Требования к оформлению документа

Основные требования изложены в Типовой инструкции по делопроизводству и Государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов" (утв. Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст), а также в Методических рекомендациях ВНИИДАД ФАС России "ОРД. Требования к оформлению документов" (2003 г.).
Требования к оформлению должностной инструкции распространяются на состав реквизитов документа, а также на порядок расположения реквизитов документа на бланках установленного вида. Рассмотрим эти требования подробнее.
Состав реквизитов должностной инструкции определяется в соответствии с предписаниями разд. 2 ГОСТ Р 6.30-2003 и включает:
- наименование организации (предприятия, учреждения) - автора (разработчика) документа;
- наименование вида документа;
- дату документа;
- регистрационный номер документа;
- место составления или издания документа;
- гриф утверждения документа;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- отметку о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования документа;
- визы согласования документа;
- отметку о заверении копии документа;
- отметку об исполнителе;
- идентификатор электронной копии документа.
Большинство реквизитов должностной инструкции понятны и без дополнительных объяснений. Поэтому остановимся лишь на некоторых реквизитах, требующих комментария.
Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000 - "Организационно-распорядительная документация").
Регистрационный номер документа - это номер, присвоенный ему в соответствии с правилами регистрации документов в организации. Регистрационный номер должностной инструкции, помимо порядкового номера, присвоенного документу в составе функциональной подгруппы (подгруппы инструкций в составе группы организационно-нормативной документации), может включать и иные условные цифровые обозначения. Например, индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа (например, "д/и"), информацию об исполнителе документа и др.
Место составления (издания) документа указывается в том случае, если его нельзя определить по реквизиту "Наименование организации". Подчеркнем, что место составления или издания должностной инструкции указывается в соответствии с принятой системой административно-территориального деления; при этом для юридических лиц местом составления (издания) документа, как правило, является место его нахождения, определяемое по месту государственной регистрации (юридическому адресу) организации.
Гриф утверждения документа - это реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает: слово Утверждаю (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию, а также дату утверждения, оформленную словесно-цифровым способом).
Гриф согласования документа - реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором (разработчиком) документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами, в том числе в целях оценки обоснованности содержания проекта, соответствия его законодательству, нормативно-правовым актам и управленческим решениям, принятым ранее соответствующими организациями (органами управления (власти)). Гриф согласования документа включает слово Согласовано (без кавычек, прописными буквами), наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование организации, интересы которой данное лицо уполномочено представлять, его подпись, а также дату согласования. Если заинтересованная сторона имеет возражения по содержанию проекта должностной инструкции, то она не подписывает гриф согласования документа до урегулирования этого вопроса между организацией-автором (разработчиком) и организацией, с которой производится согласование.
В соответствии с Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС России (2003 г.) проекты документов организации, как правило, направляются на внутреннее согласование должностным лицам финансовой, экономической и иных служб, юристу организации, руководителю службы ДОУ (при необходимости), а также заместителю руководителя организации, в ведении которого находится вопрос (направление) деятельности, затрагиваемый в содержании проекта документа. Замечания (предложения) к проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных соответствующими должностными лицами организации.
Должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которого применяется исключительно в организации, поэтому в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 допускается оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Кроме того, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа.

Пример 1.

Лист согласования
проектов должностных инструкций руководящего состава
Московского филиала ФГУП "Полкан"

Согласовано Согласовано
Заместитель генерального Заместитель генерального
директора по кадровой работе директора по производству
Викторова Емелина
--------- А.Б. Викторова ------- Д.Г. Емелина
25 июня 2006 г. 26 июля 2006 г.

Согласовано Согласовано
Начальник юридического управления Протокол заседания
Жуков координационного совета
----- И.З. Жуков при генеральном директоре
25 июля 2006 г. 24 июля 2006 г. N 30

Согласовано... (и т.д.)
Начальник организационно-планового
управления
Лиличенко
--------- Ю.М. Лиличенко
25 июля 2006 г.

Иванченко
Руководитель службы ДОУ --------- И.И. Иванченко
26.07.2006

Порядок подготовки должностной инструкции

Основные этапы подготовки должностной инструкции

Технология подготовки должностной инструкции в основном соответствует предписаниям Типовой инструкции по делопроизводству и Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС России "Ведение делопроизводства в организации" (2004 г.) по подготовке внутренних документов. Она предполагает выполнение следующих основных действий (этапов):
1. Подготовка предварительного (чернового) варианта текста должностной инструкции.
2. Редактирование предварительного варианта.
3. Корректирование предварительного варианта.
4. Согласование уточненного варианта.
5. Оформление окончательного варианта.
6. Представление проекта на рассмотрение руководителю организации, его утверждение.
7. Регистрация утвержденной должностной инструкции.
8. Тиражирование должностной инструкции в требуемом количестве экземпляров.
9. Передача (рассылка) рабочих экземпляров должностной инструкции (по) структурным подразделениям для руководства в повседневной деятельности.
10. Помещение контрольного экземпляра должностной инструкции в дело, его последующее хранение до передачи в архив или на уничтожение.