Подготовка к проведению банкетного мероприятия.

Прием и оформление заказа

Банкетные мероприятия планируются заранее и требуют тщательнейшей подготовки к ним. От того, насколько продуманы все детали и мелочи, во многом зависит целостное восприятие заказчиком торжества и конечный результат. Организация банкета начинается с подготовительной работы, первой стадией которой является прием и оформление заказа.

Прием заказа является основным этапом организации банкета, поскольку предполагает подробно и своевременно продуманные и согласованные его устроителями (заказчиками) и администрацией ресторана условия и порядок проведения банкета. Как правило, заявку на проведение банкета принимает метрдотель, т.е. тот, кто будет непосредственно руководить банкетом. При приеме заказа на организацию банкета согласовывается целый ряд вопросов: дата и часы проведения банкета; количество гостей и их состав (пол, возраст, национальность, профессии); место проведения банкета; отмечаемое событие; ассортимент блюд и напитков; предварительная сумма заказа; форма оплаты; список приглашенных почетных гостей. В заказе также указываются номер телефона, адрес и фамилия ответственного заказчика. При выездных приемах-банкетах следует предусмотреть оплату расходов, связанных с выездом, боем и утратой посуды, сверхурочной работой обслуживающего персонала (образец соглашения на проведение банкетного мероприятия в приложении В)

На официальных банкетах-приемах дополнительно уточняются следующие вопросы: как должен быть украшен банкетный зал ресторана; нужны ли государственные флаги и другие атрибуты государственной символики; будут ли произноситься официальные речи и тосты, сколько их будет и когда они будут произнесены; будут ли гости курить за столом; количество гостей, которых будет обслуживать один официант; форма одежды обслуживающего персонала ресторана на банкете и другие вопросы. Уточняется время подачи блюд и напитков;

Прежде чем принять заказ, метрдотель обязан ознакомить заказчика с залом, в котором будет проходить банкет, согласовать с ним план расстановки столов. При этом оговариваются такие вопросы, как места для почетных гостей или план размещения за каждым столом в отдельности; предоставляет стандартные варианты меню; уточняют, будет ли подан аперитив, нужны ли цветы для украшения стола и зала, музыкальное сопровождение и место для танцев. Одновременно знакомят заказчика с правилами ресторана, порядком обслуживания и возмещения возможных убытков. Администрация ресторана не имеет права устанавливать минимальную стоимость заказа, а также предлагать заказчику принудительный ассортимент блюд, напитков, кондитерских изделий и т.д.

После предварительного согласования заказчик вносит предоплату в размере не менее 50% стоимости заказа и получает на руки «предчек». За 2-3 дня до начала торжества, метрдотель совместно с заказчиком оформляет счет-заказ, заказчик платит деньги и взамен предчека получает чек. Счет-заказ составляется в 5 экземплярах и утверждается руководителем предприятия. Первый экземпляр передается заказчику, второй остается у кассира, а третий, четвертый и пятый направляются соответственно бригадиру официантов (который будет проводить обслуживание торжества),материально ответственным лицам кухни и буфета.

В случае уменьшения заказа на горячие блюда, напитки, кондитерские и другие изделия(по причинам,исходящим от заказчика) заказчику возвращают деньги. При этом составляют расходно-кассовый ордер на основании письменного заявления заказчика, утвержденного директором и бухгалтером ресторана.

Метрдотель подтверждает на заявлении заказчика аннулирование некоторых блюд и продукции в заказе. По желанию заказчика ему на эту сумму может быть отпущена другая продукция, о чем делают запись в заказе-счете.

Дополнительный заказ, сделанный во время обслуживания торжества, оформляет официант по счету, используя типовые бланки счетов.

Если ресторан принял заказ, но по независимым от него причинам не может организовать обслуживание в назначенное время, то администрация обязана обеспечить возможность проведения торжества в другом ресторане и сообщить об этом заказчику не позднее 7 дней до назначенного торжества.

Ресторан осуществляет музыкальное обслуживание торжеств в установленном порядке. Однако при проведении тематических вечеров администрация ресторана должна предусматривать в договоре с концертной организацией возможность изменения программы музыкальной части торжества.

