Требования к составлению и оформлению акта

 

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).

Акты отличаются широким разнообразием по своему назначению и содержанию:

- сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

- обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);

- испытаний (образцов, систем, технологий);

- выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);

- передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);

- нарушения установленных правил;

- ревизии, инвентаризации;

- расследования аварий, несчастных случаев;

- ликвидации организации и т.д.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например:

Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института,

Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей:

1. Вводная часть строится по схеме: основание (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты) – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).

2. Основная часть (констатирующая) содержит изложение сущности, характера, методов и сроков проделанной работы, установленных фактов, а также выводов, предложений и заключений. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр – бухгалтерия,

2-й экземпляр – коммерческий отдел,

3-й экземпляр – покупатель.

После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Структура акта:

 

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ АКТ Должность Дата №_______ ________И.О.Фамилия Место составления «__»_______200_ г.   Заголовок (чего?)   Основание: (указывается основание, послужившее причиной для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его даты, номера, автора и наименования). Составлен комиссией: Председатель — должность, И.О.Фамилия. Члены комиссии — должность, И.О.Фамилия в алфавитном порядке. Основная часть текста: Когда, почему (для чего) что делала комиссия. Результаты проверки (могут подразделяться на пункты). Составлен в __ экземплярах: 1-й экземпляр – указать кому направляется, 2-й экземпляр – указать кому направляется, и т.д..   Председатель _____________ И.О.Фамилия Члены комиссии _____________ И.О.Фамилия _____________ И.О.Фамилия