Формування проміжних підсумків

 

У Microsoft Excel можна обчислювати проміжні підсумки або підсумки для частин даних аркуша. Наприклад, на аркуші з даними продажу для трьох різних категорій товарів можна спочатку відсортувати товари за категоріями, а потім виділити всі клітинки, які містять дані, і відкрити діалогове вікно Проміжні підсумки (меню Дані, команда Підсумки).

У діалоговому вікні Проміжні підсумки можна вибрати стовпець, на даних якого базуватимуться проміжні підсумки (наприклад, за кожної зміни значення у стовпці «Тиждень»), потрібну операцію обчислення, а також стовпець або стовпці, за даними яких потрібно додати підсумки. Наприклад (як показано на попередньому малюнку), можна обчислити проміжні підсумки для кількості одиниць товару, проданого в кожній категорії. Визначені проміжні підсумки відобразяться на аркуші.

 

Як показано на попередньому малюнку, при додаванні проміжних підсумків до аркуша також визначаються групи, які базуються на рядках, використаних для обчислення підсумків. Групи формують структуру аркуша залежно від критеріїв, використаних для створення проміжних підсумків. Усі рядки з меблевою продукцією містяться в одній групі, рядки з устаткуванням - в іншій групі, і т.д. Розділ структури ліворуч від аркуша містить елементи керування, за допомогою яких можна приховати або відобразити групи рядків.

 

Існує три таких типи елементів керування в розділі структури.

Кнопки приховування подробиць Коли рядки групи відображено, кнопка приховування подробиць з'являється поруч із групою.

Кнопки відображення подробиць Якщо приховати групи рядків, кнопка поруч із групою зміниться на кнопку відображення подробиць. За натиснення кнопки відображення подробиць рядки цієї групи знову відобразяться на аркуші.

Кнопки рівнів Кожна з нумерованих кнопок рівнів представляє рівень організації на аркуші; за натиснення кнопки рівня приховуються всі рівні, нижчі за рівень, кнопку якого було натиснуто.

 

Нижче подана таблиця ідентифікує три рівні організації з попереднього малюнка.Рівень Опис

1 Загальний підсумок

2 Проміжні підсумки для кожної групи

3 Окремі рядки на аркуші

 

 

Якщо на аркуші, показаному на попередньому малюнку, натиснути кнопку рівня 2, то буде приховано рядки з даними продажу окремих товарів, але відображеними залишаться рядок із загальним підсумком (рівень 1) і всі рядки з проміжними підсумками для кожного продукту (рівень 2).

 

Для додаткової зручності до структури, створеної Microsoft Excel, можна додати рівні подробиць, щоб мати змогу час від часу приховувати окремі подробиці. Наприклад, вам може знадобитися приховати дані з продажу бамбукових огорож, бамбукових дзвіночків і бамбукових кілочків (які добре продаються), щоб побачити, як продаються інші товари в порівнянні один з одним.

 

 

Можна автоматично обчислити проміжні та загальні підсумки у списку для

стовпця за допомогою команди Проміжні підсумки у групі Структура на вкладці Дані.

Проміжні підсумки обчислюються за допомогою таких функцій зведення, як, наприклад, Сума або Середнє, використовуючи

функцію SUBTOTAL. Для кожного стовпця можна задати кілька функцій зведення.

Загальні підсумки отримуються на основі докладних даних, а не

значень у проміжних підсумках. Наприклад, під час використання функції зведення Середнє у рядку загального підсумку відображається середнє всіх рядків у списку, а не середнє значень рядків проміжного підсумку.

 

Якщо в книзі настроєно автоматичне обчислення формул, команда Проміжні підсумки автоматично переобчислюватиме значення проміжних і загальних підсумків під час змінення докладних даних. Команда Проміжні підсумки також структурує список, щоб можна було відображати та приховувати рядки з

докладними даними для кожного проміжного підсумку.

Переконайтеся, що кожний із стовпців містить назву в першому рядку, схожі факти в кожному зі стовпців, і що в діапазоні немає пустих рядків або стовпців.

Виділіть клітинку в діапазоні.

Виконайте одну з таких дій:

 

Вставлення одного рівня проміжних підсумків

 

Вставлення вкладених рівнів проміжних підсумків

 

Порада Для відображення зведення лише проміжних і загальних підсумків клацніть символи структури поруч із номерами рядків. Символи і дають змогу відобразити або приховати рядки з даними для окремих проміжних підсумків.