Об обращениях граждан к депутатам, должностным лицам

государственных органов, органов местного самоуправления,

Руководителям предприятий и организаций

В Новосибирской области

 

Принят областным Советом депутатов 31 мая 1995 года

 

Настоящий Закон регулирует правоотношения, возникающие в связи с обращением граждан к депутатам, должностным лицам государственных органов, органов местного самоуправления, руководителям предприятий и организаций в Новосибирской области независимо от их организационно-правовой формы.

 

I. Общие положения

 

Статья 1. Законодательство новосибирской области об обращениях граждан

 

Законодательство Новосибирской области об обращениях граждан основано на Конституции Российской Федерации и состоит из законодательных актов РФ, Новосибирской области и настоящего Закона.

 

Статья 2. Основные принципы в работе по рассмотрению обращений граждан

 

Основными принципами в работе с обращениями граждан являются демократичность, доступность, гласность, законность, широкий круг рассматриваемых вопросов, контроль за своевременностью и полнотой рассмотрения обращений граждан.

 

Статья 3. Нормативные акты органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий и организаций об обращениях граждан

 

Должностные лица и руководители государственных органов, органов местного самоуправления, руководители предприятий и организаций (далее должностные лица и руководители) в Новосибирской области независимо от их организационно-правовой формы в соответствии с требованиями федерального законодательства и настоящего Закона вводят в действие собственные Положения об организации личного приема и порядке рассмотрения обращений граждан, несут персональную ответственность за их исполнение в подчиненных им органах, организациях, предприятиях и подразделениях.

 

Статья 4. Основные термины, применяемые в настоящем законе

 

Обращения граждан - устные (изложенные на личном приеме) и письменные жалобы, заявления, предложения граждан, направленные депутатам, должностным лицам и руководителям.

 

Должностное лицо - служащий, обладающий государственно-властными полномочиями по руководству хозяйственной, социально-культурной, административной и политической деятельностью.

 

II. Право граждан на обращение и обязанность депутатов, должностных лиц и руководителей рассматривать их

 

Статья 5. Право граждан на обращение с письмом или личный прием

 

Любой гражданин вправе обратиться к депутатам, должностным лицам и руководителям с индивидуальным, коллективным письмом, жалобой, заявлением, предложением, прийти на личный прием к депутату, должностному лицу или руководителю непосредственно или к вышестоящему в порядке подчиненности руководителю.

 

Анонимные письма не рассматриваются. Сообщения о совершенном или готовящемся преступлении направляются для проверки в правоохранительные органы.

 

Статья 6. Обязанность депутатов, должностных лиц и руководителей рассматривать обращения граждан

 

Должностные лица и руководители в Новосибирской области обязаны вести личный прием в установленные графиком и доведенные до сведения граждан дни и часы, в удобное для них время, а в необходимых случаях и по месту жительства, принимать к рассмотрению устные и письменные обращения граждан, давать на них исчерпывающие ответы.

 

Должностное лицо не может перепоручить подчиненному вести прием граждан вместо себя.

 

Депутаты представительных органов государственной власти и местного самоуправления ведут прием избирателей в соответствии с настоящим Законом и установленным ими графиком.

 

Статья 7. Отчеты депутатов, должностных лиц органов государственной власти и местного самоуправления перед населением

 

Должностные лица органов государственной власти, местного самоуправления и депутаты всех уровней не реже одного раза в полгода проводят отчеты перед населением соответствующих территорий и избирательных округов о своей деятельности по разрешению вопросов социального обеспечения граждан, экономического развития территории, рассмотрению писем и обращений граждан. Электронные и печатные средства массовой информации, учрежденные органами государственной власти и местного самоуправления, обязаны беспрепятственно обеспечить публикацию таких материалов.

