СУДД- система управления договорной деятельностью

Даже в небольших компаниях количество договоров может достигать нескольких тысяч. Автоматизация управления договорной деятельностью позволяет контролировать движение денежных средств компании и исполнение бюджетов. Это дает возможность избежать штрафных санкций, связанных с невыполнением договорных обязательств, контролировать дебиторскую задолженность и сроки платежей, а также исключит подписание договоров, не согласованных с юридической и финансовой службой. Внедрив автоматизированную систему управления договорами, вы сможете избежать многих проблем. Однако прежде чем приступить к выбору информационной системы, нужно разработать положение о договорной деятельности предприятия, которое будет регламентировать все процессы компании, связанные с договорной деятельностью. В дальнейшем это упростит составление технического задания, а также позволит выявить недостатки сформулированных требований к работе с договорами до внедрения информационной системы. Как правило, положение о договорной деятельности предприятия содержит следующие разделы: – порядок, сроки оформления и согласования договоров, ответственные лица; – хранение и учет договоров; – контроль за соблюдением сформулированных в положении процедур.

 

JIRA

Нам нужен инструмент, с помощью которого мы определим перечень задач, которые должны быть выполнены. Нам нужен инструмент, где будет вестись перечень уже сделанных работ и затраченных на это ресурсов. Инструмент, в котором будет вестись журнал ошибок выявленных в ходе тестирования, и то какие из этих ошибок были исправлены. И, приходя утром на работу, каждый из участников проекта сможет просмотреть перечень назначенных дел (пришедших от заказчиков или тестеров), а, уходя вечером домой, выставит "галочки", мол, сделано. Давайте посмотрим, какие программные продукты помогут управлять Жизненным Циклом ПО. И чем нам поможет JIRA, не зря же я вынес ее в заголовок статьи.

Наиболее простым (и наиболее часто используемым) инструментом в разработке ПО, является "Bug Tracking". Они представляют собой базу данных, каждая запись в которой – сообщение об выявленной в ходе тестирования/эксплуатации ошибке. Пользоваться такими продуктами могут как ваши штатные тестировщики, так и бета-тестеры и даже конечные клиенты. Они заходят на специальную страницу вашего сайта, выбирают программный продукт, для которого они нашли ошибку, указывают ее категорию, описывают ситуацию, в которой возникла ошибка, версию О.С., программы, прикладывают файлы со скриншотами и т.д. Приходя утром на работу, вы просматриваете перечень добавленных за ночь сообщений об ошибках, определяете из них те, которые рапортуют об устраненных проблемах (может быть, клиент сообщает об ошибке, которая характерна для старой версии программы и ее нужно просто обновить). Возможно, сообщения об ошибках дублируются и вы уже решали ранее эту проблему. Отфильтровав ошибки, вы выставляете им приоритет и беретесь за работу. С тем чтобы к концу рабочего дня выложить в туже "Bug Tracking" систему описание способа решения проблемы. По крайней мере, вы всегда будете четко знать, что вы сделали за рабочий день и что осталось сделать завтра.... Не зря же говорят, что "след самых бледных чернил на бумаге ярче, чем самая крепкая память".

JIRA не только система учета ошибок, это система учета пожелания "Issue Tracking", у нее веб-интефейс, система дополнений и интеграция с другими программами поддерживающими Жизненный Цикл разработки ПО. Хорошая система "управления желаниями" должна уметь решать задачу согласования видений проекта у различных его участников. К примеру, заказчик проекта оперирует такими понятиями, как задача, степень ее готовности (в процентах), затраченные человеко-часы и деньги. С другой стороны для программистов важны другие критерии деления, например, сделать форму с двумя кнопками, сделать отчет с перечнем всех товаров,... Подобное детальное представление работ мало интересует заказчика – он не должен вникать в то, что делается, ему нужен конечный продукт, программисты – наоборот. И хорошая система "управления желаниями" должна уметь сочетать эти две стороны. Кроме того важным является наличие средств интеграции со средствами автоматизированного тестирования, управления версиями файлов.

 

ФРВ

В последнее время компании стали контролировать затраты на управление персоналом, а руководители задумались о повышении эффективности использования рабочего времени. Многие российскими компаниями пришли к осознанию необходимости учета рабочего времени сотрудников.

Системы учета и контроля рабочего времени предназначены для автоматической регистрации времени прихода и ухода сотрудников с работы. Система ведет учет общего количества отработанных каждым сотрудником часов, больничных, отпусков, командировок, проводит учет отгулов. Система позволяет получать отчеты по всем перечисленным параметрам, составлять табель рабочего времени, оперативно предоставлять руководству сведения об отсутствующих сотрудниках.

Использование системы учета рабочего времени значительно повышает уровень трудовой дисциплины. Сотрудники, знающие о контроле, существенно сокращают время, затрачиваемое не на служебные обязанности.

Запуск систем учета рабочего времени может быть воспринят сотрудниками довольно болезненно, однако психологически скоро работники привыкают к новым корпоративным требованиям и демонстрируют восприятие данной процедуры.

В этом ключе многое зависит от подачи проблемы руководителями, которые должны настроить коллектив на самосовершенствование, внедрение передовых технологий. Тогда сотрудники воспримут учет рабочего времени как необходимую меру повышения эффективности труда, хотя недовольные обязательно будут и в этом случае.

Одной из главных причин внедрения автоматизированных систем учета рабочего времени становится необходимость контроля дисциплины, в том числе регламентации доступа работников к сети интернет. «Если в компании нет корпоративных требований по использованию интернета в личных целях, то рано или поздно руководителю придется их установить, потому что чем дольше сотрудники работают без регламента по использованию всемирной сети, тем больше они считают подобное отношение работодателя нормой. Как известно, ничто так не снижает эффективность труда, как переписка в соцсетях и решение личных вопросов. Поэтому внедрение системы учета рабочего времени – это возможность раз и навсегда установить лимиты на отвлечения во время трудового дня».

