Практическое занятие – 2 часа

Основные вопросы:

1. Понятие «формирование дел». Современная нормативно-методическая база, определяющая требования к формированию дел и хранению документов в делопроизводстве.

2. Организация и общий порядок формирования дел. Принципы систематизации документов внутри дел.

3. Правила формирования документов различных категорий в дела.

4. Частичное оформление дел.

5. Организация хранения и использования документов после завершения работы с ними.

6. Понятие «номенклатура дел». Виды номенклатуры дел, их особенности и назначение.

7. Регламентация требований составления номенклатуры дел современных нормативно-методических документах.

8. Правила составления номенклатуры дел. Классификационная схема номенклатуры. Источники определения сроков хранения дел.

9. Особенности оформления и удостоверения номенклатуры дел.

Вопросы и задания:

1. В течение нескольких лет, прошедших после создания организации, ее документы хранись в структурных подразделениях в случайных местах, не были систематизированы. Поэтому часто найти необходимую для работы документацию не представлялось возможным. Руководитель организации поручил своему секретарю организовать хранение документов в соответствии с существующими нормами и правилами.

Какими нормативными и методическими документами должен воспользоваться секретарь, чтобы правильно решить поставленную задачу?

 

 

2. Для удобства работы каждый специалист, работающий в ООО «Сфера», заводит себе папки. Куда в течении определенного периода вкладывает соответствующие документы. На обложках записывается фамилия и инициалы исполнителя, а так же те или иные направления его деятельности, например:

Иванов П.Р.

Изготовление и установка рекламных щитов.

Таким образом, в папке накапливаются различные документы, касающееся решения данного вопроса: письма-предложения, письма-рекламации, ответные письма различных организаций и предприятий, договоры, акты и др. Когда документов становится слишком много, заводится вторая папка с аналогичной записью на обложке с добавлением ее номера, например:

Иванов П.Р.

Изготовление и установка рекламных щитов. №2.

В конце года папки с документами передают секретарю, который помещает их в общий шкаф, в отделениях, где хранятся документы определенных специалистов. Состав и количество документов в каждой папке ничем не учитывается.

Как можно охарактеризовать систему формирования дел и оперативного характера документов в обществе? Каким образом она должна быть организованна, чтобы можно было легко находить нужные документы и исключить возможность их потери?

 

 

3. В службе ДОУ организации при формировании дел придерживаются мнения, что в одном деле нельзя помещать документы с разными сроками хранения. В соответствии с этим в одну папку помещают разные виды документов с одинаковыми сроками хранения. Чтобы облегчить поиск нужных документов, в папку подшивают картонные разделители, на которые заносят название видов и разновидностей документов. Эти же названия переносят на обложку дела. Когда количество листов в деле достигает 300-350, заводят его второй том.

Какие нарушения существующих правил формирования дел документов в данной организации? Почему такой порядок формирования может сильно затруднить поиск документов?

 

 

4. Архив организации разослал по структурным подразделениям инструкции о порядке формирования и оформления дел при их оперативном хранении. В инструкции, в частности, было указано, что в отдельные дела формируются входящие, исходящие (инициативные и ответные) письма. В делах эти документы располагаются по предметно-вопросному признаку, а внутри группы писем, посвященных одному вопросу, - по хронологии:

В инструкции содержались следующие указания по формированию дел: «На обложку дела заносятся сведения о структурном подразделении, заголовок дела и период, за который данное дело формируется. Заголовок дела должен точно отражать состав документов и вопросов, содержащихся в них. Поэтому в заголовке дел с переноской должны быть включены слова «входящая переписка» или «исходящая переписка» и далее должны перечисляться вопросы, по которым велась переписка».

Определите, что в данной инструкции не соответствуем правилам формирования дел с перепиской, и какие сведенья должны выноситься на обложку такого дела при ее частичном формировании?

 

 

5. В ЗАО «Крафт» приложения к протоколам общих собраний имеют большой объем, поэтому из них формируются отдельные дела. В состав документов к протоколам общего собрания акционеров входят бюллетени для голосования на общих собраниях акционеров. После проведения общего собрания бюллетени вкладываются в конверты, конверты закрываются, заверяются подписями членов счетной комиссии. Затем секретарь генерального директора, отвечающая за хранение документов общих собраний акционеров ЗАО «Крафт», вместе с другими документами подшивает их в отдельное дело. Такие дела хранятся вместе с остальными на стеллажах в секретариате в открытом доступе.

Какими нормативными документами регламентируется в настоящее время порядок хранения бюллетеней для голосования на общих собраниях акционеров? Соблюдается ли установленный порядок в ЗАО «Крафт»? Какие отличительные особенности организации хранения и использования данного вида документов можно выделить?

 

 

6. Для решения ряда вопросов специалистом производственного отдела потребовалось ранее исполненный документ, которые был уже подшит в дело.

Секретарь отдела Новикова П.А., отвечающая за формирование и хранение дел, выдала документы во временное использование инженеру Петрову С.И.. На место выданного документа Новикова П.А. вложила лист бумаги, на котором указала номер и дату документа, фамилию получившего документ специалиста и дату выдачи.

В случае невозвращения или потери документа можно ли считать лист доказательством того, что документ вынут из дела и передан конкретному должностному лицу? Кто в таком случае будет нести ответственность за пропажу документа?

