Правовое регулирование сохранения и использования библиотечных фондов

Основные правила хранения и использования библиотечных фондов
(лекция для вновь принятого в библиотеку персонала) национальный библиотечно-информационный фонд документов РФ - собрание всех видов документов, комплектуемое на основе обязательного экземпляра, распределяемое в соответствии с настоящим Федеральным законом, предназначенное для постоянного хранения и общественного использования и являющееся частью культурного достояния народов РФ.

Библиотеки приобретают, сохраняют и предоставляют в пользование документы разных типов (под документом понимают любой материал, на который любым способом нанесена информация). Обеспечение сохранности фонда - одна из основных функций, без надлежащего выполнения которой библиотеки со временем не смогут в полной мере удовлетворять запросы читателей.

Одни библиотеки хранят все свои фонды вечно. Их в стране немного; это - библиотеки федерального уровня. Другие библиотеки имеют фонды разной значимости и назначения. Лишь часть фонда - редкие и ценные документы - они должны хранить постоянно, без ограничения срока; остальные фонды имеют определенные сроки хранения. Хотя порядок использования фондов разных категорий неодинаков, сохранение их в течение означенных сроков должно быть неукоснительным.

За сохранность фондов в библиотеке ответственны все сотрудники вне зависимости от того, на каком участке и каким видом деятельности они занимаются. Сохранность фондов зависит не только от персонала библиотеки, но и в значительной мере от читателей. Работники библиотек должны воспитывать у читателей бережное отношение к библиотечным материалам и рассматривать эту работу как единый непрерывный процесс, начинающийся с момент поступления документов в библиотеку и продолжающийся постоянно.

Под сохранностью документа понимают его состояние, которое характеризуется степенью удержания эксплуатационных свойств (прочности, эластичности, износостойкости составляющих документ материалов). Это - показатель пригодности документа для использования и постоянного хранения.

Обеспечение сохранности документов - комплексная проблема. Она предусматривает решение многих и разнообразных вопросов (правовых, организационных, финансовых, научно-методических, материально-технических, кадровых), важнейшими из которых являются профилактические, а именно: поддержание стабильного режима хранения, нормативное размещение фондов, соблюдение правил использования документов и предупреждение чрезвычайных ситуаций. Сохранность документов является необходимым условием обеспечения доступности информации для пользователей библиотеки

Способы хранения самым непосредственным образом отражаются на состоянии документов и соответственно на сроке их службы. Переполненные хранилища, плохое оборудование, бессистемные условия хранения способствуют быстрому износу и повреждению документов.

Замедление процесса естественного старения материалов документов и предупреждение их повреждения при хранении возможно при выполнении норм, определенных стандартом 7.50 "Консервация документов. Общие требования". Помимо соблюдения температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режима хранения следует строго соблюдать нормативы размещения документов. Использование документов.

Все библиотекари должны аккуратно и бережно обращаться с документами на всех этапах обработки, хранения и использования. Маркировку документов (штампы, шифры, инвентарные номера) выполняют водостойкими красителями или мягким карандашом. Для наклейки ярлычков и кармашков используют только безвредные клеи; ни в коем случае нельзя пользоваться силикатным клеем, так как он сильно повреждает бумагу из-за высокой щелочности.

Нельзя вкладывать в книги, журналы, подшивки газет посторонние вещи, например, закладки из бумаги с лигнином или из красящих тканей, засушенные растения.

Нельзя "из добрых побуждений" выполнять мелкий ремонт книг с помощью липких лент, медицинского пластыря, скрепок. Желательно, чтобы работники отделов хранения и обслуживания могли правильно сделать небольшой ремонт документов: вклеить выпавший лист, тетрадь, укрепить корешок или присоединить оторвавшуюся переплетную крышку. Эта работа не занимает много времени, но надолго продлевает срок службы документов. Выдавать читателям документы в плохом состоянии, с явными признаками повреждений ни в коем случае нельзя. Использование поврежденных документов с оторванными корешками и крышками книг, с выпадающими листами и расколотым блоком приводит к быстрой их утрате.

При выдаче документов читателю библиотекарь обязан проверить наличие иллюстративного материала: таблиц, карт, схем, художественных иллюстраций. В случае отсутствия чего-либо библиотекарь делает отметку в формуляре о дефектности издания. При приеме документов от читателей библиотекарь обязан проверить физическое состояние документа, сверить название документа на обложке и титульном листе с записью в читательском требовании, отметить соответствие названия документу, сверить количество иллюстраций с записью в формуляре; лишь после этого делается отметка в контрольном листке о сдаче документов. Все читатели при записи в библиотеку должны быть ознакомлены с правилами работы с документами (желательно выдавать под расписку "Памятку читателя"). Библиотекари, работающие в читальных залах, должны контролировать поведение читателей, чтобы предупредить кражу и порчу документов.

Обо всех замеченных дефектах документов читатели должны сообщить библиотекарю непосредственно при их получении. В случае обнаружения дефектов при сдаче документов читатели несут материальную ответственность за их порчу.

22. Понятие и виды документов, входящих в состав обязательного экземпляра.

Статья 1. Основные понятия

В целях настоящего Федерального закона применяются следующие основные понятия:

обязательный экземпляр документов (далее - обязательный экземпляр) - экземпляры различных видов тиражированных документов, подлежащие безвозмездной передаче производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных настоящимФедеральным законом;

документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения;

экземпляр - образец тиражированного документа, идентичный оригиналу;

система обязательного экземпляра - совокупность видов обязательных экземпляров, а также установленный порядок их собирания, распределения и использования;

обязательный федеральный экземпляр - экземпляры различных видов документов, изготовленных на территории РФ, за ее пределами по заказу организаций и отдельных лиц, находящихся в ведении РФ, а также документов, импортируемых для общественного распространения на территории РФ, которые подлежат безвозмездной передаче их производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных настоящим Федеральным законом;

обязательный экземпляр субъекта РФ - экземпляры изготовленных на территории субъекта РФ или за пределами его территории по заказу организаций, находящихся в ведении субъекта РФ, различных видов документов, подлежащие безвозмездной передаче производителями документов в соответствующие организации субъекта РФ в порядке и количестве, установленных настоящим Федеральным законом;

обязательный экземпляр муниципального образования - экземпляры изготовленных на территории муниципального образования или за пределами его территории по заказу организаций, находящихся в ведении муниципального образования, различных видов документов, подлежащие безвозмездной передаче производителями документов в соответствующие организации муниципальных образований в порядке и количестве, установленных настоящим Федеральным законом;