Заказчик имеет право отказаться от всего заказа не позднее чем за сутки до момента обслуживания. Если не все участники банкета смогут явиться на торжество, то заказчику по его заявлению, сделанному не позднее чем за 4 часа до начала обслуживания, могут быть возвращены деньги в размере стоимости заказа, приходившейся в среднем на долю отсутствующих гостей.

При заявлении заказчика об уменьшении численности участников торжества непосредственно перед началом обслуживания ему могут быть возвращены деньги в размере стоимости части заказа на горячие блюда, напитки и кондитерские изделия. Возврат денег осуществляется на основании письменного заявления по расходному кассовому ордеру. Однако в этом случае заказчик обязан возместить ресторану стоимость приготовленной продукции, которая не может быть реализована.

На не подлежащую реализации продукцию составляют акт в трех экземплярах, который подписывает руководитель ресторана (зав. производством),материально-ответственное лицо, чья продукция актируется заказчиком. Второй экземпляр акта вручается заказчику.

Заказчику предоставляется право поступать с продукцией, включенной в акт, по своему усмотрению.

Заказчику не разрешается приносить в ресторан напитки и продукты, а также привлекать посторонних лиц для приготовления блюд. Он должен находиться на предприятии общественного питания до окончания торжества.

Заказчик обязан возместить бой и порчу посуды и приборов, происшедшие по вине участников банкета, на основании действующих прейскурантов. При этом следует выписать счет.

Заказ на обслуживание торжества от предприятия (организации, учреждения) принимается при наличии гарантийного письма, в котором указываются дата и время обслуживания, количество участников, стоимость заказа, фамилия лица, уполномоченного на оформление заказа, номер расчетного счета предприятия. Стоимость согласованного заказа оплачивается полностью не позднее, чем за три дня до его выполнения по безналичному расчету.

Образец формы книги учета заказов представлен на рис 4.

Свадебный банкет.

Свадьба -одно из важнейших событий в жизни человека и оно должно остаться в памяти молодоженов и гостей праздника как торжественное, неповторимое и радостное. Поэтому к подготовке и организации свадебного банкета ресторану следует готовиться особо тщательно.

У свадебного банкета есть особенности как в организации, так и в обслуживании. Все начинается с приема заказа. Желательно, чтобы заказ на организацию банкета принимал тот, кто будет непосредственно руководить обслуживанием.Должны быть определены: дата и время банкета; количество участников; общая сумма ассигнований.

Прием заказа.

Метрдотель или другое лицо, принимающее заказ, должен познакомить заказчиков с залом, в котором будет проходить торжество, согласовать расстановку столов и рассадку гостей. Должно быть уточнено место сбора гостей, когда, где и как подавать первый бокал шампанского; будут ли вручать молодоженам подарки, где и когда; надо договориться о музыкальном сопровождении и месте для танцев и т.п., то есть согласовать весь план проведения свадебного мероприятия.

Расстановка столов в банкетном зале.

В ресторане для обслуживания свадьбы выделяют банкетный зал. Если зал достаточно свободный, то банкетный стол рекомендуется поставить так, чтобы у входа оставалось место для встречи и сбора гостей.

Метрдотель предлагает различные варианты расположения свадебного стола в банкетном зале (в одну линию или в виде букв «Т», «П», «Ш»).В настоящее время все чаще отходят от традиционной расстановки столов, предпочитая европейскую рассадку (отдельные столы на 6-8 человек)-так проще приглашать гостей из-за стола для участия в разных конкурсах. Общая длина банкетных столов определяется из расчета 60-80 см на одного гостя и по 1 метру на каждого из молодоженов. Ширина банкетного стола-1,2-1,5 м при двусторонней рассадке гостей и 0,7 м-при односторонней.

Расстановка столов зависит также от площади, формы зала, расположения окон, дверей, колонн. При расстановке мебели предусматривают проходы для официантов и гостей шириной не менее 1,2-1,5 м, а также проходы между линиями столов при расставленных креслах не менее 1,2 м; расстояние от спинки кресла до края стола должно быть 0,5-0,6 м.

Обычно в зале ставятся отдельные столы для родителей, друзей и новобрачных (рис 15)

Количество официантов определяется из расчета: один официант на 12-15 приглашенных.

Особенности меню.

