яким слід поділити вікно. Для поділу вікна на 4 частини необхідно виділити вічко, перед яким потрібно виконати поділ. Потім у меню Окно вибрати команду Разделить. Вікно розділиться горизонтально за рядком над виділеним вічком і вертикально за стовпцем ліворуч від нього.

Щоб скасувати поділ вікон, слід у меню Окно вибрати команду Снятьразделение або двічі натиснути на лінії поділу.

Створення нового вікна

За допомогою команди Новое меню Окно можна створити додаткове вікно для активної робочої книги, щоб переглядати різні частини робочої книги одночасно. У цьому випадку в заголовку вікна після імені робочої кни­ги через двокрапку зазначається номер нового вікна. Наприклад, друге вікно робочої книги Звіт буде назване Звіт:2.

Упорядкувати вікна робочої книги можна в такий спосіб. В меню Окнослід вибрати команду Расположить. У діалоговому вікні, що з’явилося, вибрати потрібний варіант:

- рядом – вікна займатимуть рівні частини екрану;

- сверху вниз – упорядкування горизонтальними смугами;

- слева направо – упорядкування вертикальними смугами;

- каскадом – упорядкування каскадом.

Якщо встановити прапорець только окна текущей книги,то розміщені таким чином будуть тільки вікна активного документа.

Для повернення до одновіконного зображення необхідно розгорнути актив­не вікно на весь екран, натиснувши на кнопку розгортання вікна.

Фіксація підвікон

Іноді потрібно зафіксувати не екрані частину таблиці. Наприклад, зафі­ксу­вати заголовок таблиці, щоб він завжди був присутній на екрані. Для фік­са­ції тільки горизонтальних або тільки вертикальних заголовків виконайте такі дії:

- щоб зафіксувати горизонтальні заголовки, виділіть рядок нижче заго­ловків; а щоб зафіксувати вертикальні заголовки, виділіть стовпець праворуч від заголовків;

- у меню Окно виберіть команду Закрепить области.

Для фіксації і вертикальних, і горизонтальних заголовків необхідно:

- виділити вічко, по якому слід зафіксувати заголовки (всі рядки вище виділеного вічка і всі стовпці ліворуч від виділеного вічка будуть зафіксовані);

- у меню Окно вибрати команду Закрепить области.

Якщо поділити вікно до фіксації підвікон, вони зафіксуються за їхнім поточним місцем, а не за активним вічком.

Скасовується фіксація вікон і підвікон командою Снять закрепление областейменюОкно.

Форматування даних

Формат чисел

Кожне число в таблиці можна подати в різному форматі (з різною кіль­кістю десяткових позицій, незначущих нулів та ін.).

Для зміни формату вмісту вічка необхідно:

- виділити потрібні вічка;

- вибрати команду Ячейки меню Формат;

- вибрати вкладку Число (рис.5.11.);

- у переліку Числовые форматы вибрати тип формату вмісту вічка, а в полях праворуч – параметри формату;

- у полі Образец буде відображатися приклад вмісту вічка в обраному форматі;

- щоб створити власний формат, слід вибрати пункт все форматы, а потім у полі Тип ввести новий формат;

- натиснути ОК.

Рис. 5.11. Вікно формату вічок

Маски форматів

Маски форматів чисел дозволяють керувати відображенням значень у вічках. Значення масок таке (табл. 5.1):

Таблиця 5.1

Приклади використання масок

Введене число	Маска	Відображення числа
76,364	000,000	076,364
44,894	###,###	044,894
7636,4	####,#	7636,4
781,7	$###,	$782,
7,6	#,000	7,600
2,4	000,#	002,4
3,25	#???/???	13/4
0,8	?,#	,8
0,2	0,00	0,20
0,7	#,00	,70
0,4	?,#%	40%

Основной – числа виводяться в тому форматі, в якому були введені:

# – якщо число має більшу кількість цифр праворуч від десяткової коми, ніж зазначено знаків # у правій частині формату, то число округляється до зазначеної кількості десяткових знаків після коми. Якщо число має більшу кількість десяткових знаків ліворуч від коми, ніж знаків # у лівій частині формату, то виводиться більша кількість цифр.

0 (нуль) – подібний символу #, але якщо в числі менша кількість цифр після коми, ніж зазначено знаків 0 у шаблоні, то виводяться відсутні нулі.

