Класифікатор уніфікованих форм документів

Кожен структурний підрозділ установи повинен мати примірник Інструкції з діловодства, класифікатора й альбому уніфікованих форм документів. Доцільним є використання електронної форми цих документів.

Інформація, що міститься в документах установи, є найважливішим управлінським ресурсом. Ефективна робота з інформацією і документацією можлива тільки тоді, коли діяльність служб Діловодства буде нормативно регламентована й організована відповідно до сучасних вимог технічного та кадрового забезпечення.

Тема.Складання розпорядчої документації

Основна функція розпорядчих документів – регулювання діяльності органу управління з метою виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації загалом. Розпорядчі документи, виконуючи регулятивну функцію, спрямовуються від суб’єкта управління (керівного органу) до об’єкта управління (підлеглих).

Залежно від способу (процедури) прийняття рішень з певного питання розпорядчі документи групують на

документи, що приймаються на засадах колегіальності (шляхом колективного обговорення та прийняття рішень групою працівників (колегією, правлінням, комісією, радою, зборами тощо);

документи, що видаються на засадах одноосібного прийняття рішень – керівником.

На засадах колегіальності діють Уряд України, органи місцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети, колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори акціонерів, рада директорів, рада засновників тощо). Взірцями документів колегіального прийняття рішень є постанови, рішення. Колегіальне прийняття рішень забезпечує їх якісний розгляд, пошук оптимальних рішень, проте є витратним у часі і коштах.

Повноваженнями видавати одноосібні рішення наділені міністерства (міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій), керівники організацій (генеральні директори, директори, голови правління). Вони є розробниками наказів, вказівок, розпоряджень. Одноосібне прийняття рішення забезпечує оперативність управління, підвищує персональну відповідальність керівника.

Органи управління різних рівнів із найбільш важливих питань видають постанови, рішення, накази; а з менш важливих - розпорядження, вказівки.

Постанова - це правовий акт, який приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління (комітетами, комісіями) для вирішення важливих і принципових завдань, поставлених перед ними, чи встановлення стабільних норм чи правил поведінки.

Розпорядження - акт управління посадової особи чи державного органу, виданий у межах їхніх повноважень, він має обов’язкову силу для громадян та підпорядкованих організацій, яким адресовано розпорядження.

Рішення - розпорядчий документ, прийнятий на засадах колегіальності Верховною Радою, місцевими радами чи їх виконавчими органами управління (президією, комітетами), дорадчими органами установ, організацій, підприємств (дирекцією, колегією, радою) для вирішення завдань, що належать до їх компетенції.

Вказівка - це розпорядчий документ, який створюють із питань інформаційно-методичного характеру, а також для виконання наказів, інструкцій, інших актів органів управління. Видається більш широким колом посадових осіб (заступниками керівника підприємства, головним інженером, енергетиком, інженером з техніки безпеки тощо) у межах своїх повноважень.

Накази