 

III. Основные требования к организации рассмотрения обращений граждан

 

Статья 8. Подведомственность рассмотрения обращений граждан

 

Должностные лица и руководители рассматривают любые обращения граждан и принимают решения в пределах своей компетенции либо в пятидневный срок направляют обращения другим должностным лицам и руководителям, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов.

 

О направлении обращения на рассмотрение в иные органы сообщается заявителю в пятидневный срок.

 

Статья 9. Пределы рассмотрения обращений граждан

 

Обращения граждан не могут переадресовываться на рассмотрение должностным лицам и руководителям, действие (или бездействие) которых обжалуется.

 

Статья 10. Обязанность должностных лиц по разрешению вопросов, поставленных в обращениях граждан

 

Должностные лица и руководители, которым органами государственной власти, местного самоуправления и депутатами направлены на рассмотрение обращения граждан, в пределах своей компетенции принимают все исчерпывающие меры по разрешению поставленных в обращении вопросов и устраняют выявленные нарушения.

 

 Статья 11. Сроки рассмотрения обращений граждан

Сроки рассмотрения обращений граждан не могут превышать более одного месяца. При необходимости проведения дополнительных проверок, выяснения вновь возникших обстоятельств руководитель органа государственной власти или местного самоуправления вправе продлить сроки рассмотрения обращения, но не более чем на один месяц с сообщением об этом автору обращения.

 

Обращения военнослужащих и членов их семей разрешаются безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления обращения в орган, обязанный разрешить вопрос по существу. Руководитель может продлить сроки разрешения обращения, но не более чем на 15 дней с сообщением об этом автору обращения.

 

Обращения граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, а также выступления и публикации, связанные с обращениями граждан, рассматриваются в общем порядке.

 

Статья 12. Право граждан на информацию по рассмотрению их обращений

 

Должностные лица и руководители по требованию граждан обязаны ознакомить их с материалами, результатами проверок, сообщать гражданам устно или письменно об итогах рассмотрения их обращений и принятых мерах.

 

Статья 13. Решения по результатам рассмотрения обращений граждан

 

Признав изложенные в обращении граждан факты обоснованными, должностное лицо или руководитель принимает меры по разрешению поставленных вопросов и устранению выявленных нарушений.

 

Гражданам отказывается в удовлетворении их просьбы, если факты не нашли подтверждения либо просьбы не признаны обоснованными.

 

В случаях, предусмотренных законом, депутаты, должностные лица и руководители могут рекомендовать гражданам разрешать вопросы в судебном порядке.

 

Гражданин, не согласный с решением, принятым по его обращению, имеет право обжаловать его вышестоящему в порядке подчиненности должностному лицу или руководителю.

 

 Статья 14. Финансирование

 

Расходы, связанные с рассмотрением обращений граждан на выполнение экспертиз и привлечение специалистов, производятся за счет средств соответствующих бюджетов (области, города, района), предприятий и организаций.

 

Не допускается взимание платы с граждан, обратившихся к должностным лицам и руководителям, за деятельность, связанную с рассмотрением их обращений.

 

IV. Контроль за рассмотрением обращений граждан

 

Статья 15. Контроль за рассмотрением обращений граждан

 

Вышестоящие должностные лица и руководители обязаны систематически проверять состояние дел по рассмотрению обращений граждан, соблюдению сроков их рассмотрения, обоснованностью отказов, принимать меры к устранению причин и условий, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан.

 

Органы государственной власти и местного самоуправления осуществляют контроль за состоянием дел по рассмотрению обращений граждан на предприятиях, в учреждениях и организациях, расположенных на территории Новосибирской области либо в границах деятельности соответствующих органов местного самоуправления; результаты проверок в необходимых случаях рассматриваются на сессиях представительных и заседаниях исполнительных органов власти и местного самоуправления.

 

Надзор за исполнением законодательства Новосибирской области о работе с обращениями граждан осуществляется органами областной и районных прокуратур.

