Координация выполнения проекта

Функция координации – это центральная функция оперативного менеджмента. Она обеспечивает достижение согласованности в работе всех исполнителей при реализации проекта путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Наиболее часто используются совещания, отчеты, компьютерная и телефонная связь, документы. С помощью этих и других форм коммуникаций устанавливается взаимодействие между исполнителями, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий проекта и действий руководителей и исполнителей.

6. Контроль – это критически важная функция управления. Функция контроля – это процесс, обеспечивающий определение уровня достижения всех целей, задач стадий и этапов проекта.

Существуют две задачи управленческого контроля:

1) определение того, что было достигнуто за определенный период и сравнение достигнутого с требуемыми результатами.

2) определение действий, которые надо осуществить, для коррекции отклонений от плана. Одно из возможных действий – выделение дополнительных ресурсов для исправления ситуации, второе – пересмотр целей и задач для того, чтобы они стали реальнее и отвечали ситуации.

Контроль должен осуществляться на всех стадиях и этапах выполнения проекта.

Учет и анализ.

Содержание учета как функции менеджмента состоит в определении наличия и расходования материальных и финансовых ресурсов. По виду учет делится на: оперативный – текущее управление определенными видами деятельности по проекту или отдельными операциями; финансовый (бухгалтерский) – информация о использовании всех средств и ресурсов в процессе выполнения проекта; статистический – информация о проекте, связанная со статистической отчетностью.

Анализ это управленческая деятельность, обеспечивающая выявление причин отклонения желаемого состояния от фактического и осуществляющая разработку мероприятий по устранению выявленных недостатков. Содержание анализа как функции управления инновационным проектом состоит в изучении хода выполнения проекта, эффективности использования материальных и финансовых ресурсов.

Цели экономического анализа: определить эффективность выполнения проекта и направления выполнения проекта на текущий и перспективный периоды.

8. Регулирование – это деятельность, посредством которой достигается необходимое состояние упорядоченности и устойчивости выполнения проекта в случае отклонения от плановых заданий.

Регулирование проявляется в следующих формах:

· выравнивание отклонений полученного результата от заданного (плана);

· устранение возмущающих воздействий при использовании внутренних резервов.

Регулирование охватывает, главным образом, текущие мероприятия по устранению всякого рода отклонений от плановых заданий и графиков.

9. Мотивация – это деятельность организации по поощрению работников по результатам, полученным при выполнении проекта. Для этого осуществляется экономическое и моральное стимулирование, создаются условия для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития. Мотивацию персонала делят на внешнюю и внутреннюю.

Внешняя (экономическая) мотивация – это возможности повышения заработной платы и продвижения по службе. Внутренняя (моральная) мотивация – это интересная работа, повышение квалификации, возможности самореализации персонала занятого в проекте.

10. Управление качеством проекта охватывает контроль показателей качества проекта на всем жизненном цикле и включает: управленческие, проектные, производственные, организационные решения; используемые материалы, оборудование, сырье; и др.

11. Управления временем включает определение состава работ, их продолжительности, сроков начала и заверше­ния всех стадий, этапов и работ инновационного проекта, важнейших событий каждой из выполняемых работ и др. Функция управления временем реализуется посредством процессов временного анализа проекта и его частей, календарного планирования работ, составления и контроля графиков выполнения работ, их актуализации и корректи­ровки.

12. Управления стоимостью включает планирование ресурсов, предварительную оценку расходов, на всех стадиях проекта, определение сметы расходов, денежных пото­ков, прогнозирование доходов и прибылей, контроль рас­ходования и поступления денежных средств и принятие решений в случае превышения расходов и других отклоне­ний от финансовых планов.

Главной задачей управления стоимостью является соблю­дение бюджетных рамок проекта, и получение предусмот­ренной прибыли от его осуществления.

13.Управление рисками проекта. Риск проекта рассматривается как воздействие на проект и его элементы непредвиден­ных событий, которые могут нанести определенный ущерб и препятствовать достижению целей и задач проекта. Существует два вида рисков: риск выбора неудачного проекта и риски выполнения стадий проекта.