? – подібний символу 0, за винятком того, що Microsoft Excel виводить пропуск замість незначних нулів по обидва боки від десяткової коми таким чином, що число виявляється вирівняним по десятковій комі. Можна також використовувати цей символ для раціональних дробів, що мають різне число десяткових знаків.

, (кома) – цей символ визначає, скільки цифр (відповідно до кількості символів 0 і #) виводиться праворуч і ліворуч від десяткової коми. Можна також використовувати кому в шаблонах часу дня для того, щоб створити формати часу дня, що відображають частки секунди.

% – число множиться на 100 і додається знак %.

(пропуск) – роздільник тисяч. Тисячі розділяються пропусками, якщо шаблон містить пропуски, оточені по обидва боки знаками # або 0. Пропуск, що йде слідом за знаком шаблону, округляє число до тисяч. Шаблон, в якому за символами 0,0 йдуть два пропуски, буде відображати число 43 500 000 як 43,5.

E+00 – експоненціальний формат числа.

грн. – + / (): – відображаються ці символи.

\ – відображається наступний за ним символ формату. Microsoft Excel не відображає сам символ "зворотна коса риска". Діє так, ніби наступний за ним символ був укладений у подвійні лапки.

* – повторює наступний за ним символ формату стільки разів, скільки потрібно, щоб заповнити усю ширину стовпця. У кожній секції формату не може бути більш одного символу *.

_ (підкреслення) – робить пропуск ширини, що відповідає наступному символу шаблону. Наприклад, для того, щоб Microsoft Excel робив пропуск на ширину символу дужок і позитивні числа виявлялися вирівняними так само, як і негативні числа, укладені в дужки, слід ввести _) наприкінці секції формату для позитивних чисел.

"meкcm" – відображає будь-який текст, укладений у подвійні лапки.

@ – якщо у вічку є текст, то цей текст відображається в тому місці фор­ма­ту, де перебуває символ @.

Зазначимо, що зміна формату вічка змінює лише зовнішній вигляд вічка, але не його вміст.

Вирівнювання вмісту вічок

Вміст вічок може бути вирівняний по лівому краю, по правому краю або по центру. На новому робочому аркуші всі вічка мають формат Обычный, при якому числа, дати і час вирівнюються по правому краю вічка, текст – по лівому, а логічні значення ИСТИНА і ЛОЖЬ центруються. Зміна вирів­ню­ва­ння не впливає на тип даних. Для вирівнювання вмісту вічок необхідно:

q виділити вічка, які слід відформатувати;

q у меню Формат вибрати команду Ячейки;

q вибрати вкладку Выравнивание;

q у прихованому переліку по горизонтали вибирається тип вирівнювання по горизонталі:

- по значению – вирівнювання за замовчанням залежно від типу даних;

- по левому краю (отступ) – вміст вічка вирівнюється по лівому краю з відтступом, який зазначений у полі праворуч;

- по центру – вміст вічка центрується;

- по правому краю – вміст вічка вирівнюється по правому краю;

- с заполнением – вміст виділеного діапазону заповнюється симво­ла­ми, зазначеними в лівому вічці обраного діапазону;

- по ширине – вміст вічка розбивається на декілька рядків, а пропуски між словами встановлюються так, щоб ширина рядків відповідала вічку;

- по центру выделения – вміст лівого вічка виділеного діапазону вирівнюється по центру діапазону (всі інші вічка виділеного діапа­зо­ну повинні бути порожніми);

q у прихованому переліку по вертикали вибирається тип вирівнювання по вертикалі:

- по верхнему краю – вміст вічка вирівнюється по верхньому краю;

- по центру – по центру;

- по нижнему краю – по нижньому краю;

- по высоте – вміст вічка розбивається на декілька рядків, перший і останній рядки вирівнюються по верхній і нижній межі вічка;

q у групі прапорців Отображение можна увімкнути такі режими:

- переносить по словам – по досягненні правої межі вічка текст буде переноситися на новий рядок;

- автоподбор ширины – розмір символів зменшується так, що вміст вічка уміщується в межах вічка;

- объединение ячеек – виділені вічка об’єднуються в одне;

q у рамці Ориентация вибирається напрямок розташування тексту у вічку – текст можна розташувати вертикально, або під кутом.

Для швидкого вирівнювання даних у вічках використовуються кнопки на панелі інструментів.