В связи с тем, что свадебный банкет продолжителен по времени (5-6 часов), в меню рекомендуется включать:

ü холодные закуски (в широком ассортименте из расчета ½ или ¼ порции на каждого участника банкета: рыба фаршированная, заливная, поросенок целиком, дичь и птица фаршированные, ассорти, карбонат, буженина, салаты в вазах, натуральные овощи, соленья, маринады и пр.)

ü горячую закуску(1 наименование: кокот, кокиль, жульен);

ü горячие блюда (1-2 наименования: мясные,рыбные,овощные);

ü десертное блюдо(1 наименование:желе, муссы, самбуки, кремы, мороженое и пр.);

ü фрукты;

ü горячие напитки (чай, кофе);

ü мучные кондитерские изделия(свадебный торт)

Более подробное согласование меню и уточнение остальных вопросов делают за 2-4 дня до банкета.

Особенности сервировки.

Свадебные столы предварительно накрывают мягкой толстой тканью (мольтон):она делает более гладкой и ровной поверхность стола, заглушает шум, предупреждает бой посуды, впитывает случайно разлитую на скатерть жидкость. Подготовленные таким образом столы накрывают белой и со всей тщательностью отглаженной скатертью. Стол, соединяющий линии столов и поставленный к ним перпендикулярно, как правило, сервируют с одной стороны. Поэтому со стороны, обращенной в зал, скатерть следует опустить до 10-15 см от пола. Между приборами молодоженов и приборами других гостей оставляют большие интервалы: 1,0 м и 0,8 м соответственно.

Столы и стулья оформляются красивым текстилем, свадебными элементами, цветочными композициями, бутоньерками.

Для каждого участника банкета ставят закусочную и пирожковую тарелки; кладут закусочные нож и вилку. Можно положить столовый набор, но его лучше подавать перед подачей горячих блюд. Приборами для десерта стол не сервируют, так как они могут затеряться среди множества других предметов. Их лучше подавать вместе с десертом.

На каждую закусочную тарелку кладут красиво сложенную полотняную салфетку. Каждому гостю ставят фужер для воды, рюмку для вина и рюмку для крепких напитков. Посуда должна быть одностильной, хорошего качества и безукоризненно чистой. Не следует ставить тарелки над ножками стола -в этом месте неудобно сидеть.

Для молодоженов рекомендуется поставить рюмки и бокалы другой формы и цвета, чтобы они отличались от общей сервировки. Им можно и более красиво сложить салфетки, под закусочную тарелку поставить сервировочную и т.д.По традиции, не рекомендующей молодоженам пить крепкие спиртные напитки, им ставят фужер для прохладительных напитков и бокал для шампанского.

Площадь стола перед столовыми приборами молодоженов принято оставлять свободной. Это место для букетов цветов и торта. Можно украсить это пространство декоративными композициями из цветов и зелени, свадебных колец и т.д..

Особенности обслуживание свадебного банкета.

Жениха и невесту в аванзале встречает официант с небольшим подносом, на котором находится 2 высоких бокала, живая роза и предлагает шампанское. Другие официанты входят в аванзал с круглыми подносами, застеленными полотняными салфетками и уставленными бокалами, заполненными шампанским на 2/3 объема, и обносят гостей напитками.

Молодожены с бокалами в руках встречают вошедших гостей и принимает от них поздравления и подарки, располагая их на специально отведенном столике. По согласованию с заказчиком шампанское может быть подано не в аванзале, а за свадебным столом.

Цветы, принесенные гостями, официанты располагают в заранее подготовленные высокие вазы и оформляют ими зал.

После этого молодожены приглашают гостей в банкетный зал. Первыми в зал входят новобрачные и занимают места в середине стола. Невеста садится справа от жениха, родители жениха -рядом с невестой, родители невесты -рядом с женихом.

Официанты постоянно должны находиться в зале, помогать гостям в рассадке в начале банкета и когда гости возвращаются к столу после перерывов. Обслуживание напитками и раскладка блюд также входит в обязанности официантов. Взяв со стола блюда с приборами для раскладки, они обслуживают гостей французским методом. Молодоженам и почетным гостям, сидящим рядом с ними, порционирование блюд желательно осуществлять с тележек, которые располагают рядом со столом для новобрачных.