 

 

7. В одной из организаций номенклатура дел была составлена по следующей форме:

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Срок хранения
1

Определите, что отличает представленную форму от типовой номенклатуры дел. Для чего необходима информация, которая отсутствует в номенклатуре дел данной организации?

 

 

8. Численный состав работников ООО «Сириус» - 15 человек. В структурном обществе образовано три функциональных подразделения: секретариат, за которым закреплены функции документационному обеспечению управления и кадровой деятельности; бухгалтерия и юридический отдел.

Остальные работники входят в состав групп, сформированных в соответствии с направлениями основной деятельности предприятия, например группа по рекламе, группа по подготовке технической документации, группа экспертов и др. Группы не являются структурными подразделениями и не закреплены утвержденным штатным расписанием.

Какую классификационную схему номенклатуры дел следует рекомендовать для данного общества?

9. В канцелярии университета централизованно регистрирую приказы и распоряжения руководителей университета и полученные письма. Независимо от того, на чье имя они были адресованы. Учебные подразделения университета (в частности кафедра) получают копии этих документов, если содержание относится их деятельности.

После исполнения документов кафедры не хранят у себя полученные копии, а уничтожают их. Дела с подлинниками приказов, распоряжений и писем формируется, и хранятся в канцелярии и поэтому включаются в раздел «канцелярия» свободной номенклатуры дел университета. Номенклатуру дел кафедры составляют только документы по ее учебной и научной работе, например планы и отчеты кафедры по учебной и научной работе, индивидуальные планы преподавателей и т.п.

Правомерны ли действия кафедр? Должны ли они формировать дела с копиями распорядительных и других документов и включать их в свою номенклатуру дел?

 

 

10. В течение года у предприятия появлялись новые направления его деятельности и новые партнеры. Как следствие этого, появились значительно количество новых документов, которые не были предусмотрены действующей номенклатурой дел.

Руководитель предприятия своим приказом обязал службу ДОУ внести изменения в номенклатуру дел. В итоге это свелось к составлению в середине года новой номенклатуры дел, которую заново утверждал руководитель предприятия.

Насколько правомерны действия, предпринятые руководством и службой ДОУ предприятия? Была ли в данном случае необходимость переработки номенклатуры дел и какие требования составления номенклатуры дел следует учитывать, чтобы избежать подобных ситуаций?

 

 

11. Генеральный директор ЗАО «Корвей» рассмотрел предоставленную ему номенклатуру дел и отказался ее утверждать, т.к. не согласился со сроками хранения ряда документов. Кроме того, он предложил изменить порядок расположения заголовка дел и поставить на первое место документы федеральных органов управления: Федеральные службы по финансовому мониторингу, Федеральной налоговой службе и т.п., затем расположить устав общества и протоколы общих собраний акционеров. Порядок расположения в номенклатуре других документов должен оставаться прежним.

На какие нормативные документы должен сослаться составитель номенклатуры дел ЗАО «Корвей», чтобы доказать, что в ней правильно определены сроки хранения дел и порядок их расположения?

 

Дополнительная литература:

1. Федеральный закон от 01.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ.2004.№43. Ст.4169.

2. Федеральный закон от 26.12.1995 №208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 29.12.2004) // СЗ РФ.1996.№1.Ст.1; 2005.№1.(ч.1).Ст.18.

3. Федеральный закон от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 29.12.2004) // СЗ РФ.1998.№7.Ст.785; 2005. №1.(ч.1).Ст.18.

4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.2000 №68 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти.2001.№4.

5. Положение о порядках и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 №03-33/пс // РГ.2003.26 авг.

6. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

7. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утв. Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).

8. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28.

9. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, и технические требования, утв. постановлением Госстандарта СССР от 17.07.1972 №1411.(с изм. № 1 от 13.10.1982).

10. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 №33.

11. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечень документов // Секретарское дело.2001.№2.С.87-94

12. Альбрехт Б.В. Обеспечение сохранности документов. // Справочник секретаря и офис-менеджера.2002.№2.С.11-14.

13. Альбрехт Б.В. Номенклатура дел и их роль в организации работы с документами юридических лиц разных форм собственности // Секретарское дело.2004.№4.С.33-36.

14. Альбрехт Б.В. Методика и организация составления номенклатуры дел юридического лица // Секретарское дело.2004.№10.С.5-11

15. Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство.2001. №1.С.25-26

16. Банасюкевич В.Д. Основные правила работы архивов организаций // Делопроизводство.2002.№4.С.6-8

17. Быкова Т.А. Носенклатура дел: требования к составлению и практика разработки // Делопроизводство и документооборот на предприятиях.2003.№12.С.6-18.

18. Быкова Т.А. Организация хранения документов в делопроизводстве предприятий // Делопроизводство и документооборот на предприятиях.2004.№1.С.6-14.

19. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб. пособие. М.: МИФИ,1996.

20. Делопроизводство в системе государственной службы. М.: РАГС, 2000.

21. Илюменко М.П. Перечень документов со сроками хранения, его значение в документировании управленческой деятельности и методическом обеспечении делопроизводства // Делопроизводство.2004.№4.С.29-32.

22. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»»2003.

23. Надершина М.Д. Порядок и сроки хранения документов коммерческих организаций в современном российском законодательстве // Секретарское дело.2003.№12.С.16-19.

24. Организация работы с документами: Учебник. М.: Инфра-М,2002.

 

 

Тема 11/2 Подготовка документов к последующему

хранению и использованию.