 

V. Ответственность за неисполнение законодательства по рассмотрению обращений граждан

 

Статья 16. Ответственность за нарушение законодательства при рассмотрении обращений граждан

 

Нарушения должностными лицами и руководителями настоящего Закона, волокита, преследование за критику влекут дисциплинарную либо административную ответственность в виде штрафа в размере от двукратной до двадцатикратной величины минимальной заработной платы, налагаемого в судебном порядке по представлению органа государственной власти области и местного самоуправления (представительных и исполнительных) или постановлением прокуратуры.

 

Действие (или бездействие) должностных лиц и руководителей по рассмотрению и разрешению вопросов, поставленных в обращениях граждан, в случаях, предусмотренных действующим законодательством и настоящим Законом, могут быть обжалованы в судебном порядке.

 

Обращения граждан в клеветнических целях влекут ответственность согласно действующему законодательству.

 

VI. Заключительные положения

 

 Статья 17. Вступление в силу настоящего закона

 

Настоящий Закон вступает в силу со дня его официального опубликования.

 

Приложение 7.2

 

Регистрационная карточка писем граждан

 

Входящий N и дата регистрации		Заявитель (Ф.И.О.)	Адрес и место работы
Краткое содержание письма
Срок исполнения

 

Оборотная сторона

 

Дата передачи на испол- нение	Кому направлено письмо	Расписка в получении, дата	N дела, в котором хранится письмо, или отметка об уничтожении письма

 

Отметка о контроле и исполнении

 

Рассмотрено				Решено положи- тельно	Дополнительный контроль
Работником органа	С выездом на место	Факты подтвердились
Кем и когда письмо было снято с контроля

 

  Приложение 7.3

 

Регистрационная карточка устных сообщений граждан

 

Дата, N документа _________________________________________________________

 

Фамилия, имя, отчество заявителя ___________________________________________

 

и занимаемая должность ___________________________________________________

 

Адрес ___________________________________________________________________

 

Краткое содержание заявления ______________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

 

Фамилия ведущего прием___________________________________________________

 

Оборотная сторона

 

Кому и что поручено, дата _________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

 

Результат рассмотрения заявления _________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

 

Когда и кем дан ответ _____________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

 

Приложение 7.4

 

Аннотационный лист

 

___________________________200__г.

Дата поступления письма

 

Ф.И.О. _________________________________________________________________

 

Место работы ___________________________________________________________

 

Район__________________________________________________________________

 

Адрес проживания _______________________________________________________

 

Содержание обращения___________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

 

Куда обращался ранее ____________________________________________________

 

N по классификатору______________________________________________________

 

Доложено_______________________________________________________________

 

Направлено на исполнение ________________________________________________

 

Характер задания ________________________________________________________

 

_____________ 200__г.

Дата

 

Подпись______________

 

Приложение 7.5

 

Справка о работе с письмами граждан в _______________ по состоянию на _____________ 200__ г.

 

Должностные лица, которые

Доло- жено

Всего посту-

В т.ч. с резо-

Из них направ-

Всего под

В т.ч. исполнено

Сроки исполнения

Нахо- дятся

В т.ч. с нару-

Нахо- дятся

Результаты рассмотрены

рассматривали обращения (Ф.И.О.)

первому руково- дителю

пило на рас- смот- рение

люцией первого руково- дителя

лено в другие органи- зации без ответа

контро- лем

всего

направ- лено с ответом

свое-  времен- но

с нару- шением срока

на испол- нении

шением срока

на до- полни- тельном контро- ле

факты под- твер- дились

факты не под- твер- дились

решено поло- житель- но

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

Итого:

 

Подпись должностного лица

 

Приложение 7.6

 

Справка по приему граждан в _______________ по состоянию на _____________ 200__ г.

