Довідка - це службовий документ, який містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій.

Службові довідки з питань основної діяльності містять інформацію, запитувану керівником установи чи певною посадовою особою:

· цієї ж установи;

· організації вищого відомчого підпорядкування (наприклад, Довідка про підсумки річної діяльності).

Відповідно, службові довідки за спрямуванням можуть бути внутрішніми та зовнішніми.

Внутрішні службові довідки підписує укладач, зовнішні - керівник установи.

Основні реквізити службових довідок з питань основної діяльності та вимоги до їх оформлення

Постійні реквізити розміщують кутовим або поздовжнім способом.

Реквізити загального чи спеціального бланка установи:

¾ реквізити 01-03 (залежно від установчих документів);

¾назва організації вищого рівня (06), оформляють залежно від відомчого підпорядкування, для внутрішніх потреб - за рішенням установи;

¾ повна чи скорочена назва організації - автора документа (07) повинна відповідати назві, зазначеній в її установчих документах (статуті, положенні, установчому договорі);

¾ назву структурного підрозділу або територіального відділен­ня філії, (08), посаду особи зазначають на бланку, якщо структурний підрозділ є автором документа, а його керівник (або посадова особа) має право підписувати документ.

Назву виду документа (10) оформляють великими літерами: ДОВІДКА.

Змінні реквізити

Датою документа (11) є дата його підписання. Цей реквізит проставляють від межі лівого берега на спеціально відведеному схемою розташованості реквізитів місці.

Реєстраційний індекс (12) проставляють у разі потреби після підписання документа.

Місце складення або видання документа (14) не вказують, як­що його можна визначити за реквізитами «Назва організації» та «Довідкові дані про організацію», однак зазначають, якщо доку­мент було складено в іншому місці.

Реквізит «Адресат» (16) вказує на спрямування документа керівнику організації вищого рівня, установи, структурного під­розділу чи певній посадовій особі.

Заголовок до тексту (19) може містити відомості про час (да­ту), на який припадають наведені в ній факти.

Наприклад:

Текст (21) довідок містить лише описову частину.

Якщо довідка містить кілька питань, то текст поділяють на розділи, пункти та підпункти. Кількість розділів визначається кількістю порушуваних питань. Складну для сприйняття довідково-аналітичну інформацію доцільно подавати у формі таблиці.

Відмітку про наявність додатка (22) проставляють у разі потреби підтвердження фактів додатковою інформацією.

Підписом керівника установи (23) засвідчуються довідки зовнішнього спрямування, укладача - внутрішнього. Довідки зовнішнього спрямування, як офіційні документи, засвідчуються відбитком печатки, найвагоміші потребують наявності кутового штампа.

Прізвище виконавця та номер його службового телефону (28) можуть містити лише зовнішні довідки або довідки, що подаються від імені структурного підрозділу.