Документальное оформление расчетов с персоналом по оплате труда

Учет личного состава работающих ведется путем оформления соответствующих документов, на всех этапах движения работающих в организации.

Учет оплаты труда осуществляется на основе первичных документов:

Форма № Т-1 “Приказ (распоряжение) о приеме на работу” заполняется в одном экземпляре на принимаемого организацией на работу сотрудника. Руководитель подразделения дает заключение о возможности приема на работу. На оборотной стороне приказа указываются сведения о том, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, с каким окладом и с каким испытательным сроком. Приказ (распоряжение) о приеме на работу работника визируется в соответствующей службе организации для подтверждения оклада, устанавливаемого по штатному расписанию. С приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации, работника знакомят под расписку.

Форма № Т-5 “Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу”оформляется перевод работника из одного подразделения организации в другое. Ее заполняет в двух экземплярах. Один экземпляр хранится в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию для внесения изменений в лицевой счет. В распоряжении указываются: основание перевода, размер тарифной ставки, оклада, надбавки по прежнему и новому месту работы, сведения о не сданных работником материальных ценностях и др. Распоряжение подписывают руководитель организации и сам работник.

Форма № Т-6 “Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска” применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов, предоставляемых сотрудникам в соответствии с действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиком отпусков. Приказ заполняется в двух экземплярах (один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию), подписывается начальником структурного подразделения, руководителем организации и самим работником.

В бухгалтерии в этом документе указываются выплаты, произведенные работнику за отпуск и удержание из нее. Эти данные переносят в лицевой счет.

Форма № Т-8 “Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора” оформляется при увольнении работника и заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Приказ подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации. Делается отметка о полученных, но не сданных работником материальных ценностях.

С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись. Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность).

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 ТК РФ. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи Трудового Кодекса или иного федерального закона.

Сотрудники принимаются на работу в соответствии со штатным расписанием, действующим в организации

С каждым работником заключается трудовой договор, который определяет условия работы, должностные обязанности, а также размер оплаты труда. Трудовой договор составляется в двух экземплярах, один из которых остается в организации, а второй передается работнику организации.

С работниками, не входящими в штат организации, но привлекаемыми со стороны для выполнения конкретных работ, которые организация не может выполнить своими силами, трудовые взаимоотношения, как правило, оформляются договорами гражданско-правового характера (подряда, поручения, аренды и др.). Эти работники не подчиняются внутреннему распорядку организации, выполняют работу в любое удобное для себя время и их отношения с организацией регулируются ГК РФ.

Наиболее распространенной формой договоров гражданско-правового характера является договор подряда. Суть этого договора заключается в том, что физическое лицо берется выполнить своими силами и на свой риск конкретную работу по заданию организации, а она в свою очередь обязуется в соответствии с договором принять и оплатить выполненную работу. При заключении договора составляется смета, на основании которой определяется стоимость принимаемых к исполнению работ.

После завершения работ по договору подряда составляется акт приемки работ, в котором указывают: принятые работы; их качество; виды и величину затрат; цену и сумму; общую стоимость, подлежащую оплате. Акт должен содержать реквизиты сторон, подписи и печать организации. На основании договора, сметы и акта приемки работ бухгалтерия производит необходимые расчеты.

Форму № Т-2 “Личная карточка” заполняют и ведут на всех работников организации.

Также на каждого работника открывается лицевой счет, в нем ежемесячно отражаются расчеты по заработной плате. Элементом аналитического учета является лицевые счета, а также открывается карточка учета дохода и расчета подоходного налога (НДФЛ). На основании лицевых счетов составляется расчетно-платежная ведомость, а затем в обязательном порядке проводят сводку начисленной зарплаты, на основании которой проводят бухгалтерскую обработку расчетов и ведут синтетический учет.

Для контроля за соблюдением режима работы и начисления заработной платы при повременной оплате труда применяется табель учета использования рабочего времени по форме Т-12 (если учет рабочего времени ведут вручную) или Т-13 (если учет рабочего времени ведут на компьютере). В табеле отмечаются фактически отработанные часы и дни, указывается время болезни и отпуска, а также причины неявок на работу по каждому сотруднику, состоящему в штате организации. Табель заполняется по всем работникам, занятым в организации. Табель утверждается генеральным директором. Первого числа каждого месяца табель по учету рабочего времени сдается в бухгалтерию, для начисления заработной платы.

Затраты рабочего времени группируются по следующим признакам:

-  отработанное время (в пределах рабочего дня, сверхурочные часы);

- оплачиваемое неотработанное время (ежегодные отпуска, временная нетрудоспособность);

- неоплачиваемое неотработанное время (прогулы, опоздания);

Неявки и опоздания на работу по уважительным причинам оформляются различными документами, например листками временной нетрудоспособности. Эти документы после отметки в табеле учитываются для начисления заработной платы.