Риски характеризуются тремя факторами: события­ми, оказывающими негативное воздействие на проект; вероятностью наступления таких событий; оценкой ущер­ба, нанесенного проекту такими событиями. Управление рисками предполагает оценку рисков, разработку и реализацию мероприятий по снижению рисков проекта. Управление рисками применяется в тех случаях, когда сте­пень рисков в проекте достаточно высока.

14. Управления персоналом включают определение потребности, численного и квалификационного состава персонала на все период времени осуществления проекта: отбор кандидатур, оформление приема на работу: планирование и распределение работников по стадиям и работам проекта: установление ответственности; создание условий и рабочей атмосферы для коллективной работы, предупреждение и разрешение возможных конфликтов, вопросы оплат и др. Управление персоналом направлено на эффективное использование всех трудовых ресурсов для достижения целей проекта.

Орган управленияпроектом определяет конечные и промежуточные цели и задачи всех стадий проекта и осуществляет все функции управлению на всех его стадиях и этапах (рис. 4.3).

 

 

Рисунок 4.2 – Управление выполнением инновационного проекта

 

В промежуточных состояниях (стадиях) должны быть получены запланированные промежуточные результаты, а в конечном состоянии – конечные результаты проекта.

При разработке инновационных проектов могут применяться следующие стратегии: последовательная – все этапы реализуются последовательно и последовательно-параллельная, когда некоторые этапы проекта выполняются параллельно.

При разработке и реализации инновационных проектов используется два подхода:

1) традиционный (аналитический), когда инновация рассматривается как проект;

2) современный (интерпретативный ), когда инновация рассматривается как непрерывный процесс.

В инновационной экономике разработку новых продуктов необходимо рассматривать не как отдельные проекты, а как непрерывные процессы.

Современный подход состоит не в определении окончательного образа проекта, а в непрерывном развитии проекта.

 

4.5. SWOT – анализ инновационных проектов

 

Цель инновационного проекта – создание новых или изменение существующих систем – технической, технологической, информационной, социальной, экономической, организационной и достижение в результате его реализации коренного улучшения качества продукции, услуги и высокого коммерческого эффекта.

SWOТ- анализ (СВОТ-анализ) – это метод стратегического планирования, используемый для оценки факторов, влияющих организацию или на проект, которые делятся на четыре категории:

1. SWOT-анализ проекта изнутри – определение сильных (strengths) и слабых сторон (weaknesses) проекта;

2. SWOT-анализ внешней среды проекта – определение возможностей (opportunities) и угроз (threats) для проекта.

SWOT -анализ в общем виде можно применять к любым организациям, проектам и странам для разработок стратегий в самых различных областях деятельности.

Сначала проводится SWOT-анализ организации. После проведения SWOT-анализа организации формируется набор проектов и мероприятий, который разбивают на четыре группы (табл. 4.3):

1. Мероприятия СИВ (сила и возможности), позволяющие использовать сильные стороны организации для реализации имеющихся возможностей на рынке и в целом во внешней среде.

2. Мероприятия СИУ (сила и угрозы), позволяющие использовать сильные стороны инновационной компании с целью избежать внешних угроз.

3. Мероприятия СЛВ (слабости и возможности), направленные на преодоление слабых сторон организации в контексте имеющихся внешних возможностей.

4. Мероприятия СЛУ (слабости и угрозы), направленные на преодоление слабых сторон организации с целью избежать внешних угроз.

 

Таблица 4.3 – SWOT -анализ организации

Внутренняя среда организации	Внешняя среда (рынок)
Возможности	Угрозы
Сильные стороны	Мероприятия СИВ	Мероприятия СИУ
Слабые стороны	Мероприятия СЛВ	Мероприятия СЛУ

 

При разработке таблицы 4.3. сильные и слабые стороны организации, возможности и угрозы оцениваются в баллах и ранжируются по своей значимости, что позволяет выделить из них наиболее существенные для организации.

На основе SWOT-анализа организации формируется портфель ее инновационных проектов. SWOT-анализ инновационных проектов необходимо проводить по всем стадиям проекта: НИР, ОКР, производство, коммерческое распространение продукта, сервисное обслуживание, что позволит выявить сильные и слабые стороны проекта, возможности и угрозы для его реализации.

При SWOT-анализе сильных и слабых сторон проекта рассматриваются:

1. Продукция или результат проекта – уникальность, востребованность на рынке, цена, качество, конкурентныепреимущества.