    

Ф.И.О. должностного

Плани- рова-

Факти- чески

При- нято

В т.ч. приня-

Приня- то из

Приня- то из

Испол- нено

В том числе

Из числа

На-  ходят

В том числе

Решено  допол-

лица, ведущего прием

лось прие- мов с начала года

прве- дено прие- мов

посе- тите- лей

то вне графи- ка

г. Новоси- бирска

области

всего с начала года

с нару- шением срока

даны пору- чения с отве- том или разъ- яснени- ем

даны пору- чения без ответа

испол- ненных находи- лось на контро- ле

ся на испол- нении

с на- руше- нием срока

на до- полни- тель- ном контро- ле

нитель- но

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

Итого:

 

Подпись должностного лица

 

Приложение 7.7

Справка о поступлении писем граждан в _______________ из районов и городов области

 

Название районов и городов	За _____ 200 __ г.	Всего с начала года	За соответствующий период 200 __ г.
Итого:

 

Подпись должностного лица

 

Приложение 7.8

 

Справка о результатах рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, поступивших в __________________________ Наименование организации

 

За _____ 200 __ г.

Всего с начала года

За соответствующий период 200 __ г.

 

1. Общее количество поступивших писем 

 

В том числе: 

 

предложений 

 

заявлений 

 

жалоб

 

2. Всего поступило писем граждан через вышестоящие органы 

 

В том числе: 

 

из Администрации Президента 

 

из Комитета ветеранов войны

 

3. Количество повторных писем граждан 

 

В том числе поступивших через вышестоящие органы

 

Подпись должностного лица

 

Приложение 7.9

 

Справка о тематике обращений граждан, поступивших в ________________________________  

                                     Наименование организации                                      

 

200__г.

 

Характер писем граждан

Кол-во писем

1. Финансовые вопросы   2. Вопросы, связанные с прохождением службы в Вооруженных Силах   3. Вопросы промышленности, строительства, транспорта и органов связи   4. Вопросы сельского хозяйства и заготовок организации фермерских хозяйств   5. Вопросы организации торговли в условиях рыночной экономики   6. Вопросы образования, работы детских дошкольных учреждений и здравоохранения   7. Вопросы, касающиеся работы органов юстиции и органов внутренних дел   8. Вопросы ремонта и эксплуатации жилого фонда   9. Жилищные и коммунально-бытовые вопросы, вопросы приватизации жилого фонда   10. О нарушении в учете и распределении жилья   11. Вопросы деятельности органов государственной власти и управления работы руководящих кадров   12. Вопросы труда и заработной платы   13. Пенсионные и другие вопросы социального обеспечения рабочих, служащих, колхозников, арендаторов и фермеров   14. Письма по другим вопросам

 

Всего поступило писем 

 

В том числе: 

 

повторных 

 

многократных 

 

коллективных

__________________________

Подпись должностного лица

 

 

Тема 8. Организация работы с документами

 

1. Регистрация и учет документов

 

2. Организация контроля за исполнением документов

 

3. Хранение документов, составление номенклатуры дел

 

 

1. Регистрация и учет документов

 

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образует документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

 

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

 

Порядок обработки поступающих документов. Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

 

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

 

Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

 

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

 

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

 

Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

 

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

 

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

 

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение.

 

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

 

Порядок обработки отправляемых документов. Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

 

Передача документов внутри организации. Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

 

Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляются через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

 

Учет количества документов. Учет должен производиться в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

 

Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

 

В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

 

Подсчет количества машиночитаемых документов осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

 

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 учету подлежат также полиграфически исполненные бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера. Учет бланков ведется отдельно по всем видам (в карточке или журнале).

 

При учете бланков необходимы следующие реквизиты:

 

при поступлении - наименование вида гербового бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование организации - поставщика гербовых бланков;

 

при выдаче - наименование вида гербового бланка; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков; наименование структурного подразделения, организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков; расписка в получении; примечания (отметка об уничтожении и т.д.).

 

Контроль за изготовлением и использованием гербовых бланков возлагается на службу документационного обеспечения управления. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

 

Допускается тиражирование документов на бланках для рассылки при условии заверения каждой копии печатью организации.