Щоб вирівняти текст по центру декількох стовпців, необхідно:

- виділити вічко, що містить дані, які необхідно вирівняти по центру декількох стовпців, і порожні вічка, що містяться праворуч;

- об’єднати вічка, натиснувши кнопку .

Встановлення шрифту

Для встановлення шрифту необхідно:

q виділити групу вічок;

q у меню Формат вибрати команду Ячейки;

q вибрати вкладку Шрифт (рис. 5.12.);

q у переліку Шрифт вибирається тип шрифту (шрифти типу TrueType виглядають однаково на екрані й на друку, поруч з їхнім ім’ям встановлені спеціальні позначки);

q у полі Начертание вибирається написання шрифту:

- обычный – звичайне написання;

- курсив – курсивне написання;

- полужирный – жирне написання;

- полужирный курсив – жирне курсивне написання.

q у полі Размер – розмір шрифту у пунктах (1 пункт = 0,375 мм).

q у полі Подчеркивание – тип лінії підкреслення:

- Нет – підкреслення не використовується;

- Одинарное, по значению –підкреслення символів одинарною лінією;

- Двойное, по значению –підкреслення символів подвійною лінією;

- Одинарное, по ячейке –підкреслення одинарною лінією по ширині вічка;

- Двойное, по ячейке –підкреслення подвійною лінією по ширині вічка;

q у полі Цвет – колір символів;

Рис. 5.12. Вкладка Шрифт з команди Формат вічок

 

q у рамці Эффекты можна встановити прапорці:

- зачеркнутый –закреслення тексту одинарною лінією;

- верхний индекс –розмір символів зменшується, текст розта­шо­вується вище;

- нижний индекс –розмір символів зменшується, текст розта­шо­вується нижче;

q якщо встановити прапорець Обычный, то у вічку встановиться шрифт за замовчанням;

q натиснути ОК.

Для швидкого форматування символів використовуються кнопки панелі Форматирование.

Зміна розмірів рядків і стовпців

За замовченням вічка мають стандартну ширину і висоту. Висота рядку визначається розміром поточного шрифту. Для зміни розміру рядка або стовпця можна пересунути межу заголовку до необхідного розміру (на межі заголовків покажчик миші обернеться на двоспрямовану стрілку). Для зміни розмірів відразу декількох стовпців або рядків слід їх виділити і пересунути межу одного з виділених елементів. Якщо на межі заголовків стовпців двічі натиснути мишею, то ширина стовпця встановиться по ширині вічка з самим довгим вмістом.

Для точного встановлення ширини стовпців необхідно:

- виділити стовпці;

- викликати команду Столбец меню Формат, потім вибрати команду Ширина;

- ввести в полі Ширина столбца значення ширини стовпця (число сим­волів, що можуть поміститися в стовпці при використанні стандартного шрифту);

- натиснути кнопку ОК.

Команда Автоподбор ширини встановлює ширину стовпця так, щоб умістити самий довгий елемент цього стовпця. Команда Стандартная ши­ри­на пропонує змінити стандартну ширину для стовпців робочого аркушу.

Для точного встановлення висоти рядків необхідно:

- виділити рядок або декілька рядків;

- вибрати команду Строка меню Формат, а потім команду Высота;

- у полі Высота строки ввести значення висоти рядку в пунктах;

- натиснути ОК.

Щоб приховати рядки або стовпці, необхідно:

- виділити рядки або стовпці, які слід приховати;

- вибрати в меню Формат команду Строка або команду Столбец від­по­відно, потім вибрати команду Скрыть.

Щоб приховати рядок, можна також пересунути нижню межу заголовку рядку за верхню межу. Щоб приховати стовпець, можна пересунути праву межу заголовку стовпця за ліву. Стовщена рамка рядка або стовпця, а також пропущена літера стовпця або пропущений номер рядка вказують на наяв­ність прихованих рядків або стовпців.

Щоб показати рядки або стовпці, необхідно:

- виділити рядки або стовпці по обидва боки прихованого рядку або стовпця;

- у меню Формат вибрати команду Строка або Столбец, а потім ви­брати команду Отобразить.

Щоб показати рядок, можна також встановити покажчик миші відразу під стовщеною межею заголовку рядка і пересунути її униз. Щоб показати стовпець, слід встановити покажчик миші впритул праворуч від стовщеної межі заголовкустовпця і пересунути її праворуч.

