Управление информационными ресурсами

Информация является основой для по­стоянного совершенствования деятельности предприятия.

Информация – это значимые данные

Одним из современных принципов менеджмента качества является управление на основе объективных фактов, но это невозможно, если информация в системе обеспечения качества сама не рассматривается как ресурс и не является объектом управления. Информационные ресурсы – это совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных. Для эффективного управления информационными ресурсами на предприятии необходимо:

· идентифицировать свои потребности в информации;

· идентифицировать внутренние и внешние источники ин­формации;

· проводить своевременную оценку адекватности информа­ции;

· использовать информацию при реализации стратегии и це­лей;

· гарантировать соответствующую безопасность и конфиден­циальность.

Совокупность средств, методов и условий, позволяющих использовать информационные ресурсы, составляет информационный потенциал предприятия, который включает также комплекс научно-исследовательских, учебных, административных, коммерческих и других служб и подразделений, обеспечивающих информационное обслуживание процессов на предприятии на базе современных информационных технологий.

Важнейшими компонентами информационных ресурсов являются:

· техническая и технологическая составляющая – это современное информационное оборудование, мощные компьютеры, развитые компьютерные сети;

· нормативно-правовая составляющая – это документы: приказы, стандарты, нормы и т.д., которые обеспечивают регулируют взаимодействие производителей и распространителей информационных продуктов и услуг;

· информационная составляющая – это справочно-поисковые средства и структуры, помогающие находить нужную информацию.

При разработке информационного обеспечения следует использовать разработанные стандарты, где устанавливаются требования:

· к унифицированным системам документации;

· к унифицированным формам документов различных уровней управления;

· к составу и структуре реквизитов и показателей;

· к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документации.

Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс недостатков:

· чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

· одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

· работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;

· имеются показатели, которые создаются, но не используются.

Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач менеджеров по качеству в области информационного обеспечения.

При разработке информационного обеспечения целесообразно использовать схемы информационных потоков. Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выбрать меры совершенствованию всей системы управления.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

· исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

· классификацию и рациональное представление информации.

Операционный (нижний)

При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления.

 

Уровни управления

 

		Стратегический
		Функциональный (тактический)
		Оперативное

 

Рис. 6.1. Пирамида уровней управления, отражающая возрастание власти, ответственности, сложности и динамику принятия решений

 

Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Для создания информационного обеспечения необходимо:

· ясное понимание целей, задач и функций всей системы управления организацией;

· выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;

· совершенствование системы документооборота;

· наличие и использование системы классификации и кодирования;

· владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;

· создание массивов информации на машинных носителях, что требует современного технического обеспечения.