Правила и приемы обработки внутренних документов

 

Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Происхождение документов совпадает со сферой их применения: они создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации.

К внутренним прежде всего относятся организационные документы, определяющие задачи, функции предприятия в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.

Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т. д.

В практике деятельности современных организаций широкое распространение получила внутренняя переписка. Она оформляется в основном докладными (служебными) и объяснительными записками, которые составляют отдельную группу внутренней документации.

Как правило, наиболее нерегламентированны маршруты движения именно внутренних документов. Следствием этого являются ощутимые потери времени при их подготовке и обработке. Исключение составляют распорядительные документы, движение которых, как правило, упорядочено.

На этапах подготовки и оформления работа с внутренними документами организуется так же, как с исходящей документацией (см. вопрос 30). На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком (см. вопрос 29). Например, докладные записки, как и входящие письма, передаются на рассмотрение руководителю, который определяет характер дальнейших действий по этим документам.

Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Так, приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе или с юристом, приказы по личному составу готовятся кадровой службой с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа - специальным аппаратом, например секретариатом коллегии или секретарем совета директоров.

 

Регистрация документов

 

Регистрация документа - это запись учетных данных о доку­менте по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация необходима:

• для обеспечения сохранности документов;

• для удобства поиска документов;

• для учета и контроля исполнения документов.

- Для достижения целей регистрации осуществляется ввод в информационно-справочную систему сведений о документах (система может быть традиционной ручной или автоматизированной). При занесении показателей (реквизитов) документа в регистрационные формы самому документу присваивается регистрационный индекс, который служит его основным учетным и поисковым признаком.

Для систематизации документов, т. е. разделения их по груп­пам, используется номенклатура дел. Индексы дел, включенных в номенклатуру, входят в состав регистрационных индексов вхо­дящих и исходящих документов. Так, базовый индекс состоит из индекса дела по номенклатуре, обозначающего принадлежность документа к определенной группе документации, и его порядко­вого номера внутри данной группы.

Например: 02-10/15, где

- 02-10-это индекс делало номенкла­туре,

- 15 - порядковый номер документа.

Регистрация является одной из наиболее трудоемких делопроизводственных операций, поэтому при построении рациональной системы регистрации важно определить, какие документы должны регистрироваться, а какие нет.

Обязательной регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. При оп­ределении необходимости регистрации документов учитывают их содержание, авторство, вид, подлинность. Кроме того, нужно иметь в виду, что документы приобретают юридическую силу только после регистрации. Исходящим документам регистрация придает официальный характер, фиксирует факт их составления и отправки. При регистрации входящих документов происходит подтверждение не только их получения, но и ответственности получившей организации за использование заключенной в них информации.

Регистрируются документы:

- поступающие от органов государ­ственной власти и управления, от вышестоящих органов управ­ления или направляемые в их адрес;

- важнейшие внутренние до­кументы: приказы, протоколы и т. д.;

- входящие документы, кото­рые требуют решения или ответа, и соответствующие исходящие документы.

Не подлежат регистрации документы

- присланные для сведения и не требующие ответа,

- поздравительные письма,

- приглашения на различные мероприятия;

- инфор­мационные и рекламные письма, прайс-листы, каталоги;

- печатные издания (журналы, брошюры);

- извещения, сообщения о встречах, переговорах;

- письма с пометкой "лично";

- программы конференций, совещаний и т. п.

Существенную помощь в определении такой категории документов может оказать перечень нерегистрируемых документов, который должен разрабатываться в каждой органи­зации. Такой перечень является приложением к инструкции по делопроизводству, но может быть и самостоятельным документом. В этом случае он утверждается руководителем организации.

Форма организации регистрации может быть централизован­ной, децентрализованной и смешанной. При централизованной форме все до­кументы - входящие, исходящие и внутренние - регистрируются в одном месте. Такая форма характерна для сравнительно неболь­ших учреждений или фирм, в которых регистрацией занимается секретарь руководителя или должностное лицо в секретариате.

В крупных учреждениях или компаниях, а также в органи­зациях с территориально разобщенными структурными подраз­делениями регистрация документов ведется децентрализованно. Децентрализованная форма регистрации предполагает наличие многих пунктов регистрации документов: канцелярии, секретарей структурных подразделений и т. д. В группе регистрации канце­лярии регистрируются документы, адресованные руководству уч­реждения или предприятия, и важнейшие внутренние документы, например приказы. Все остальные документы регистрируются в структурных подразделениях работниками, отвечающими за делопроизводство. В условиях использования автоматизирован­ной системы ДОУ предпочтение отдается централизованной ре­гистрации. В этом случае, во-первых, сокращается трудоемкость обработки документов в структурных подразделениях и, во-вторых, появляется возможность формирования единой автоматизированной информационно-поисковой системы по документам всего учреждения или предприятия.