 

Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации. В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование документов, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.

 

Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организаций отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур), классификатора названий видов документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, и др.

 

Правила регистрации и индексирования документов. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса*1 с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

_____

*1 При регистрации поступающих документов в регистрационном штампе проставляются дата и индекс поступления.

 

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

 

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

 

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.

 

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

 

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном децентрализованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению - в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии - в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, - в службе документационного обеспечения и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.

 

Документы регистрируются на карточках (образцы регистрационных карточек поступающей и отправляемой корреспонденции даны в прил. 8.1, 8.2). Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать условия для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа)*1, заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела. Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

_____

*1 Для поступающих в организацию документов.

 

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

 

Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.

 

Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы.

 

Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительные аппараты и вычислительная техника.

 

В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

 

Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки: справочные; контрольно-справочные; по географии поступающих документов; по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; тематические (приказы, решения) и др. Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированной на машинных носителях.

 

 

2. Организация контроля за исполнением документов

 

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

 

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, - с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 N 1118-р председателем Комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

 

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - распоряжением руководителя, который их установил.

 

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.

 

Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя; напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.

 

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).

 

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного раза в год, заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц, заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

 

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и содержания соответствующих мероприятий. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

 

Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц. Образец справки о работе с документами дан в прил. 8.3.

 

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизованно или децентрализованно. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

 

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

 

 

3. Хранение документов, составление номенклатуры дел

 

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

 

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру дел организации.

 

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

 

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

 

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с Центральной экспертной (экспертной) комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы.

 

Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

 

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.

 

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. В том числе указываются справочные и контрольные картотеки, личные дела*1. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

_____

*1 Личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом.

 

Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.

 

Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

 

В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.

 

Образец номенклатуры дел представлен в прил. 8.4.

 

Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Далее они передаются в архив - текущий, ведомственный или государственный. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

 

Правильно оформленные документы в делах помогут в создании хорошего архивного фонда области, края, региона. В некоторых регионах изданы законы об архивном фонде (прил. 8.5).

 

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа - заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

 

Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

 

Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за... годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц и число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае если это будет приводить к неоднозначности толкования даты.

 

На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда.

 

При изменении названия организации (ее структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения).

 

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко черными светостойкими чернилами или тушью.

 

На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление в соответствии с приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляют работники, ответственные за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

 

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, на дела долговременного хранения, на дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).

 

В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив и по которой он сдает дела на государственное хранение. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел допускается включать в опись дела за несколько лет. Описи дел по личному составу (личных дел) могут составляться за несколько лет со сплошной нумерацией дел.

 

Описи дел составляются по установленной форме в двух или трех экземплярах. При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

 

Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

 

 

Задания

 

1. Определите, в чем заключаются общие правила регистрации документов.

 

2. Для каких документов устанавливаются сроки исполнения? Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения? С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документов? Каков порядок продления срока исполнения документа?

 

3. Какие требования следует соблюдать при формировании дел? Почему не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителя? Как располагают документ внутри дел?

 

 

Приложения

 

Приложение 8.1

 

Регистрационная карточка

поступающей корреспонденции

 

 

Входящий номер и дата регистрации	От кого поступил документ				Количество листов и экземпляров	Исходящий номер и дата полученного документа
Краткое содержание документа
Кто направил документ. Резолюция

 

Оборотная сторона

 

 

Дата передачи на исполнение	Кому направлен документ	Расписка в получении		Дата возврата, расписка принявшего документ	Номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении
Отметка о контроле и исполнении
Когда и кем документ снят с контроля

 

Приложение 8.2

 

Регистрационная карточка

отправляемой корреспонденции

 

Порядковый регистрационный номер и дата	Количество листов и экземпляров				Кому направлен документ	Расписка в получении или номер реестра, дата
Краткое содержание документа
Кем подписан документ

 

Оборотная сторона

 

Входящий номер исполненного документа

Номер дела, в которое помещена копия документа и номера листов

Отметка о полученном ответе, дата

 

Приложение 8.3

 

Справка о работе с документами в _________________________________

                                                               Наименование организации  

по состоянию на _____________ 200__г.

