Документи, які виходять за межі установи, укладаються на одному боці аркуша паперу.

Під час оформлення документів на двох і більше сторінках другу і наступні сторінки необхідно нумерувати.

Номери сторінок проставляють посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова „сторінка” та розділових знаків.

Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа без абзацу, на відстані 2 - 4 міжрядкових інтервалів. Після слова „Додаток” („Додатки”) ставлять двокрапку.

Наявність додатків зазначається в основному або в супровідному документі в кінці тексту (вище підпису), де зазначається їх назва, кількість аркушів та кількість примірників, що додаються.

Додатки до документів слід оформлювати таким чином: назва, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дата, відмітки про погодження, затвердження тощо.

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на відповідний розпорядчий документ, його дату і номер. Цю відмітку проставляють у верхньому правому куті першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток до наказу МВС від 22.01.2016 № 1078

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів підписують керівники структурних підрозділів (органу) на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформлюються в такому порядку: – якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про їх наявність оформлюється за такою формою: Додаток: на 4 арк. у 2 прим.

– якщо додатків декілька, їх нумерують арабськими цифрами з крапкою;

– якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться в тексті, то їх необхідно назвати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному з них та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану роботи Головного штабу МВС на II квартал 2012 року на 6 арк. у 3 прим. 2.Графік приймання громадян керівним складом МВС України на вересень 2012 року на 2 арк. у 2 прим.

– якщо до документа долучається інший документ, що має додатки, то відмітку про його наявність оформлюють таким чином:

Додаток: Експертний висновок державного експерта з питань таємниць про ступінь секретності відомостей, що містяться в наказі МВС від 05.07.2011 № 4, і додаток до нього, усього на 22 арк. у 2 прим.

– якщо додатки зброшуровані (книги, журнали тощо), кількість аркушів не зазначається;
– за великої кількості додатків до них укладають опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на _____ арк.

– якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про його наявність подають за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Якщо у відправника не залишається жодного примірника додатка, то в супровідному листі зазначається: „Лише адресату”. Службові документи підписують посадові особи. Підпис складається з назви посади, звання (за наявності), особистого підпису і його розшифрування (ініціали і прізвища), наприклад:

Начальник ГУНП в Київській області полковник поліції ______________________ В.Ю. Петренко (підпис)

Якщо документ надруковано на бланку, то назва органу (структурного підрозділу) в назві посади керівника не зазначається, наприклад: Начальник полковник поліції ______________________ В.С.Тютюнник (підпис)

Розшифрування підпису в реквізиті „Підпис” необхідно друкувати на рівні останнього рядка назви посади, а якщо зазначається і спеціальне звання, то на його щаблі, вирівнюючи по правому берегу документа. Назву посади вказують прапоровим способом. Розшифрування підпису (ініціали і прізвище) позначають без будь-яких дужок чи інших знаків. У всіх інших випадках ініціали вживаються після прізвища. У розшифруванні підпису можливе використання одного ініціалу (імені), наприклад, у листах, вітальних адресах, листівках.

Документи, що надсилаються Міністерством до центральних органів виконавчої влади та адресовані їх керівникам, підписує Міністр або особа, що виконує його обов’язки, а у виняткових випадках, за його дорученням, – перший заступник чи заступники Міністра. В інших випадках такі документи підписує перший заступник та заступники Міністра відповідно до розподілу посадових обов’язків.

Документи, адресовані іншим організаціям від імені Міністерства, підписує Міністр, перший заступник чи заступники Міністра.
Документи, адресовані ГУНП, установам та організаціям органів внутрішніх справ, підписує Міністр, перший заступник чи заступники Міністра, керівники структурних підрозділів Міністерства відповідно до їх компетенції. У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються його копії, засвідчені службою діловодства.

Документи ГУНП, відділів та відділень поліції, інших підрозділів органів внутрішніх справ, адресовані іншим центральним органам виконавчої влади, підписує керівник або особа, яка його заміщає.

Якщо за зміст документа відповідають декілька осіб (акти, фінансові документи тощо), то його підписують усі ці особи (підписи розміщують один під одним відповідно до ієрархії посад).

У разі підписання документа кількома особами, що мають рівнозначні посади, підписи розміщують на одному рівні, наприклад:

В.о. Міністра юстиції України (підпис)(ініціали, прізвище) В.о. Міністра фінансів України (підпис)(ініціали, прізвище)

Якщо документ підписують особи, які мають нерівнозначні посади, їх підписи розміщують один під одним відповідно до ієрархії, наприклад:

Міністр юстиції України(підпис)(ініціали, прізвище)

Начальник Департаменту(підпис)(ініціали, прізвище)

Під час укладання документів, підготовлених комісією, зазначають не посади осіб, а розподіл обов’язків у складі комісії, наприклад:

Голова комісії(підпис)(ініціали, прізвище) Члени комісії: (підпис) (ініціали, прізвище) (підпис) (ініціали, прізвище)

!!!!!!!!!!!!!! Якщо посадова особа, підпис якої заготовлено на проекті документа, відсутня, то документ підписує заступник або виконувач обов’язків. При цьому обов’язково зазначається фактична посада особи, яка підписала документ, її ініціали і прізвище (виправлення вносяться рукописним або машинописним способом, наприклад: „В.о.”, „Заст.”).

Не допускається підписувати документ з прийменником „За” або проставляти правобічну похилу риску. Як виняток, за відсутності голови колегії протокол та рішення колегії підписуються головуючим, наприклад: За голову колегії(підпис)(ініціали, прізвище)

Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

Гриф погодження документа. Проекти документів погоджуються з посадовими особами органів, які відповідно до їх компетенції безпосередньо причетні до питань, що порушуються в проекті.

