Проектирование работ в организации

Организация работ – это функция, которую должны осуществлять все руководители, независимо от ранга, но решение о выборе структуры организации в целом, почти всегда принимают руководители высшего звена.

Элементами проектирования организации являются (рисунок 7):

ü Разделение труда и специализация;

ü Департаментализация и кооперация;

ü Связи между частями и координация;

ü Масштаб управляемости и контроля;

ü Иерархия организации и ее звенность;

ü Распределение прав и ответственности;

ü Централизация и децентрализация;

ü Дифференциация и интеграция.

 

Рисунок  7: Элементы проектирования «организационного здания»

Эффективного и производственного функционирования организации невозможно достичь, если один из ее членов или одна из ее частей делают все, чем занимается организация, либо тогда, когда все ее члены или ее части делают одно и то же. Поэтому в любой организации существует разделение труда между ее членами или частями, которое происходит по двум направлениям:

· Постадийное разделение работ в организации, начиная с поступления в нее ресурсов и кончая выходом из нее продукции или услуги (снабжение, планирование, производство, сбыт). Такое разделение работ называется горизонтальной специализацией;

· Разделение работ по уровням иерархии в организации, как целом, так и в ее отдельных частях. Этот путь специализации имеет вертикальную форму.

 

Рост специализации отдельных работ в организации ограничивается возможностями по их координации. Разрешить эту проблему можно, если начать группировать схожие работы и их исполнителей, т.е. начать осуществлять их определенное организационное обособление исполнителей схожих работ. Данный процесс организационного обособления называется департаментализацией.

Говоря иными словами, департаментализация - это деление всей организации на отдельные блоки, которые могут называться отделами, отделениями или секторами.

 

В организации, состоящей из множества частей, должна осуществляться определенным образом координация их деятельности. Данная координация выступает основой структуры организации, которую обычно определяют как совокупность устойчивых связей в организации.

Связь – это выражение отношений, а не какое-то действие. Связи различаются не тем, что делается в их рамках, а тем, как реализуются отношения координации, что в свою очередь определяется тем, какие отношения лежат в основе связей. Посредством связей в организации осуществляется координация ролей и деятельностей.

Наиболее частому анализу подвергаются следующие пары связей:

o Вертикальные и горизонтальные;

o Линейные и функциональные;

o Прямые и косвенные;

o Формальные и неформальные.

Вертикальные связи соединяют иерархические уровни в организации и ее частях.

Горизонтальные связи – это связи между двумя и более равными по положению в иерархии или статусу частями или членами организации.

Линейные связи – это отношения, в которых начальник реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными.

Природа функциональных связей (их часто называют штабными) – совещательная, и реализуется посредством этих информационное обеспечение координации.

Прямые связи характеризуются непосредственными отношениями руководителя и подчиненного.

Косвенные связи обычно ограничены ответом на вопрос «как», иногда – на вопрос «когда» и реже – на вопросы «где» или «кто».

Формальные связи – это связи координации, регулируемые установленными или принятыми в организации целями, политикой и процедурами.

В основе неформальных связей лежат отношения не между установленными должностями, а между конкретными индивидами.

 

При проектировании организации происходит группирование людей и работ по какому-то принципу или на основе какого-то критерия. В ходе группирования наступает этап, когда необходимо принимать решение относительно того, сколько людей или работ непосредственно может быть эффективно объединено под единым руководством. Существует два типа масштаба (диапазона) управляемости:

Узкий масштаб управляемости характеризуется минимальным количеством подчиненных у одного руководителя. В результате, чтобы соединить нижние звенья организации с высшим звеном, увеличивается количество иерархических уровней.

Широкий масштаб управляемости имеет характеристики, противоположные узкому: максимально возможное количество подчиненных у одного руководителя и минимальное количество уровней иерархии.

Иерархия в общем виде означает расположение частей целого в порядке от высшего к низшему, а для организации – это просто структура власти, или звенность.

Количество уровней в организации определяется размером организации, задачами, решаемыми данной организацией, а также спецификой ее работы. Независимо от уровней, руководителей делят на 3 категории, с точки зрения функций, выполняемых ими, в организации (рисунок 8):

ü Технический уровень – это лица, занимающиеся ежедневными операциями и действиями для эффективной работы без срывов;

ü Управленческий уровень – это лица, занимающиеся управлением и организацией, согласованием разнообразных форм деятельности и усилий различных подразделений организации;

ü Институционный уровень – это лица, занятые разработкой перспективных планов, формулировкой целей, адаптацией организации к различного рода переменам. Управлением отношениями между организацией и внешней средой.