Оформлення таблиць

Таблиці в Microsoft Excel можна обрамлювати рамками і заповнювати різним кольором. Для обрамлення необхідно:

- виділити вічка, які потрібно обрамити;

- у меню Формат вибрати команду Ячейки;

- вибрати вкладку Граница (рис. 5.13);

- у полі тип линии вибрати тип лінії рамки;

- у переліку цвет – колір лінії;

- для обрамлення виділених вічок ззовні слід натиснути кнопку внешние;

Рис. 5.13. Вікно вкладки Границя команди Формат вічок

- для відображення на папері внутрішніх ліній меж вічок слід натиснути кнопку внутренние;

- для зняття обрамлення виділених вічок слід натиснути кнопку нет;

- за допомогою групи кнопок Отдельные можна встановлювати та при­би­рати окремі лінії. Це можна також робити натисканням миші у зраз­ку обрамлення, який подано у вікні.

Створювати рамки можна також за допомогою прихованого переліку Границы: :

- виділити вічка, які необхідно обрамити;

- натиснути на стрілці поруч із кнопкою Границы;

- вибрати тип обрамлення в палітрі рамок.

Обраний тип обрамлення можна застосувати і для інших вічок, виді­лив­ши ці вічка і зробивши натискання в палітрі Границы. Для зручності вико­ри­стання палітру рамок можна витягти з панелі інструментів.

Вічка таблиці можна заповнювати різними кольорами та візерунками:

- виділити вічка;

- вибрати команду Ячейки меню Формат;

- вибрати вкладку Вид;

- у палітрі кольорів вибрати колір (у рамці Образец буде подано зразок з обраними параметрами);

- у переліку Узор вибрати візерунок;

- натиснути кнопку ОК.

Для оформлення елементів таблиці різними кольорами можна вико­ри­сто­вувати також піктографічне меню:

- виділити потрібні вічка;

- для зміни кольору натиснути на стрілці поруч із кнопкою та у палітрі кольорів вибрати колір;

- для зміни кольору символів натиснути на стрілці поруч із кнопкою і вибрати необхідний колір.

Виконання обчислень

Основні відомості

Обчислення в таблицях виконуються за допомогою формул. Формула може складатися з математичних операторів, значень, посилань на вічки та імена функцій. Результатом виконання формули є деяке нове значення, що міститься у вічку, де міститься формула. Формула починається зі знаку рівняння =. У формулі можуть використовуватися арифметичні оператори +, –, *, /. Порядок обчислень визначається звичайними математичними законами.

Приклади формул: =(А4+В8)*2, =F7*С14+B12.

Константи – текстові або числові значення, що уводяться у вічко і не можуть змінюватися під час обчислень.

Посилання на вічко або групу вічок – спосіб, яким можна зазначити конкретне вічко або декілька вічок. Посилання на окреме вічко здійснюється зазначенням його координат. Значення порожнього вічка дорівнює нулю. Посилання на вічка бувають двох типів:

- відносні (наприклад: F7) – визначають положення вічка відносно вічка з формулою.

- абсолютні, які відрізняються наявністю символу $ перед ім’ям строки або(та) стовпця (наприклад: $F$7), – завжди вказують на конкретні вічка таблиці.

Відносні посилання автоматично корегуються при їх копіюванні, а від­но­сні – ні. Наприклад, якщо пересунути або скопіювати формулу, яка містить обидва наведені посилання, на рядок нижче, то перше посилання авто­ма­тич­но зміниться на F8, а друге залишиться без зміни.

Можливо комбінувати типи посилань, наприклад: F$7.

Для посилання на групу вічок використовують спеціальні символи:

: (двокрапка) – формує посилання на суцільний діапазон вічок. На­при­клад: С4:С7 звертається до вічок С4, С5, С6, С7.

;(крапка з комою) – використовується для об’єднання кількох вічок або діапазонів вічок. Наприклад, D2:D4;D6 – посилання на вічка D2, D3, D4 та D6.

Для введення формули у вічко потрібно ввести знак = і математичний вираз, значенню якого повинен дорівнювати вміст цього вічка. Результат обчислення зображується безпосередньо у вічку, а текст формули з’являється в рядку редагування при виділенні цього вічка.

