Определение приоритетных процессов

Наиболее светлые зоны означают высокий приоритет находящихся в них процессов. Наиболее темные зоны означают низкий приоритет процессов.

Исходя из анализа приоритетности, в первую очередь следует заняться анализом 1 и 2 процессов.

ДЕТАЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ПРОЦЕССОВ. Детальный анализ логики процессов можнопроводить, используя распространенные сим волы, недавно применявшиеся для разработки алгоритмов программ. Данный язык моделирования применяется в методологических подходах ТОМ (Total Quality Management), СР1 (Continuous Process Improvement), ВР1 (Business Process Improvement) и других.

Пример блок-схемы, изображающей процесс «стрижки», представлен на рисунке 7.9.

Для анализа системы ответственности внутри процесса используют матрицы распределения ответственности, комментарии к блок-схемам, но наиболее наглядно распределение ответственности за выполнение отдельных операций процесса изображает функциональная блок-схема (см. рис. 7.10.).

Более детально систему ответственности по отдельным операциям, составляющим процесс, можно моделировать и анализировать с помощью системных моделей организационных взаимоотношений, предложенных Клиландом и Кингом.

Рис. 7.9. Блок-схема процесса стрижки (начало)

Каждая задача процесса связывается с исполнителями, другими задачами процесса или другими процессами с помощью представленной на рисунке 7.11.

На этой схеме задача «Разработка должностной инструкции» однозначно связывается с различными исполнителями этой задачи. Распределение обязанностей по этой задаче отображается с помощью условных обозначений.

Описав подобным образом все задачи, входящие в процесс, можно изобразить весь процесс (см. рис. 7.12.).

Рис. 7.10. Функциональная блок-схема процесса

Для анализа и оптимизации временных характеристик процесса можно применять сетевую матрицу. Данный инструмент позволяет отразить не только временные параметры входящих в процесс операций, но и систему ответственности за выполняемые действия. Кроме этого, достоинством настоящего метода является возможность полноценного использования методов сетевого планирования и управления, таких, как СРМ (Critical Path Method) и РЕRТ (Program Evaluation and Review Technique).

На рисунке 7.13. представлен пример сетевой матрицы. Сплошными линиями изображаются работы (если используется сеть «узел - событие»), пунктирной линией изображается ожидание (резерв) и штрих - пунктиром - зависимость, идущая по вертикали.

С помощью сетевых матриц можно определять работы, лежащие на критическом пути, частные и общие резервы операций процесса.

Сетевая матрица позволяет увидеть также взаимоотношения, возникающие между различными сотрудниками в ходе выполнения работ по процессу. Более наглядно представляет динамику взаимодействия работников и/или других участников (механизмы, документы и прочее) работ по процессу диаграмма взаимодействия (рис. 7.14.). В крайнем левом столбце диаграммы выписываются операции, составляющие процесс. Вертикальные оси означают участников процесса. Стрелки обозначают взаимодействие различных участников процесса в ходе его реализации. Надписи на стрелках означают объекты, посредством которых происходит взаимодействие участников.

Рис. 7.11. Графическое изображение распределения ответственности по задаче

Интересным и иногда полезным (хотя достаточно громоздким) инструментом моделирования и анализа документооборота процесса является информационно-технологическая модель.

Основные правила разработки информационно-технологической модели процесса:

каждой операции процесса со всеми его элементами (исполнителями, внешней входной информацией, результирующей информацией и ее потребителями, временными характеристиками) на схеме соответствуют вертикальные полосы;
все элементы схемы изображаются условными обозначениями, показанными на рис. 7.15.;
построение нормали (вертикальной линии) начинается с изображения процедуры, представляющей собой логическое начало процесса. Далее фиксируются внешняя входная информация и ее источники (цифры над линиями). Далее указываются исполнители процедуры. При наличии нескольких исполнителей имя одного из них должно быть обязательно выделен жирным кружком как ответственного. Затем отображаются выходные документы и их получатели. В самой верхней строке могут быть поставлены временные характеристики исполнения процедур (сроки или периодичность).

Рис. 7.13. Пример сетевой матрицы