 

Пере	Всего	Из них		Нахо-	В том числе		Всего
дано всего документов	постав- лено на контроль	исполнено с начала года	в т.ч. с наруше- нием срока	дится на исполнении	с наруше- нием сроков	на допол- нительном контроле	отправлено документов

 

Приложение 8.4

 

Примерная номенклатура дел в Администрации района

 

АДМИНИСТРАЦИЯ _____________ (района, города)		УТВЕРЖДАЮ  Глава Администрации _____________ района, города
Управление делами (общий отдел) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 30.12-2000 N 01-01 на 2001 г.		_________ Инициалы, фамилия   Подпись _________   Дата

 

Индекс дела	Заголовок дела (тома)	Количество дел (томов)	Срок хранения дела (тома), номера статей по перечню	Примечания
1	2	3	4	5
01-01	Постановление администрации области (мэрии города) - копии		До минования надобности
01-02	Распоряжения администрации области (мэрии города) - копии		До минования надобности
01-03	Постановления администрации района (города) по основной деятельности и документы к ним		Постоянно
01-04	Распоряжения администрации района (города) по основной деятельности и документы к ним		Постоянно
01-05	Постановления администрации района (города) по личному составу (прием, увольнение, перемещение) - подлинники		75 лет (ЭПК)
01-06	Распоряжение администрации района (города) по личному составу (прием, увольнение, перемещение) - подлинники		75 лет (ЭПК)
01-07	Переписка с вышестоящими организациями по основной деятельности		Статьи по перечню, 5 лет (ЭПК)
01-08	Переписка с организациями, учреждениями, предприятиями области		5 лет (ЭПК)
01-09	Журнал (карточки) регистрации постановлений администрации области (мэрии города)		3 года (ЭПК)
01-10	Журнал (карточки) регистрации распоряжений администрации области (мэрии города)		3 года
01-11	Журнал (карточки) регистрации постановлений администрации района (мэрии города)		Постоянно
01-12	Журнал (карточки) регистрации распоряжений администрации района (мэрии города) по основной деятельности		Постоянно, ст. 106 а
01-13	Журнал (карточки) регистрации входящей корреспонденции администрации (мэрии города)		3 года, ст. 106 б
01-14	Журнал (карточки) регистрации исходящей корреспонденции администрации района (города)		3 года, ст. 106 б
01-15	Предложения, заявления и жалобы граждан		3 года, ст. 35
01-16	Карточки регистрации письменных обращений граждан		3 года
01-17	Карточки личного приема граждан руководителями администрации района		3 года, ст. 103
01-18	Номенклатура дел		5 лет
01-19	Положение об отделе (управлении)		Постоянно
01-20	Должностные обязанности работников отдела (управления)		Постоянно
01-21	Справочно-информационные материалы по учету и исполнению документов		Постоянно
01-22	Материалы (протоколы и документы к ним) заседаний коллегий во главе администрации района, города (мэрии)		Постоянно
01-23	Акты о выделении документов и дел к уничтожению		Постоянно
01-24	Опись № 1 дел постоянного срока хранения		Постоянно

 

Управляющий делами (зав. общим отделом)		Инициалы, фамилия
	Подпись

 

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в 2000 году

 

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	С отметкой ЭКП
Постоянного Временного (свыше 10 лет)   Временного (до 10 лет) включительно   Итого

 

 

Управляющий делами			Инициалы, фамилия
(зав. Общим отделом)		Подпись
СОГЛАСОВАНО				Инициалы, фамилия
Зав. Райгосархивом района		Подпись
Дата