Функції

Функціями в Microsoft Excel називають заздалегідь визначені та іме­но­вані формули, що мають один або декілька аргументів. Аргументами функцій можуть бути числові значення або адреси вічок. Наприклад:

=СУММ(А5:А9) – сума вічок А5, А6, А7, А8 та А9;

=СРЗНАЧ(G4:G6) – середнє значення вічок G4, G5 та G6.

Функції можуть входити одна в іншу, наприклад:

=ОКРУГЛ(СРЗНАЧ(G4:G6);2) – середнє значення по діапазону вічок G4:G6, округлене до двох десяткових знаків після крапки.

Для введення функції у вічко необхідно:

- виділити вічко для формули;

- викликати Мастер функций за допомогою команди Функция меню Вставка або кнопки ;

- у діалоговому вікні, що з’явилося (рис.5.14), вибрати тип функції в переліку Категория, потім – потрібну функцію в переліку Функция;

- натиснути кнопку ОК;

- у полях Число1, Число2 та ін. наступного вікна ввести аргументи функції (числові значення або посилання);

- щоб не вказувати аргументи з клавіатури, можна натиснути кнопку , яка міститься праворуч від поля, і вказати мишею аргументи функції безпосередньо на робочому листі; для виходу з цього режиму слід натиснути кнопку , яка буде під рядком формул;

- натиснути ОК.

Рис. 5.14. Вікно Майстра функцій

Швидко вставити у вічко функцію суми СУММ можна також за допо­мо­гою кнопки .

При зверненні до вічка, інтервалу або формули замість адреси вічок можна використовувати привласнені їм імена.

Щоб привласнити ім’я формулі, необхідно:

- у меню Вставка вибрати пункт Имя, а потім пункт Присвоить;

- у полі Имя ввести ім’я для формули;

- у полі Формула ввести формулу (вона повинна починатися зі знака рівняння);

- натиснути кнопку Добавить, після чого ім’я формули з’явиться в переліку;

- для вилучення імені з переліку слід виділити його і натиснути кнопку Удалить;

- після введення усіх імен натиснути ОК.

Щоб вставити формулу з власним ім’ям, необхідно:

- у меню Вставка вибрати пункт Имя, а потім пункт Вставить;

- у переліку Имя вибрати ім’я формули і натиснути ОК.

Для присвоєння імені вічку (інтервалу) необхідно або виконати ті ж самі дії, попередньо виділивши вічко з цим значенням, або:

- виділити вічко, інтервал вічок або декілька несуміжних інтервалів, яким слід привласнити ім’я;

- натиснути мишею в полі імені в лівій частині рядку формул;

- набрати ім’я для вічка або інтервалу;

- натиснути клавішу Enter.

Якщо натиснути на кнопці зі стрілкою поруч із полем імені, то з’явиться перелік власних імен вічок. Цей перелік можна використовувати для швид­ко­го переміщення до іменованого об’єкту.

Ім’я, привласнене вічку або інтервалу на одному робочому аркуші, можна використовувати на будь-якому іншому аркуші цієї ж книги. Але можна також створювати імена, визначені тільки для поточного робочого аркуша (наприклад, щоб використовувати однакове ім’я на декількох різних аркушах однієї книги). Для цього необхідно включити до імені назву листа, на­при­клад: Лист5!КоефіцієнтКореляції.

При визначенні однакового імені на рівні аркушу і на рівні всієї книги, ім’я на рівні робочого аркушу буде перекривати загальне ім’я на тому арку­ші, де воно визначено.

 

Повідомлення про помилки

Якщо формула у клітинці не може бути правильно обчислена, Microsoft Excel виводить у вічко повідомлення про помилку. Якщо у формулі є посилання на вічко, що містить значення помилки, то замість цієї формули також буде виводитися повідомлення про помилку. DrWeb

 

Значення помилок:

#### – ширина вічка не дозволяє відобразити число в заданому форматі;

#ИМЯ? – Microsoft Excel не зміг розпізнати ім’я, використане в формулі;

#ДЕЛ/0! – у формулі робиться спроба ділення на нуль;

#ЧИСЛО! – порушені правила задавання операторів, прийняті в мате­ма­тиці;

#Н/Д – таке повідомлення може з’явитися, якщо як аргумент задано поси­ла­ння на порожнє вічко;

#ПУСТО! – зазначено перетинання двох областей, які насправді не мають загальних вічок;

#ССЫЛКА! – у формулі задано посилання на неіснуюче вічко;

#ЗНАЧ! – використаний неприпустимий тип аргументу.