Контроль по отклонениям в критических точках

Создавая на предприятии систему контроля по критериям результативности и эффективности, необходимо предусматривать, чтобы эта системa информировала об отклонениях. Это означает, что такая система контроля, сосредоточивая внимание на расхождениях с запланированным курсом действий, позволяет менеджеру выявлять участки где требуется его вмешательство.

Принцип контроля по отклонениям должен сочетаться с принципом контроля по критическим точкам. Мало просто искать отклонения нужно искать их в этих точках. Чем больше при контроле менеджеры сосредоточиваются на отклонениях, тем эффективнее контроль. Наилучшие результаты будут достигнуты тогда, когда внимание будет обращено на точки, являющиеся критическими для оценки эффективности всего производства. В подтверждение отметим, что иногда несущественные расхождения в одних областях имеют большее значение, чем существенные в других. Например, при 5 %-м отклонении от сметы расходов на содержание аппарата управления предприятия и 20%-м отклонении от сметной суммы на почтовые отправления первое должно вызвать серьезное беспокойство руководителя, а на второе он не обратит внимания.

Адекватная система контроля позволяет выявить неполадки в производстве, ответственных за них и позаботиться об их устранении.

Производственная практика свидетельствует о том, что контроль оправдан лишь тогда, когда обнаруженные или предсказанные отклонения от планов корректируются с помощью дополнительного планирования, организации, подбора кадров, регулирования ресурсов и др.

66. Критические точки контроля /126/

Критические точки (критерии), намечаемые для контроля, должны действительно быть критическими, т. е. либо представлять собой ограничивающие факторы, либо точнее других факторов показывать, как выполняются планы. Наличие таких критериев позволяет менеджеру расширить диапазон управления, т. е. управлять большим количеством людей, контролируя их деятельность только по критическим точкам.

Не существует универсальных методов контроля. Это объясняется спецификой предприятий и подразделений, разнообразием производимых продуктов и оказываемых услуг, большим количеством планов, которыми следует руководствоваться. Однако некоторые виды нормативов критических точек используются довольно широко. Рассмотрим их подробнее.

Натуральные нормативы критических точек. Это критерии нестоимостного характера. Они широко применяются в оценке эффективности работы при использовании материалов, затрат труда, производства товаров и предоставления услуг. Эти нормативы могут отражать количественные аспекты деятельности. Например: человеко-часы, затраченные на единицу продукции; тонно-километры, выполненные транспортом; количество единиц производимой продукции на один час работы машины (станка); килограммы топлива на производство 1кВт-ч электроэнергии.

Натуральные нормативы могут также характеризовать качество, например твердость стали после термообработки; скорость разгона автомобиля; прочность ткани или устойчивость красителя.

Нормы затрат. Это денежные критерии оценки эффективности производственной деятельности, которые, как и натуральные, достаточно широко применяются на практике. К ним относятся прямые затраты на единицу продукции; стоимость рабочей силы на единицу продукции или рабочий час; затраты на материалы на единицу продукции; стоимость одной машино-смены транспортного средства; затраты на покраску одного автомобиля.

Капитальные нормативы. Это одна из норм затрат. Нормы капитала, скорее, относятся к капиталовложениям предприятия, нежели к эксплуатационным издержкам, и в силу этого больше связаны с балансом, чем с отчетом о результатах хозяйственной деятельности. Наиболее распространенным нормативом новых инвестиций, а также контроля общей эффективности работ является прибыль на инвестированный капитал.

Нормативы доходов. Это объем продаж товара и оказанных услуг в денежном выражении. Например: доход на 1 грн затрат за оказанные услуги; доход в гривнях на 1 т проданных металлоконструкций; средний объем оказываемых услуг по ремонту квартир на данном рынке из расчета на одного жителя в регионе.

Программные нормативы. Менеджер может получить задание реализовать программу, охватывающую весь цикл разработки новой продукции, или, например, программу повышения эффективности работы строительных машин и механизмов. Для оценки качества выполнения программы можно использовать также субъективные суждения, но объективными нормативами служат такие:

• общий срок выполнения программы;

• сроки выполнения работ, находящихся на критическом пути. Нематериальные нормативы. Установить нормативы, которые нельзя выразить ни в натуральных, ни в стоимостных категориях, очень трудно. С помощью каких критериев и показателей руководитель может оценить компетентность сотрудников отдела, занимающихся вопросами рекламы или кадровыми вопросами? С какими мерками подходить к определению степени выполнения кратко- и долгосрочных целей программы с учетом влияния внешнего окружения, а также лояльности низовых менеджеров по отношению к целям, стоящим перед компанией в целом?

