Управление бизнес-процессами и структура предприятия

Автор: Алан Эрлз

Источник: http://www.ebizq.net/topics/enterprise_integration_architecture/features/13308.html?asrc=EM_NLN_16160902&uid=10187282

Статья: Интеграция управления бизнес-процессами и структуры предприятия: советы как хорошо выполнять работу.

Есть много вопросов к рассмотрению, когда вы приводите в соответствие вашу систему управления бизнес-процессами и структуру предприятия.

Связь на первом месте

"По сути, в интеграции управления бизнес-процессами и структуры предприятия, главное, что вы должны рассмотреть, это как эти две системы будут взаимодействовать" - отмечает Родриго Соуза Коутиньо, старший менеджер по маркетингу продукции «OutSystems» - компании-разработчика гибкого программного обеспечения. Например, если у вас есть приложение, которое управляет расходами и у вас также есть четко определенный процесс утверждения расходов, то средства управления бизнес-процессами должны быть обновлены, если менеджер утверждает счет. В идеальном сценарии, и приложение и процесс тесно интегрированы не только на фазе выполнения, но и на фазе проектирования и разработки. "Только так вы можете быть уверены, что изменения в приложении не будет ломать процесс, или, что этот процесс не несет поток, который не поддерживает приложения" - отмечает Родриго Соуза Коутиньо.
Управление бизнес-процессами вписывается в структуру предприятия на уровне бизнес-слоя. То, что присутствует в большинстве основ структуры предприятия, хорошо вписывается в управление бизнес-процессами. Возвращаясь к своей исходной точке, Коутиньо говорит, что основная проблема с точки зрения интеграции управления бизнес-процессами в структуру предприятия является связь между слоями - например, между бизнесом и слоем данных, или между слоями бизнеса и приложений. "Это действительно не имеет значения, если вы разработали детально оптимизированный процесс для вашей организации, даже если данные и приложения не могут поддержать этот процесс. Вот почему важно убедиться, что есть тесная интеграция между управлением бизнес-процессами, данными и приложениями" - говорит он.

Необходимость правильного слияния.
"Тем не менее, в большинстве случаев постоянное совершенствование бизнеса не может произойти без эффективного слияния целостного планирования аспектов структуры предприятия с улучшением процессов направленных на управление бизнес-процессами" - отмечает Шон Нараянан, директор по доставке iGate Patni - компании консалтинга и аутсорсинга. Мы должны работать умнее всего предприятия, преобразовывая организацию так, чтобы люди могли принимать более обоснованные решения, строить развитую сеть взаимоотношений и работать с более гибкими и эффективными бизнес-процессами" - говорит он. Однако, понятие «работать умнее», требует больше, чем просто усилий по регулировке. Требуется глубокое понимание бизнес-процессов предприятия и возможность осуществлять изменения для этих процессов путем взаимодействия бизнеса и IT. "Слияние планирования и доставки, где именно управление бизнес-процессами и структура предприятия являются самыми сильными, когда позиционируется вместе" - подытоживает свою идею Шон Нараянан.
Усилия могут окупиться, поскольку управление бизнес-процессами может принести большие разъяснения в структуру предприятия, даже на стадии проектирования. Родриго Соуза Коутиньо ссылается на информационные структуры как одну из областей, которые могут принести значительную пользу от систематического анализа процессов организации.

Метрики, мониторинг и моделирование
Но одной из самых больших ценностей системы управления бизнес-процессами является правильное подключение к приложениям, которые его поддерживают, вследствие чего она позволяет измерять различные этапы процесса довольно точно. Это дает вам способность проникновения в суть вашего процесса, показывает его сильные стороны и недостатки, раскрывает то, что прежде было слепыми пятнами, вследствие чего вы можете провести адаптацию или улучшение.
Это означает, что после запуска процесса, работа еще не закончена. Вы должны контролировать этот процесс и искать возможности для его улучшения, как на уровне управления бизнес-процессом, так и на уровне структуры предприятия. Родриго Соуза Коутиньо считает, что модели и моделирование могут быть полезны для всех уровней структуры предприятия. На бизнес-уровне становиться гораздо легче общаться с вашей организацией о том, как работают процессы. Другими словами, диаграммы более эффективны, чем простое текстовое представление. "Даже когда вы думаете о вещах, которые обычно принадлежат только IT, например, данных и приложений, то с использованием моделей можно обеспечить более высокую эффективность" – отмечает Родриго Соуза Коутиньо.
"Большим достижением использования моделей является то, что они гораздо легче читаются и понимаются, нежели текстовые языки" - комментирует Коутиньо. И эта передача знаний является отличной экономией, так как стоимость и промежуток времени обслуживания гораздо больше, чем стоимость и срок создания приложений. Даже если вовлеченные в процесс люди будут меняться с течением времени, то модель будет сохраняться, кроме того модель обеспечивает важное преимущество, когда дело доходит до обучения новых сотрудников.

Начните с детских шагов
Коутиньо говорит, что лучший способ начать это наметить большую цель, но начинать с малого. "Будьте гибкими. Выберите проблематичный процесс в вашей организации, или процесс, который, по вашему мнению, может быть существенно оптимизирован, и начните с него" - говорит он.
Безусловно, нужно использовать правильные инструменты для поддержки такого подхода. По этой причине рекомендуется убедиться, что вы выбираете инструмент, который силен в доставке через итеративный подход, с точки зрения процесса проектирования, приложений и данных, на основе которых процесс интегрируется с приложением, которое используют сотрудники. Кроме того, необходимо проверить аналитические возможности инструмента, который вы планируете использовать. Один из значимых плюсов управления бизнес-процессами является возможность оптимизировать процесс, так как вы видите его работающим в реальных условиях. Вы должны быть в состоянии быстро понять, какие задачи блокируют процесс, если это внутренние или внешние проблемы, так что вы можете оптимизировать процессы и структуру предприятия соответственно.
Дрю Роквелл - генеральный директор компании MDS Software, которая занимается аналитикой процессов предприятия, комментирует оглашенный вопрос. С точки зрения Роквелла, любые усилия по интеграции управления бизнес-процессами и структуры предприятия, вероятно, должны включать в себя аналитику. На этапе проектирования системы нужно проанализировать ваш существующий процесс, потому что вы выражаете, как на данный момент функционирует процесс в вашей системе управления процессам. Более того, Роквелл утверждает, что вы должны убедиться все ли работает, как ожидалось, и в состоянии ли ответить на вопрос: «Как только структура запущена в работу, как вы убедитесь, что она непрерывно взаимодействует со средой?»

Добавление гибкости
Марк Балбес, вице-президент консалтинговой компании Asynchrony Solutions, предлагает одну дополнительную перспективу, которую необходимо учитывать при реализации интеграции управления бизнес-процессами и структуры предприятия. Он рекомендует работать для достижения гибкого подхода и повышенного внимания. Гибкий подход сосредоточен на небольших, постепенных изменениях с высокой видимостью для заинтересованных сторон и обусловлен быстрой обратной связью, чтобы убедиться, что выполнена именно та работа, которую нужно сделать. "При изменении процессов, эволюции, как правило, предпочтительнее революции. Если люди, выполняющие новые процессы не понимают их, или не доверяют им, то они возвращаются к старым вариантам работы" - говорит он. Более эффективный, но и более сложный - путь эволюции, который они делают, показывая значимость по пути, делая их работу легче с каждым шагом, пока не будет достигнуто желаемое состояние.