Документация системы менеджмента качества (СМК)

Исходя из целей и задач документирования, можно сформулировать следующие принципы, положенные в основу создаваемой на предприятии документации системы качества.

1. Документация должна быть системной, то есть определенным образом структурированной, с четкими внутренними связями между элементами системы качества.

2. Документация должна быть комплексной, то есть охватывать все аспекты деятельности в системе качества, в том числе организационные, экономические, технические, правовые, социально-психологические, методические.

3. Документация должна быть полной, то есть содержать исчерпывающую информацию обо всех процессах и процедурах, выполняемых в системе качества, а также о способах регистрации данных о качестве. При этом объем документации должен быть минимальным, но достаточным для практических целей.

4. Документация должна быть понятной всем ее пользователям — руководителям, специалистам и исполнителям. Текст документа должен быть логически последовательным, не должен допускать различных его толкований.

5. Документация должна содержать только практически выполнимые требования. В ней нельзя устанавливать нереальные положения.

6. Документация должна быть адекватной рекомендациям и требованиям стандартов семейства ИСО 9000. С этой целью во вводной части каждого документа необходимо давать точную ссылку на конкретный раздел или пункт стандарта, в соответствии с которым разработан данный документ.

7. Документация должна быть легко идентифицируемой, то есть каждый документ должен иметь соответствующее наименование, условное обозначение и код, позволяющий установить его принадлежность к определенной части системы.

8. Документация должна быть адресной, то есть каждый документ системы качества должен быть предназначен для определенной области применения и адресован конкретным исполнителям.

9. Документация должна быть актуализированной. Это означает, что документация в целом и каждый отдельный документ должны своевременно отражать изменения, происходящие в стандартах семейства ИСО 9000 и изменения условий обеспечения качества на предприятии.

10. Документация должна иметь санкционированный статус, то есть каждый документ системы качества и вся документация в целом должны быть утверждены полномочными должностными лицами.

Поскольку стандарты ИСО не требуют какой-либо конкретной формы документации СМК, принятая в организации форма должна быть приспособлена к условиям и потребностям организации.

Подготовка, регистрация, хранение, актуализация нормативных документов по стандартизации системы менеджмента качества возлагается на службу стандартизации и менеджмента качества (или соответствующую организационную структуру организации), которая, как правило, является организационной основой системы менеджмента качества.

Нормативные документы системы менеджмента качества могут быть на любых носителях информации, должны включать:

¾ декларации о политике и целях в области качества;

¾ руководство по качеству и процедуры управления качеством;

¾ нормы, правила и технические регламенты на процессы;

¾ правила, субъекты и результаты подтверждения соответствия.

Виды документации системы менеджмента качества:

¾ Политика в области качества;

¾ Цели в области качества;

¾ Руководство по качеству;

¾ Документированные процедуры - последовательность выполнения действий и процессов (6 обязательных процедур);

¾ Рабочие инструкции, должностные инструкции, положения о подразделениях;

¾ Планы качества;

¾ Внешние документы – Законы, технические регламенты, ГОСТы, ГОСы и др.;

¾ Записи - объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов (22 вида записей)

Политика в области качества ориентирована на потребителя, должна:

¾ соответствовать целям организации;

¾ включать обязательства совершенствования системы менеджмента качества;

¾ включать гарантии аудита и сертификации системы менеджмента качества;

¾ обеспечивать основу для выделения и анализа целей в области качества;

¾ быть известна и понятна персоналу, потребителю, партнерам;

¾ актуализироваться по результатам аудита и сертификации.

Цели в области качества должны быть измеряемы и соответствовать политике в области качества. Высшее руководство (организации) должно обеспечить уверенность в том, что цели в области качества, включая те, которые необходимы для удовлетворения требований к продукции, установлены для всех соответствующих направлений деятельности и подразделений организации.

Руководство по качеству включает:

¾ область применения системы менеджмента качества;

¾ правила и технические регламенты системы менеджмента качества;

¾ описание субъектов и взаимодействий процессов системы менеджмента качества.