Опыт компании показывает, в системе учета рабочего времени целесообразно предусматривать возможность установления лимита по времени опоздания или нецелевой активности. Каждая компания может выбрать допустимое значение, только после превышения которого, в течение нескольких минут, будет отправляться соответствующее оповещение на почту руководителя подразделения.

Такой контроль мотивирует как персонал, так и начальников отделов. Оперативное реагирование на нарушение позволяет, во-первых, влиять на ситуацию, когда она еще не усугублена и не привела к последствиям. Во-вторых, руководство сможет контролировать трудовую дисциплину даже удаленно. С этой точки зрения, учет рабочего времени выступает действенным инструментом повышения эффективности бизнес-процессов.

Полезен данный функционал и для оценки компетенции линейных руководителей. Нередко руководству высшего эшелона приходится слышать, что у линейных руководителей нет возможности контролировать десятки подчиненных. Автоматические оповещения о нарушениях на почту позволят решить этот вопрос.

Так, в системе ФРВ предусмотрены оповещения по двум видам нарушений – о превышении времени опоздания и нецелевой активности (настраиваемое). К примеру, когда в компании все приходят вовремя, то достаточно настроить оповещения о нарушениях, происходящих в регламентное время работы. Если есть запрет на использование интернета во время обеда и в личных целях, то можно сделать соответствующие настройки и оповещения. Чтобы узнать, чем занимается персонал после окончания рабочего дня, в системе учета рабочего времени формируются оповещения о нарушениях в сверхурочное время.

Оперативное выявление нарушений позволяет наладить в коллективе трудовую дисциплину и повысить ответственность. Это также позволяет формально отследить объективную загрузку отделов и сотрудников.

Оценив преимущества работы с автоматизированными системами учета рабочего времени работодатели уже вряд ли смогут отказаться от такого надежного помощника. Сейчас в этом направлении актуальным является совершенствование систем по удобству и доступности использования.

 

О проблеме

Работая с этими системами приходилось составлять отчеты и анализировать данные оттуда, для того, чтобы определенное количество данных можно было использовать в разрабатываемом ИТ-продукте.

Также, работая над проектом приходилось много времени уделять работе с сетевым графиком проекта, так как все работы, отраженные в нем, нуждались в контроле исполнения. Работы по проекту часто шли не в срок и приходилось отслеживать каждую работу по датам и фиксировать отклонение от плана, создавать новые сроки каждой просроченной работы. Поскольку продукт, разрабатываемый в компании достаточно новый, то и работы, отраженные в сетевом графике, были не все. Часто добавлялись новые строки, которые не были учтены при планировании и создании графика проекта. Новые строки имели новых предшественников, или же были сами предшественницами других работ, поэтому внимательно нужно было отслеживать что за чем идет, чтобы правильно расставить все связи между работами.

Бизнес часто сталкивается с такой проблемой, когда коллектив компании состоит из квалифицированных исполнителей, которые качественно выполняют свою работу, однако это может быть сделано не в те сроки, которые планировались и которые указывались в сетевом графике, или же работы могут иметь предшественников, которые не были отражены в сетевом графике проекта, и тогда исполнитель не может выполнить свою задачу, пока не будет сделана «скрытая» работа. Поэтому роль проектного менеджера в компании крайне важна. Человек, который занимается проектным менеджментом должен обладать очень важными качествами, такими как: внимательность к деталям, аналитическое мышление и способность к декомпозиции чего-либо, должен уметь наладить контакт с сотрудниками, выполняющими работы по проекту, для того, чтобы и самим сотрудникам было комфортно работать с таким менеджером, а у менеджера, в свою очередь, вряд ли будут сбои в выполнении работ по планам проекта из-за недобросовестного отношения сотрудников. В российском бизнесе очень часто менеджмент является слабой стороной рабочего процесса, что не может не влиять на результаты деятельности компаний, которые нередко теряют прибыль из-за ряда причин, связанных с менеджментом. Улучшение этой части процессов внутри компании позволило бы оптимизировать затраты предприятия, время предприятия и максимизировать прибыль.

 

Заключение

За время прохождения учебной практики были изучены:

1. Методы работы проектного менеджера

2. Освоены некоторые внутренние автоматические системы компании

3. Нормативные документы компании

4. Порядок предоставления отчетности о проделанной работе

 

А также были приобретены профессиональные навыки:

· владение современными средствами, методами и технологиями работы с информацией;

· работы с документами;

· организации личного труда;

· планирования рабочего времени;

· коммуникативные навыки.

Поставленные цели были достигнуты. Приобретенные навыки являются неотъемлемой частью в работе кадрового работника. Что необходимо при дальнейшем трудоустройстве.

 

Список литературы

 

1. [Электронный ресурс] // Официальный сайт РДТЕХ(РД-Партнерство): http://www.rdtex.ru/. (Дата обращения: 21.09.2016).

2. Устав Общества с ограниченной ответственностью «РДТЕХ»

3. [Электронный ресурс] // http://fd.ru/articles/21077-avtomatizatsiya-dogovornoy-deyatelnosti-kompanii

4. [Электронный ресурс] // https://ru.wikipedia.org/wiki

5. Источник: "Агентство инноваций и развития экономических и социальных проектов",http://www.innoros.ru/innovaciivkadrah/vozmozhnosti-ispolzovaniya-sistem-ucheta-rabochego-vremeni