2. Технологию производства продукта или другого результата и оборудование, себестоимость, возможности проведения новых исследований и разработок.

3. Бизнес процессы производства и реализации продукции или результата.

4. Научный потенциал и уровень технических разработок организации.

5. Профессиональные кадры, командный дух, корпоративная культура, зарплаты и возможности мотивации.

6. Возможности управляющего звена организации – менеджмент можно выделить в отдельный пункт для рассмотрения при проведении SWOT - анализа.

7. Возможности для рекламы и продвижения новой продукции или результата.

8. Послепродажное обслуживание или получение feedback (ответной реакции) на продукцию или результат.

9. Ресурсы предприятия или проекта – финансовые возможности, доступ к сырью и материалам, к квалифицированным кадрам, время для продвижения бизнеса, создания производства и т. п.

При проведении SWOT -анализа нужно определить, в чем будет преимущество этого проекта.

SWOT - анализ факторов внешней среды, влияющих на проект (возможности и угрозы):

1. Политическая ситуация в стране, изменения политики, изменение приоритетов в государстве.

2. Изменения регулирующих норм, таких как налоги, законы о регулировании деятельности организаций, и т.п.

3. Экономическая ситуация в стране, мире, отрасли, которая может повлиять на спрос, развитие или стагнация потребителей новой продукции.

4. Конъюнктура рынка, динамика спроса и цен на продукцию, сырье и материалы. Изменения потребностей потребителей.

5. Развитие технологий. Будет ли нужен предлагаемый продукт, если экономика на пороге внедрения новых технологий.

6. Культурные особенности общества, уровень доходов и профессиональной подготовки населения.

7. Конкуренция. Насколько много конкурентов и могут ли стать они угрозой для реализации проекта.

Все перечисленное, а также отраслевые особенности новой продукции должны быть учтены управленческим персоналом организации.

Предприятие, выпускающее инновационную продукцию должно оценивать все свои положительные и отрицательные стороны при принятии решений (табл. 4.5).

 

Таблица 4.5 – Анализ сильных и слабых сторон организации, выпускающей инновационную продукцию

СФЕРЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ	ФАКТОРЫ	АНАЛИЗ
Организация общего управления	1. Налаженные отношения с поставщиками сырья и материалов. 2. Индивидуальный подход ко всем заказчикам, обусловленный широкой номенклатурой выпускаемой продукции.	1. Прямые контакты с поставщиками сырья и материалов – позволяет закупать сырье дешевле и в кредит. Хорошая репутация, благодаря которой поставщики предоставляют значительные по продолжительности отсрочки платежей, что позволяет работать без привлечения кредитов для пополнения оборотных средств. 2. Выпуская всю номенклатуру изделий определенной отрасли, появляется возможность внесения коррективов под индивидуального заказчика.
Финансы	1.Возможность привлечения краткосрочных и долгосрочных кредитов. 2.Отношение к инвесторам, акционерам, учредителям. 3. Эффективный контроль за издержками, возможность снижения издержек. 4. Система учета издержек и планирование прибыли.	Хорошая репутация хозяйствующего субъекта позволяет сохранить стабильные отношения с поставщиками, дистрибьюторами.
НИОКР	1. Квалификация сотрудников. 2. Оборудование 3. Кадровая политика.	Сотрудничество производства с университетами, готовящими квалифицированных кадров. Необходимость повышения квалификации.
Производство	1. Конкурентоспособная стоимость продукции. 2. Большие производственные мощности. 3. Производство комплектующих для инновационного продукта. 4. Постоянный контроль за качеством продукции. 5. Открытость и поощрение новых разработок.	Возможность выполнения больших заказов на производство определенной номенклатуры продукции.
Маркетинг	Сбытовая система, имидж организации, устойчивые связи с потребителями	Отсутствие маркетинга, который активно занимался бы увеличением продаж, как существующей продукции, так и развитием продаж новых видов продукции и товаров.

 

Необходимость тщательного анализа инновационного продукта на предмет наличия слабых и сильных сторон обусловлено возможностью своевременного просчета рисков убыточности инновационного проекта.

Стратегия организации направлена на то, чтобы превзойти конкурентов, создав новшество, которое будет уникальным и конкурентоспособным в определенной области.