Если Панель элементов и Список полей отсутствуют, то вы­вести их.

3. Установить размеры отчета:

- Переместить правую границу окна отчета с помощью указателя мыши на отметку 19 см (верхняя линейка).

- Выбрать Файл - Параметры страницы:

a) Установить книжную ориентацию листа и размер 210x297;

b) Во вкладке Полялевое и правое поля по 10 мм;

c) Во вкладке Столбцы установить Количество столбцов - 1; ширина столбца - 18 см; высота - 3 см;

4. Добавить в бланк отчета области Заголовок отчета и Примечание отчета.

Для этого выполнить команду Вид - Заголовок/Примечание отчета.

5. Поместить в область Верхний колонтитул названия требуемых полей, в Область данных - их содержимое.

- В окне с заголовком таблицы Сотрудник выделить поля Идент код, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон (при нажатой клавише Ctrl щелчок мышью на нужном поле) и буксировать их из списка в Область данных,отступив от левого края области не менее 4 см;

- В области данныхпоявляются связанные элементы управления, т.е. элементы, связанные с полями таблицы (слева - подпись, справа - содержимое поля). Щелкнуть мышью в свободной области данных, чтобы убрать выделение вставленных элементов управления.

- Просмотреть содержимое отчета на данном этапе, выбрав Файл - Предварительный просмотр.В дальнейшем можно использовать эту команду для просмотра содержимого отчета после внесения каких-либо изменений;

- Ввести заголовки столбцов в область Верхний колонтитул.Для этого выполнить:

a) Выделить подписи элементов управления (слева) в области данных,для чего нажать клавишу Shiftи щелкнуть на каждой подписи. Выбрать п/г Вырезать;

b) Щелкнуть мышкой по заголовку Верхний колонтитул и выбрать п/г Вставить. Подписи вставляются в области Верхний колонти­тул;

c) Расставить заголовки столбцов следующим образом: подпись Идент код буксировать в левый верхний угол области. Остальные подписи расставить так, чтобы расстояние между левыми границами подписей было равно 3 см;

d) Выполнить редактирование и форматирование заголовков столбцов(в соответствии с Приложением 1). Для этого выделить все подписи в строке (поместить курсор мыши слева от строки, "чтобы курсор принял форму стрелки, направленной вправо и щелкнуть мышью), щелкнуть правой кнопкой мыши на выделе­нии, в появившемся окне выбрать команду Свойства и установить во вкладке Макет следующие значения: Ширина 3 см, Высота 1см, Тип границы Сплошная, Размер шрифта 12 см. Для редактирования подписи выделить элемент, щелкнуть мышью на подписи и внести нужные изменения.

При форматировании можно использовать пиктограммы панели форматирования на панели инструментов, или команды меню Формат -Выровнять, Формат — Размер, или установить соответствующие свой­ства для данного элемента.

e) Уменьшить размер области Верхний колонтитул, переместив
мышью нижнюю границу области вверх;

f) Разместить поля в Области данных в ряд под заголовками соответ­ствующих столбцов. Уменьшить размер Области данных мышью, переместив нижнюю границу области вверх. Отформатировать каж­дое поле в соответствии с Приложением 1;

g) Просмотреть содержимое отчета на данном этапе, выбрав Файл - Предварительный просмотр.

6. Определить поля, по которым будем группировать и сортировать данные:

- щелкнуть по п/г Сортировка и группировка панели инструментов или выбрать Вид - Сортировка и группировка. Открывается окно Сортировка и группировка;

- в первой строке столбца Поле/выражение(левый столбец), щелк­нуть мышью на кнопке раскрытия списка. В раскрывшемся списке выбрать поле Фамилия;

- в столбце Порядок сортировкиустановить порядок сортировки (по возрастанию или по убыванию) по полю Фамилия;

- выполнить установку свойств в области Свойства группы:

a. Для свойств Заголовок группы и Примечание группы установить значение Да. При этом в окне отчета появляются дополнительные области Заголовок группы Фамилия перед областью Область данных и Примечание группы после области данных;

b. Для группировки по первому символу установить для свойства Группировка значение По первым символам;

c. Для свойства Интервал установить число начальных символов, по которым хотим образовывать группы, для группировки по одному первому символу это значение равно 1;

d. Для свойства Не разрывать установить значение Нет;

e. Закрыть окно Сортировка и группировка.

7.Вставить в область Заголовок группы бланка отчета текст «Группа фамилий, начинающихся на букву», а затем должна выводиться первая буква фамилии, по которой создавалась очередная группа:

- Выделить область Заголовок группы в бланке отчета (щелкнуть на заголовке области);

- Из окна Список полей перетащить поле Фамилия в бланк отчета в область Заголовок группы. Поместить указатель с изображением руки с вытянутым указательным пальцем на маркере, расположен­ном в левом верхнем углу левого поля (подпись) и отбуксировать это поле в левый верхний угол области заголовка группы, отступив 25см слева. Аналогично переместить правое поле вправо на 8см от левой границы области.

В левом поле набрать текст Группа фамилий, начинающихся на букву и нажать клавишу Enter. Установить параметры форматирования: размер 10, курсив, Формат -Размер - По размеру данных. Изменить размеры правого поля, перемещая маркер правой границы влево так, чтобы видна была одна буква Ф и немного следующая.

- В окне Панель элементов щелкнуть по кнопке Линия, переместить курсор в область Заголовок группы под набранный текст и провести линию, подчеркнув оба поля;

- Просмотреть отчет, выбрав Файл - Просмотр. Если видны 2 буквы фамилии, то уменьшить поле Фамилия, если где-либо не видно буквы, то ширину поля Фамилия надо увеличить.

8. Вставить текст заголовка отчета и рядом дату созданияотчета.

9.Вставить номер страницы в области Нижний колонтитул.

10.Сохранить отчет.