Начисление заработной платы производится на основании первичных документов – табелей учета рабочего времени, больничных листов, приказов об отпуске) в расчетных ведомостях. В левой части отражаются суммы начисленной заработной платы по видам начисления (оклад, премия, сложность, доплата за выслугу лет и др.), а в правой — удержания по их видам и суммы к выдаче. На каждого работника в ведомости отводится одна строка. Заработная плата выдается течение трех дней, если работник по каким-либо причинам не смог получить в срок, то против фамилии в платежной ведомости делается отметка «депонировано». На время отсутствия работника (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет работник, назначенный приказом руководителя организации. Этот работник приобретает права и обязанности отсутствующего работника, в соответствии его должностной инструкцией.

С письменного согласия работника, ему может быть поручено, наряду с работой, определяемой трудовым договором, выполнение дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности), в течение или за пределами установленной продолжительности рабочего дня за дополнительную оплату. Выполнение должностных обязанностей как по своей, так и по другой должности, в свободное от работы время, признается совместительством, выполнение обязанностей в пределах основного рабочего времени, но по другой профессии – совмещением.       При совместительстве у работника должно быть два трудовых договора: по основной работе и работе по совместительству.

При совместительстве работнику устанавливается доплата, в соответствии с окладом по совмещаемой должности и ставкой.

Оплата труда лиц, работающих по совместительству, производится пропорционально отработанному времени, в зависимости от выработки либо на других условиях, определённых трудовым договором. При установлении лицам, работающим по совместительству с повременной оплатой труда, нормированных заданий оплата труда производится по конечным результатам за фактически выполненный объём работ. Лицам, работающим по совместительству в районах, где установлены районные коэффициенты и надбавки к заработной плате, оплате труда производится с учётом этих коэффициентов и надбавок (ст.285 ТК).

Оплата труда совместителей производится за фактически отработанное время в соответствии с присвоенным работнику окладом при повременной системе оплаты, а при сдельной системе оплаты труда – за выполненный объем работ в соответствии с действующими на предприятии нормами. Премирование при работе по совместительству производится в порядке и на условиях, предусмотренных для основных работников, выполняющих аналогичные работы.

На работников – совместителей полностью распространяются правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих организации.

Гарантии и компенсации для совместителей, совмещающих работу с обучением, предоставляются по основному месту работы. Другие гарантии и компенсации, предусмотренные Трудовым кодексом и иными нормативными актами, предоставляются лицам, работающим по совместительству, в полном объёме.

В соответствии с ТК РФ производится оплата за работу в выходные и праздничные дни, оплата за работу в праздничные дни производится в двойном размере.

Право на отпуск работникам предоставляется по истечении 6 месяцев непрерывной работы в организации. Количество дней отпуска не может быть меньше 28 календарных рабочих дней, по истечении 11 месяцев со дня трудоустройства. Приказ по отпуску оформляется за две недели до наступления отпуска. Приказ оформляется на основании личного заявления сотрудника, по форме 0301005. Отпускные выплачиваются за 3 дня до наступления отпуска.

 Для расчета среднего заработка применяется Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 г. №922 (ред. от 25.04.2014). Перечень выплат, которые следует принимать в расчет, приведен в п.2 Положения. Расчет среднего заработка производится исходя из сумм заработной платы работника за 12 месяцев, предшествующих месяцу отпуска. Для расчета принимаются все суммы заработка работника, на которые начисляются страховые взносы, кроме сумм отпускных, материальной помощи и других выплат, установленных законодательством. Полученную сумму необходимо разделить на среднемесячное количество дней, в соответствии с отработанным временем. Далее полученная сумма умножается на количество дней отпуска.  

В случае болезни работников, за ними остается право получения выплат по больничному листу в течение 10 дней, со дня сдачи больничного листа в организацию.

Для выплаты пособия по временной нетрудоспособности работник обязан предоставить надлежаще оформленный листок нетрудоспособности. Правильность оформления больничного листа проверяет Главный бухгалтер, после чего начисляется пособие.

Начисление пособия производится в соответствии с ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию» №255 ФЗ от 29.12.2006 г. (в редакции от 05.04.2014 г.). Для начисления пособия необходимо произвести расчет среднедневного заработка. Для расчета принимаются суммы заработка за предшествующие году болезни два календарных года. В случае если стаж работы сотрудника составляет менее полугода, расчет среднего заработка берется из расчета минимального размера оплаты труда, путем умножения полученной суммы на 60%. Если сотрудник за предыдущие два года был занят у других работодателей, то он обязан предоставить справку о заработной плате, установленной формы.

Расчет среднего заработка осуществляется исходя из всех сумм заработной платы за два предшествующих года, на которые начислялись страховые взносы, путем деления полученной суммы на 730. Полученный среднедневной заработок сравнивается с минимальным и максимальным размером пособия. С 2013 г. за счет работодателя оплачивается первые три дня нетрудоспособности.

После расчета сумм отпускных и пособий по временной нетрудоспособности Главный бухгалтер приступает к начислению заработной платы.

При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Каждому сотруднику, для сведения о начисленной и выплаченной заработной плате выдается расчетный листок, в котором указываются все начисленные суммы в разрезе видов выплат, суммы удержаний из заработной платы, а также суммы к выдаче.