Понятие и виды архивных фондов и архивов

Архивный фонд РФ представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ. Основы законодательства РФ об АФ РФ и архивах. В состав АФ России входят находящиеся на территории РФ архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документации, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, переписи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Структурная схема организации АФ РФ определяется существующей сетью федеральных, государственных и муниципальных архивов, других учреждений, в законодательно определенном порядке хранящих документы АФ РФ, а также сетью архивов министерств, ведомств, организаций, в том числе негосударственных, документы которых в установленном порядке отнесены к составу АФ РФ.

Наиболее ценная часть АФ РФ объемом около 41,0 млн. единиц хранения сконцентрирована в 14 фед. архивах.

Отнесение документов к составу АФ РФ производится на основании экспертизы их ценности, в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой.

Работа по распределению документов между архивами называется организацией документов в пределах Архивного фонда РФ. На практике организация архивных фондов и архивных документов складывается из административно-правовых и научно-методических решений, технических операций. При этом учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и другие факторы. Организация документов АФ страны осуществляется на трех уровнях: в пределах АФ РФ в целом; в пределах архива; в пределах архивного фонда.

Орг-ция док-в на первом этапе, т.е. на уровне АФ РФ, лежит в основе построения сети гос. хранилищ.

Признаки организации документов АФ РФ: 1. Организация документов по формам собственности; 2. Организация документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации.

Первый признак включает в себя систематизацию документов государственной части АФ РФ (подлежащих хранению в государственных архивах, библиотеках и музеях, учреждениях Российской Академии Науки и пр.); документов, входящих в состав государственной части АФ субъекта РФ и являющихся государственной собственностью субъекта; документов негосударственной части Архивного фонда РФ, передаваемых их собственниками в архивы в государственную собственность (подлежащих обязательному приему на постоянное хранение, при заинтересованности архивов - на временное, депозитарное хранение).

Второй признак характеризуется следующими моментами: - Хранение в общих и специализированных архивах и организация по архивным фондам организаций и физических лиц, их образовавших, а также по архивным коллекциям, письменных и графических документов на бумажных носителях; - Хранение в специализированных архивах или в специализированных отделах общих архивов аудиовизуальных и электронных документов.

Существует три формы хранения документов АФ страны: постоянное, временное и депозитарное хранение: Постоянное хранение - вечное хранение архивных документов в архивах, библиотеках, музеях. Временное хранение - хранение документов учреждениями и организациями в создаваемых ими архивах в течение периода, установленного нормативными правовыми актами. Временное хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций, предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Депозитарн ое хранение - хранение документов в архиве, музее и библиотеке на условиях, определяемых соглашением - договором между собственником документов и архивом, музеем и библиотекой с сохранением за собственником права распоряжаться архивными документами.

Разновидностями архивного фонда являются: -o архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов АФ РФ и других архивных документов; -o объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан документов АФ РФ и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи; -o архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав АФ РФ.

АФ организации называется АФ, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного юр.о лица.

АФ личного происхождения называется АФ, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

Объединенный АФ - это АФ, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи.

Объединенный АФ, как правило, создается уже в архиве на основе нескольких фондов. Признаками образования объединенного архивного фонда могут служить однородность и преемственность деятельности учреждений, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др.; для физических лиц - родственные, профессиональные, творческие, деловые связи.