Это непростые вопросы. Тем не менее на них можно ответить, используя определенные приемы. Например, многие американские крупные фирмы разрабатывают и утверждают "Принципиальные основы управления фирмой", в которых четко "... излагаются общая философия и политика фирмы в сфере управления, основные принципы которой должны определить образ мыслей, действий и стиль работы менеджера любого уровня" [7, 71]. В одном из разделов "Принципиальных основ..." приводятся общие показатели для оценки эффективности работы менеджера:

• полнота реализации планов (будь осторожным, помня, что план может быть плохим);

• умение находить способных людей и соответствующие рабочие места, где они могут проявить свои возможности;

• степень личного содействия успеху фирмы;

• количество и качество поданных предложений по улучшению организации и управления;

• способность создавать постоянный коллектив с хорошими внутренними взаимоотношениями;

• количество привнесенных в фирму идей извне.

Цели как нормативы. Цель –это планируемый результат, выступающий как единство желаемого и возможного. В настоящее время на предприятиях наблюдается тенденция к разработке проверяемых качественных и количественных целей на всех уровнях управления. В процессе реализации производственных программ, а также при исполнении самих управленческих функций менеджеры приходят к выводу, что с помощью как научных методов, так и собственных суждений можно сформулировать цели, которые будут служить нормативами. Количественные цели примут форму нормативов, рассмотренных ранее, а определение качественных целей составит новую задачу в области разработки нормативов.

Цели в нормативном виде являются (становятся) критериями* и показателями** эффективности работы менеджеров. Фрагмент матрицы критериев и показателей эффективности работы менеджеров всех уровней одной из строительных организаций г. Киева иллюстрирует табл. 17. Здесь цели являются нормативами и служат для оценки деятельности менеджеров.

Таблица 17 Фрагмент матрицы оценки деятельности руководителей производственных подразделений АО "Киевинвестстрой-3"

Нормативы эффективности работы	Директор строительного производства	Управляющий стройкой	Мастер (прораб) СМР	Главный механик	Начальник производственно- технического отдела	Начальник отдела материально- технического снабжения
Критерий	Безусловное выполнение строительных контрактов	Безусловное выполнение строительного контракта	Безусловное выполнение суточных (недельных) планов (заданий) СМР	Бесперебойная, технически правиль-ная эксплуатация и надежная работа на стройках оборудо-вания, электроуста-новок и др.	Отсутствие простоев на строительных объектах по вине персонала отдела
Показатели	1. Степень выполнения месячных планов работ 2. Отсутствие прос- тоев на стройках по вине подразде- лений и служб предприятия 3. Наличие претен- зий со стороны заказчиков и субподрядчиков	1. Степень выполне- ния месячных планов работ 2. Удорожание ра- бот по вине руко- водящего персо- нала стройки 3. Наличие претен- зий, рекламаций, жалоб,трудовых конфликтов	1. Качество выпол- няемых физичес- ких объемов ра- бот (отсутствие брака) 2. Наличие непро- изводительных расходов, потерь и порчи мате- риалов 3. Наличие претен- зий, жалоб, рек- ламаций, трудо- вых конфликтов	1. Отсутствие прос- тоев на стройках по вине персона- ла ОГМ 2. Степень выполне- ния недельных планов (заданий) изготовления ме- таллоконструк- ций 3. Наличие претен- зий со стороны управляющих стройками	1. Степень отклоне- ния от графиков выполнения работ субподрядными организациями 2. Своевременность и полнота разра- ботки мероприя- тий по подготов- ке производства к работе в зимних условиях 3. Наличие претен- зий со стороны управляющих стройками, ОГМ	1. Степень выполне- ния суточных планов (заявок) снабжения и комплектации 2. Удорожание работ по вине работников отдела 3. Наличие претен- зий со стороны управляющих стройками, ОГМ

Примечание. СМР –строительно-монтажные работы.

Литература

1. Курочкин А.С. Операционный менеджмент: Учеб пособ. – Киев: МАУП, 2000. – 144 с.

2. Гэлловэй Л. Операционный менеджмент. – СПб.: Питер, 2002. – 320 с.

3. Макаренко М.В. Махалина О.М. Производственный менеджмент: Учеб пособ. – М.: ПРИОР, 1998. – 384 с.

4. http://group27.narod.ru/ucheba/files/sterligova/index.htm

[1] Адекватный (от лат. adaequalus –приравненный) –равный, соответствующий, тождественный.