Ответственность и полномочия в системе качества

Высшее руководство должно определить организационную структуру предприятия, распределить от­ветственность и полномочия работников с целью эффективного и результатив­ного внедрения системы ме­неджмента качества.

Организационная структура – это распределение ответственности, полномочий и взаимоотношений между работниками

Официально оформленная организационная структура часто содержится в руководстве по качеству.

Всех работников следует наделить полномочиями и ответст­венностью, которые помогают им в достижении целей в облас­ти качества. Такое распределение полномочий и ответственности помогает вовлечению работников всей организации и принятию ими обязательств в области качества.

Ответственность (обязанности) и полномочия обра­зуют юридическую основу административного руководства качеством. Под полномочиями понимается базирующееся на нор­мативном акте право, позволяющее должностному лицу отда­вать распоряжения и выполнять определенные действия. До­кументами, в которых отражаются ответственность и полномо­чия в области качества, являются: организационная структура предприятия, Руководство по качеству, положения о подраз­делениях, должностные инструкции, процедуры. Кроме того, ответственность и полномочия в области качества могут быть отражены в матрице ответственности, известной в управлен­ческой практике также под названиями «матрица компетентно­сти», «матрица распределения», «организационная карта» и др.

Матрица ответственности строится в форме таблицы, в пер­вой графе которой указывается код функции или задачи (ра­боты), во второй - ее полное наименование, а в последующих графах, соответствующих числу должностных лиц предприя­тия, участвующих в выполнении данной функции (задачи, ра­боты), с помощью условных обозначений представлен характер участия каждого должностного лица в совместной работе. В таблице 5.1 приведен фрагмент матрицы ответственности, использу­ющейся на одном из машиностроительных предприятий.

В отличие от должностной инструкции, содержащей описа­ние одной должности и отражающей главным образом «верти­кальные» отношения, матрица ответственности в четкой графи­ческой форме показывает «горизонтальные» отношения между несколькими должностными лицами как участниками интегри­рованной системы. Определяющими достоинствами матрицы компетентности являются ее информативная наглядность, лако­ничность, а также исключение случаев дублирования деятель­ности нескольких должностных лиц. Немаловажным следует считать и то, что с помощью матрицы может быть ускорено при­нятие управленческих решений и повышена ответственность за их содержание и результаты.

Матрица ответственности позволяет оценить представлен­ную в ней информацию как в горизонтальном, так и в верти­кальном направлениях.

В первом случае становится возможно выявить всех участ­ников конкретной деятельности и оценить сбалансированность и рациональность распределения между ними ответственности и полномочий, во втором - определить объем и характер дея­тельности конкретного должностного лица во всей деятельности, раскрываемой в матрице.

На основе анализа матрицы ответственности уточняются обя­занности, полномочия и взаимодействие руководителей и специ­алистов предприятия в области качества, которые закрепляют­ся в должностных инструкциях и положениях о подразделениях.

Табл. 5.1. Фрагмент распределения ответственности и полномочий в системе качества

Условные обозначения:

— руководит деятельностью и принимает окончательное решение по функции, несет ответ­ственность за конечные результаты;

— организует исполнение, обобщает результаты, готовит и обосновывает проекты решений, не­сет ответственность за своевременность и качество подготовки решений;

— консультирует при подготовке и принятии решений, несет ответственность за качество кон­сультирования;

— получает информацию о принятых решениях и несет ответственность за своевременность и качество реализации решений (в касающейся его сфере).

Высшее руководство должно назначить представителя руководства и наделить его полномочиями управлять, контро­лировать, оценивать и координировать процессы системы менедж­мента качества. Цель такого назначения - содействие эффективной и результативной работе системы менеджмента качества.

Представитель должен докладывать высшему руково­дству и поддерживать связи с потребителями и другими заинтересо­ванными сторонами по вопросам, относящимся к системе менедж­мента качества.