Погодження може здійснювати посадова особа апарату МВС, його структурних підрозділів (внутрішнє), інші установи, підприємства, організації(зовнішнє).
Внутрішнє погодження оформлюється візуванням проекту документа посадовими особами. Віза складається з найменування посади, особистого підпису, ініціалів та прізвища особи, яка візує документ.

Документи візуються чорнилом чорного або синього кольору. Візування чорнилом іншого кольору (червоний, зелений, фіолетовий тощо) або олівцем забороняється.

Начальник Департаменту (підпис) Ю.С. Калениченко 22.02.2016

Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на ньому робиться відповідна відмітка за такою формою:

Начальник Департаменту (назва) (підпис) (ініціали, прізвище) Зауваження і пропозиції додаються. (дата)

Про зауваження необхідно доповісти особі, яка підписала документ.
Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

Якщо під час візування з’ясовується, що в підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

Зовнішнє погодження проектів документів оформлюється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче реквізиту „Підпис” на лицьовому боці його останнього аркуша прапоровим способом і включає в себе слово ПОГОДЖЕНО (без лапок). Друкується великими літерами 16 кегля, напівжирним шрифтом. До реквізиту входять: назва посади особи, з якою погоджують зміст (у тому числі назва органу), особистий підпис, ініціали, прізвище і дата погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО Заступник Міністра охорони здоров’я (підпис) О.М.Зайчук 20.01.2016

Якщо документ погоджують особи, які мають рівнозначні посади, гриф погодження розміщують на одному рівні з реквізитом ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок) ліворуч, наприклад:

ПОГОДЖЕНО Голова Служби безпеки України (підпис) (ініціали, прізвище) (дата) ЗАТВЕРДЖУЮ Міністр внутрішніх справ України (підпис) (ініціали, прізвище) (дата)

Якщо документ погоджують з іншим органом листом, протоколом, наказом, актом тощо, то гриф погодження оформлюють так:

ПОГОДЖЕНО Наказ Міністерства юстиції України 22.09.2016 № 1155

Якщо зміст документа погоджують більш ніж у трьох установах, укладається „Аркуш погодження”, про що в документі роблять відмітку на місці реквізиту „Гриф погодження”, наприклад: „Аркуш погодження додається”.

Аркуш погодження має таку форму:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа

Назва посади (підпис) (ініціали, прізвище) (дата) Назва посади (підпис) (ініціали, прізвище) (дата)

Зовнішнє погодження в разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

- з установами однакового рівня та іншими установами;

- з громадськими організаціями;

- з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;

- з установами вищого рівня.

Відбиток печатки органу на документі засвідчує документ і права осіб, які його підписали.

Відбиток гербової печатки (із зображенням Державного Герба України) проставляють на тих документах, де його відтворення передбачено нормативними актами: на трудових книжках, статутах, положеннях, договорах, посвідченнях, дорученнях, деяких фінансових і бухгалтерських документах, матеріалах, які виникли в процесі оперативно-розшукової та іншої спеціальної діяльності, тощо.

Відбиток печатки інших видів (з назвою відповідного органу, установи без зображення Державного Герба або гербову з написом „Для господарських і грошових документів”) ставлять на довідках, що підтверджують трудову діяльність, місце роботи, заробітну плату тощо.

Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював не менше третини підпису особи та (за можливістю) останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.

Відмітка про засвідчення копії документа має такі складові: словосполучення „Згідно з оригіналом ”, назву посади, звання, підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали і прізвище, дату засвідчення копії (проставляють нижче реквізиту „Підпис”).

Міністерство може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу Міністра, першого заступника Міністра, заступників Міністра або керівника структурного підрозділу.

Копії документів, крім тих, що мають гриф обмеження доступу, за запитами на інформацію фізичних та юридичних осіб видаються відповідно до вимог Закону України „Про доступ до публічної інформації”.

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах установи, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців. Копія документа повинна відповідати оригіналу.

Відомості про виконавця розміщують у нижньому лівому куті лицьового боку останнього аркуша документа 12 кегля. Складові реквізиту: прізвище і номер службового телефону, наприклад:

Мартинюк 256 2329

Відмітку про виконання документа і направлення його до справи ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку його першого аркуша. Реквізит має такі складові: посилання на дату і номер документа про його виконання або стислу довідку щодо цього, слова „До справи”, номер справи, у якій його зберігатимуть, дату направлення його до справи, назву посади і підпис керівника підрозділу, наприклад:

До справи № 03-4 Відповідь надіслано 15.04.2016 за № 01-12/113 Заступник начальника Департаменту (підпис) (ініціали, прізвище) 15.04.2016

Відмітка „До справи” свідчить про те, що роботу над документом закінчено.

Якщо документ не потребує підготовки відповіді, то виконавець готує для доповіді керівництву доповідну записку, довідку чи рапорт про результати розгляду документа або оформляє довідку на зворотному боці останнього аркуша документа.
Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повне ім’я файла і місце його зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Її ставлять у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

Відмітку про надходження документа до організації (реєстраційний штамп) проставляють у правому куті нижнього берега лицьового боку його першого аркуша. На цьому штампі зазначається орган, підрозділ, до якого надійшов документ, дата його надходження (за потреби – і час надходження), реєстраційний номер, кількість аркушів, а також кількість додатків до нього. У разі надходження документа з інших центральних органів виконавчої влади для ознайомлення з поверненням його відправникові штамп проставляють на зворотному боці його останнього аркуша.