Условия и основные этапы процесса контроля

Контроль как одна из функций управления представляет собой процесс определения качества и корректировки выполняемой подчи­ненными работы, для того чтобы обеспечить выполнение планов, на­правленных на достижение целей предприятия. Таким образом, кон­троль входит в задачу менеджера любого уровня –от президента компании до мастера цеха.

Один из основоположников науки управления А. Файоль дал чет­кое определение контроля. "На предприятии контроль заключается в том, чтобы проверить, все ли выполняется в соответствии с утвер­жденными планами, разработанными инструкциями и принципами. Его цель –выявить слабые места и ошибки, своевременно испра­вить их и не допускать повторения. Контролируется все: предметы, люди, воздействия" [34,27\. И далее ученый добавляет, что "... конт­роль есть первейшая обязанность тех руководителей, которые отве­чают за выполнение каких-либо планов" [Там же].

В то же время планы –это лишь картины того, каким хотелось бы видеть будущее руководству. Множество обстоятельств может воспрепятствовать тому, чтобы задуманное реализовалось. Измене­ния законов, социальных ценностей, технологии, условий конкурен­ции и других переменных величин окружающей среды могут превра­тить планы, реальные в момент их формирования, в нечто совершен­но недостижимое через некоторое время.

Для того чтобы менеджер любого уровня мог создать и поддержи­вать систему контроля реализации намеченных планов, необходимо наличие двух условий. Несмотря на это находятся люди, которые со­средоточивают все внимание на системах и методах контроля, не обеспечивая предварительно этих условий, концептуально заключаю­щихся в следующем:

во-первых, контроль требует наличия планов, т. е. сначала состав­ляется план, затем он превращается в нормативы, с которыми сопо­ставляются фактические результаты деятельности;

во-вторых, контроль требует наличия организационной структуры,

т. е. необходимо четко знать, кто на предприятии несет ответствен­ность за отклонения от планов и принятие корректирующих мер.

Основной процесс контроля, какую бы область предприятия лю­бого вида деятельности (материального производства или сферы услуг) он ни затрагивал, состоит из следующих этапов.

1. Установление нормативов. Поскольку планы являются этало­ном, в соответствии с которым строится система контроля, логика подсказывает, что первым шагом в процессе контроля должна быть разработка планов. Однако ввиду того, что планы различаются конк­ретным содержанием и степенью сложности и менеджерам обычно бывает трудно следить за всем сразу, устанавливаются определенные нормативы. Нормативы можно определить как критерии эффектив­ности работы. Это заранее выбранные точки в общей программе планирования, в которых определяется эффективность деятельности, с тем чтобы можно было сообщить менеджеру о ходе дела и избавить его от необходимости следить за каждым шагом в выполнении плана.

Существует много разновидностей нормативов. Самые лучшие из них –поддающиеся проверке цели и задачи (количественные или ка­чественные). Поскольку конечные результаты, за которые отвечают те или иные сотрудники, являются наилучшими показателями вы­полнения планов, они представляют собой и лучшие показатели для контроля. Эти нормативы могут быть выражены в натуральных показателях (объем выпуска продукции, объем услуг, трудоемкость работ в человеко-часах, частота или количество отказов и др.). Их также можно выразить в поддающихся проверке качественных пока­зателях или любым другим способом, который дает ясное представ­ление об эффективности деятельности.

2. Определение эффективности деятельности. Определение эффек­тивности деятельности путем сопоставления с нормативами, даже если это не всегда получается на практике, должно в идеале прово­диться с некоторым забеганием вперед так, чтобы можно было пред­угадать возможные отклонения раньше, чем они действительно про­изойдут, и принять соответствующие меры для их предупреждения.

Если нормативы составлены правильно и есть возможность точно определить, что же делают подчиненные, оценка фактических или ожидаемых результатов работы –дело весьма простое. Но суще­ствует немало видов деятельности, для которых трудно разработать точные стандарты. Это, как правило, нетехнические виды работ –финансовая деятельность и др. Важно помнить, что чем меньше опе­рации или виды деятельности связаны непосредственно с опера­ционной системой, с цехом, участком, тем сложнее, а часто и просто невозможен их контроль.

3. Корректировка отклонений. Если нормативы отражают органи­зационную структуру и используются для оценки качества работы, корректировать отклонения намного легче, так как руководитель точно знает, кто персонально или какая группа несет за них ответ­ственность и какие необходимо предпринять корректирующие дей­ствия.

Корректируют отклонения в работе тогда, когда контроль являет­ся частью общей системы менеджмента и сливается с другими функ­циями менеджмента. Менеджеры могут корректировать отклонения путем пересмотра планов или уточнения целей (это одно из примене­ний принципов оперативного управления). Корректировать отклоне­ния можно также в рамках организационных функций путем перерас­пределения, уточнения заданий или выделения дополнительных ресур­сов, лучшего подбора и обучения кадров и т. п.

Иногда считается, что корректировка отклонений не является зве­ном процесса контроля, что это момент, когда в процесс вступают дру­гие управленческие функции. Безусловно, было бы ошибкой считать, что контроль сводится лишь к определению эффективности работы путем сопоставления с нормативами и в случае отклонения от приня­тых норм никаких мер не принимается. Функции контроля связаны с другими управленческими функциями, что свидетельствует о систем­ном характере деятельности менеджера и о том, что процесс управле­ния –интегрированная система.