Автоматизация документооборота

Непрерывный рост объемов информации, развитие науки и технологий является не только непосредственной причиной для внедрения автоматизированных систем по работе с информацией и документами, а и служит основой для их создания и развития. Необходимость автоматизации работы с документами и внедрения систем электронного документооборота обусловлена потребностью в эффективном управлении предприятием. Результатом автоматизации документационных систем является своевременное выполнение четко структурированных информационных задач, стоящих перед управляющим, что позволит упростить и правильно организовать работу отдельных подразделений, ускорить производственный процесс, а также оптимизировать работу организации в целом.

Даже небольшие предприятия ежедневно имеют дело с различными договорами, счетами, письмами, инструкциями [1]. Так как процесс управления любой компанией базируется на информации об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой принятия любого решения, организация документооборота является одной из главных и важнейших задач документационного обеспечения управления.

Объект данного исследования – организация документооборота на предприятии.

Предмет – автоматизация документационных систем как путь достижения эффективности управления.

Целью исследования является анализ особенностей и проблем внедрения автоматизированных систем управления информацией на современном предприятии.

Данная тема затронута в работах и ученых-документоведов Лариной М. В., Рысковой О. И., Янковой В. Ф., Бобылевой М. П. В настоящее время большая часть исследований и публикаций по вопросам автоматизации и внедрения систем электронного документооборота носит в основном прикладной характер и отражает лишь узкие аспекты данной темы, чего недостаточно для комплексного изучения и применения на практике.

Документооборот — деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив [2].

Электронный документооборот (ЭДО) – механизм работы с электронными документами, включающий в себя полный цикл жизни электронного документа: создание, модификация, хранение и отправка. Электронный документооборот на предприятии внедряют с целью полного отказа от бумажного документооборота для экономии ресурсов и времени [2].

Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации[2].

Для начала выявим основные проблемы, с которыми сталкиваются компании, в которых работа с документами ведется традиционным способом:

• потеря документов, что может привести к различным последствиям, одно из таких последствий – утечка информации;
• скопление значительного объема документов, что усложняет работу как отдельных подразделений, так и организации в целом;
• Большие временные затраты при работе с бумажными документами;
• человеческий фактор: допущение сотрудниками ошибок при работе с данными, что может привести к необратимым и серьезным последствиям[3].

Автоматизация систем работы с документами позволит решить эти проблемы, а также:

• обеспечит четкую структуризацию задач и делегирование полномочий между подразделениями, что приведет к слаженной работе организации как единого механизма;

• упростит работу с документами, повысит ее эффективность за счет использования современных информационных технологий;

• значительно ускорит процесс работы с документами, что приведет к повышению производительности труда сотрудников;

• обеспечит надежную сохранность документов и защиту от несанкционированного доступа;

• полный контроль над процессом управления и централизация архивов с документами;

• сокращение финансовых затрат, минимизация налоговых рисков и штрафов [4].

В общем, суть автоматизации документооборота состоит во внедрении современных информационных технологий с целью обеспечения удобства, надежности и эффективности работы с документами.

Но, несмотря на то, что внедрение систем электронного документооборота имеет ряд преимуществ, предприниматели и поставщики часто сталкиваются с проблемами, связанными с внедрением СЭД [5].

Условно эти проблемы можно разделить на 3 группы:

¾ организационные;

¾ технологические;

¾ административные.

Организационные проблемы идут в основном от руководства и заказчика.

¾ Руководители часто не имеют четкого представления о возможностях и функциях СЭД, следовательно, могут возникнуть трудности при создании проекта по внедрению [6].

¾ Недооценка подготовительной части. На этом этапе выявляются проблемные зоны, подготавливается персонал, который будет работать с формированной системой, сбор необходимого информационного материала и т.д.

¾ Несогласованность действий. Это может проявляться не только во время планирования проекта между заказчиком и поставщиком, когда встречаются разные интересы, но и внутри организации заказчика.

Внедрение СЭД влечет за собой увеличение пользователей ПК. Переход к электронному документообороту приводит к значительному увеличению нагрузки на серверы. Итак, переходим к технологическим проблемам, которые чаще всего возникают уже во время эксплуатации системы:

¾ Информационная инфраструктура организации может быть неготовой к предстоящим нагрузкам.

¾ Функциональность системы не соответствует ожиданиям – отсутствие необходимого набора операций, которые необходимы заказчику.

¾ Отсутствие единых правил, регламентирующих документооборот внутри организации.

Перейдем к последней группе проблем – административные:

¾ Низкая вовлеченность в проект некоторых сотрудников.

¾ Сопротивление внедрению новой системы документооборота.

¾ Недостаточная квалификация сотрудников предприятия.

Рассмотрев проблемы внедрения системы СЭД, важно понимать, что внедрение требует огромных усилий со стороны заказчика (руководителя предприятия), поставщика электронной системы и сотрудников предприятия.

Руководитель должен четко знать возможности своего предприятия и сотрудников, уметь поставить задачи и цели, которых он хочет добиться автоматизацией документооборота, а так же доходчиво объяснить это все поставщику, чтобы избежать недопонимания.

Поставщик СЭД, в свою, очередь должен тщательно проанализировать особенности бизнес-процессов данного предприятия, состояния оборудования и технологий и, на основе полученных выводов предложить возможные варианты для достижения наибольшей эффективности.

Организация работы и обучения сотрудников при работе с системами электронного документооборота, пожалуй, ключевой и немаловажный этап внедрения автоматизированных систем управления. Так как предприятие – это сложный механизм, основанный на взаимодействии сотрудников подразделений под руководством и контролем начальника, конечный результат зависит абсолютно от каждого элемента этого механизма. Поэтому не стоит жалеть времени, сил и материальных ресурсов на обучение и переквалификацию.

К решению проблем перехода на электронный документооборот можно подойти с разных сторон. Однако, прежде всего, переход должен быть запланированным и поэтапным, с учетом особенностей каждого элемента структуры предприятия.

Налаженная организация документооборота, как результат тщательной подготовки к внедрению СЭД, неизбежно принесет предприятию новые возможности функционирования, а также его поднимет деятельность на качественно новый уровень.