Более упрощенный способ описания уровней управления состоит в выделении:

Ø Руководителей низового звена;

Ø Руководителей среднего звена;

Ø Руководителей высшего звена.

Ø Руководителей высшего звена.

 

 

 

                                                                             Руководители

ИНСТИ- ТУЦИ- ОННЫЙ УРОВЕНЬ

                                                                                              высшего звена

 

                                                                                           Руководители

УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УРОВЕНЬ

                                                                                                  среднего звена

 

 

		ТЕХНИЧЕСКИЙ УРОВЕНЬ

 

Руководители

низового звена

 

 

Рисунок 8: Способы представления уровней управления

 

Руководители низового звена, руководители первого звена, оперативные руководители (мастер, бригадир, начальник смены) – это технический уровень управления, находящийся непосредственно над рабочими или другими, не управляющими работниками.

К функциям руководителей этого звена относят:

· Контроль за выполнением производственных заданий;

· Непрерывное обеспечение информацией о правильности выполнения заданий;

· Ответственность за непосредственное использование ресурсов.

Работа руководителей этого звена характеризуется частыми переходами от одного задания к другому. Задачи краткие, срок реализации не более 2-х месяцев. Более половины времени находятся в общении с людьми (с подчиненными, с коллегами, с вышестоящим руководством).

Руководители среднего звена (начальник цеха, начальник отдела, заведующий отделением) координируют работу младших начальников (оперативных руководителей), контролируют ее. Звено довольно значительно по численности, потому на разделено над подуровни:

Верхнее среднее звено;

Низовое среднее звено.

К функциям руководителей этого звена относят:

· Принятие решений;

· Определение проблемы;

· Начало обсуждений;

· Разработка новаторских, творческих предложений;

· Подготовка информации для принятия решений высшим звеном;

· Ответственность за человеческий фактор;

· Ответственность за безопасность.

Работа руководителей этого звена характеризуется разнообразием.

Руководители высшего звена (директор, президент, ректор, министр) - это высший организационный уровень, который гораздо малочисленней других. Даже в самых крупных организациях, руководителей высшего звена всего один - два человека. Сильные руководители высшего звена накладывают отпечаток своей личности на весь облик компании.

К функциям руководителей этого звена относят:

· Ответственность за принятие важных решений для организации в целом и для ее основных частей.

Работа руководителей этого звена характеризуется тем, что не имеет четкого завершения, что является причиной напряженного темпа и огромного объема работы. Руководитель никогда не может быть уверен в успешном завершении дела, т.к. организация продолжает действовать и продолжает изменяться внешняя среда, то существует риск неудачи. Рабочая неделя такого руководителя составляет 60-80 часов.

В практике управления в организациях применяются две системы распределения прав и ответственности или полномочий по уровням иерархии (рисунок 9).

Первая система строиться на основе принципа единства подчинения (работник должен получать распоряжение, относящееся к выполняемой работе, только от одного начальника), ее схема чем-то похожа на «елочку». Данная система построена так, что права и ответственность вышестоящего руководителя поглощают только часть прав и ответственности нижестоящего руководителя.

Вторая система – система двойного или множественного подчинения («матрешка») построена так, что права и ответственность вышестоящего руководителя полностью поглощают права и ответственность всех нижестоящих руководителей.

                     

                     4- Директор

                          3- Начальник цеха

                          2- Начальник участка

                          1- Бригадир

                                                                                1     2  3  4

Система «елочка»                                            Система «матрешка»

 

Рисунок 9: Распределение в организации прав и ответственности

В небольшой организации все решения могут приниматься ее руководителем. Однако с увеличением размеров организации, масштаба и сложности работ может создаться ситуация, когда руководитель будет перегружен принятием рений, даже если он только этим и будет заниматься.

Централизация – это концентрация прав принятия решений, сосредоточение властных полномочий на верхнем уровне руководства организации.

Децентрализация – это передача или делегирование ответственности за ряд ключевых решений, а следовательно, и передача соответствующих этой ответственности прав на нижние уровни управления организацией.

Понятия «централизация» и «децентрализация» вовсе не исключают друг друга. Они выступают лишь разными способами решения проблемы искажения информации при перемещении ее с уровня на уровень, способами решения этой проблемы через разную степень распределения прав и ответственности по «вертикали» управления.

 

Важное место в проектировании организации занимает проблемы установления требуемых отношений между частями или подразделениями организации.

Дифференциация означает деление в организации работ между ее частями или подразделениями таким образом, чтобы каждая из работ получила определенную степень завершенности в рамках данного подразделения.

Интеграция означает уровень сотрудничества, существующего между частями организации и обеспечивающего достижение их целей в рамках требований, предъявляемых внешним окружением.