Смешанная система предполагает централизованную регистра­цию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

Специализированная документация (расчетно-денежная, плановая, статистическая отчетность, печатные издания и др.), как правило, не регистрируется службой делопроизводства. Ее регис­трацией занимаются соответствующие функциональные структур­ные подразделения (бухгалтерия, финансовый отдел, библиотека и т.д.).

При любой форме организации регистрации должен соблю­даться ее основной принцип - однократность. Он предполагает, что информация о документе фиксируется в избранной регистра­ционной форме лишь один раз. Однако однократный ввод инфор­мации должен обеспечить ее многократное использование в ходе учета документов, справочной работы, контроля за исполнением документов.

Должны регистрироваться документы, поступающие в органи­зацию или отправляемые из нее по любым каналам связи: по почте, электронной почте, факсу. Место регистрации документов фикси­руется в инструкции по делопроизводству.

- Входящие документы регистрируются в день поступления,

- Исходящие и внутренние - в день подписания.

- Телеграммы регистрируют немедленно после их получения и сразу передают адресату.

При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

При регистрации документов широко используют различные справочные материалы, которые разрабатываются организацией:

- список структурных подразделений с их условными обозначени­ями;

- перечень подведомственных организаций,

- перечень постоян­ных корреспондентов с аналогичными данными;

- классификатор вопросов (участков) деятельности организации и др.

Использова­ние таких справочников может значительно упростить регистра­цию документов.

Регистрация документов производится в пределах групп в за­висимости от их вида, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности и по личному составу, служебная переписка, акты, обращения граждан и т. д. Порядковые регистрационные номера присваиваются докумен­там отдельно в пределах каждой группы. Данные на входящие, исходящие и внутренние документы заносятся в раздельные ре­гистрационные формы.

Основными регистрационными формами в традиционной и автоматизированной системах документационного обеспече­ния управления в настоящее время являются журналы, регист­рационные карточки и компьютерные программы.

На выбор формы регистрации влияют следующие обстоятель­ства:

- количество документов;

- наличие документов, требующих строгого учета;

- принятая в организации система делопроизводства (централизованная или децентрализованная);

- возможность использования организацией компьютерных технологий обработки документов.

При использовании журнальной формы регистрации сведе­ния о документах заносят в регистрационные журналы. Входя­щие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах.

Журнальная форма регистрации используется тогда, когда не­обходимо регистрировать документы строгого учета, например конфиденциальную документацию, документы об образовании (ат­тестаты, дипломы), документы, фиксирующие акты гражданского состояния, удостоверяющие что-либо, и т. п. При использовании журнальной регистрации обеспечивается лучшая сохранность све­дений о документах.

В современной управленческой практике журналы для регист­рации документов целесообразно применять, если объем докумен­тооборота невелик (порядка 500 документов в год).

Карточная форма регистрации делает этот процесс более быстрым и удобным, поэтому она получила достаточно широкое применение в различных организациях и учреждениях.

Сведения о регистрируемом документе заносятся в регистрационно-контрольную карточку (РКК).

Регистрационная карточка имеет лицевую и оборотную сто­роны. Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная - исходящих и внутренних. При регистра­ции писем-ответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входяще­го письма. В насто­ящее время форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются самой организацией.

Количество экземпляров регистрационной карточки опреде­ляется организаций. Оно зависит от централизации ведения де­лопроизводства, количества исполнителей документа, количества справочных картотек и т. д. Как правило, требуется три экземпляра карточек: два помещают в справочную и контрольную картотеки, один передают исполнителю вместе с документом. Если исполни­телей документа больше или справочные картотеки формируются не только по месту регистрации, количество карточек увеличи­вают.

Компьютерная регистрация наиболее удобный и оперативный вид регистрации, т. к. позволяет создать и автоматически под­держивать базы регистрации электронных документов и вести поиск по любому реквизиту документа.

Для компьютерной регистрации используются электронные регистрационно-контрольные карточки и электронные жур­налы с тем же набором граф, что и традиционные (бумаж­ные) формы.

Компьютерная система регистрации может быть создана:

• в среде систем управления базами данных (Access);

• с помощью электронных таблиц (Excel);

• в текстовом редакторе (Word) с помощью таблицы;

• другими программными средствами.

Поиск документов на компьютере может осуществляться последо­вательным просмотром ("пролистыванием") журнала или по раз­ным "ключам" (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т.д.).