Вторые горячие блюда подают европейским методом: один официант приносит в зал на подносе вторые горячие блюда на подсобный стол, а другой расставляет тарелки с блюдами на столе правой рукой, подходя к гостю с правой стороны.

Холодные закуски на свадебном банкете могут оставаться до подачи десерта. Перед подачей десерта производят сбор использованной посуды. Десерт подают в креманках или мелких десертных тарелках европейским методом.

Завершается банкет подачей горячих напитков и кондитерских изделий. Чайные столики можно сервировать как в банкетном зале, так и в смежном помещении. Официант доставляет в зал на тележке свадебный торт. После того, как невеста разрежет торт и молодожены положат кусочки торта друг друга, в работу вступают официанты и подают порции торта всем гостям.

По окончании обслуживания метрдотель решает с заказчиком организационные вопросы по оплате за дополнительно предоставленные услуги (вызов такси, междугородние переговоры и т.д). Прощаясь с гостями, метрдотель может вручить молодоженам приглашения на проведение в ресторане серебряной и золотой свадьбы.

Важная часть свадьбы -развлекательные программы. Их разработкой занимаются, как правило,event-агентства, и рестораны зачастую подстраиваются под концепцию и сценарий мероприятия, учитывая все его особенности.

Очень зрелищный вариант -welcome drink-горка бокалов с шампанским. Популярны шоколадные фонтаны, в которые можно обмакивать клубнику, фрукты, бисквиты, -сейчас это развлечение очень востребовано.

Кейтеринговое обслуживание свадебных банкетов.

Для организации и проведения свадебного банкета в настоящее время заказчики чаще обращаются в кейтеринговые компании, которые берут на себя решение всех вопросов, связанных с подбором площадки для праздника (традиционные банкетные залы; старинные усадьбы, парки и т.д.), оформлением помещения, развлекательной программой, фото- и видео-съемкой.

Кейтеринговые компании помогают в составлении меню, предоставляя на выбор клиента разнообразные закуски, горячие блюда, напитки и десерты. Кроме того, в обязанности кейтерингового оператора входит обеспечение необходимой мебелью, подбор обслуживающего персонала и организация процесса обслуживания свадебного банкета.

Заканчивается свадебная церемония на выезде обычно красочным фейерверком.

 

Новогодний банкет.

Во время подготовки новогоднего вечера особое внимание уделяется украшению торговых помещений ресторана. Зал должен выглядеть празднично и парадно. В нем устанавливают елки, развешивают гирлянды, игрушки, продумывают световое оформление зала.

При оформлении заказа предусматривают расходы на приобретение праздничных сувениров для гостей, проведение лотереи, разыгрывание призов и т.д. Оригинальными призами могут служить кулинарные и кондитерские изделия самого ресторана. В зале может быть организована продажа карнавальных масок, шаров, цветов.

Особенности меню.

Меню составляют с учетом длительного пребывания гостей в ресторане(обычно с 23 часов 31 декабря 5-6 часов утра 1 января).В него включают разнообразные закуски,1-2 горячих блюда, фрукты, горячие напитки и, обязательно -шампанское, вина, минеральные и фруктовые воды.

Холодные закуски изготавливают и оформляют так, чтобы выделить отдельные порции (например, икра в валованах, паштет в корзиночках из теста, рыбное и мясное ассорти).Такие художественно оформленные блюда сохраняют красивый внешний вид и после того, как с посуды взята часть порций.

Особенность сервировки стола.

Столы сервируют лучшей посудой и столовыми приборами. Сервировка включает:

-тарелки: закусочную и пирожковую;

-приборы: закусочный и столовый;

-рюмки: фужер для воды, бокал для шампанского, рюмки для вина и водки.

Рюмки размещать на столе следует, смещая их в правую сторону так, чтобы бокал для шампанского находился против кончика столового ножа. На закусочную тарелку ставят сложенную салфетку. В оформлении стола используют еловые веточки, декоративные украшения, свечи. Холодные закуски, напитки и фрукты ставят на стол заранее. При накрытии столов ведерки с шампанским размещают рядом на вспомогательных столиках, приставленных к краю основного стола.

Особенности обслуживания.

Новогодний банкет является разновидностью банкета с частичным обслуживанием. Официанты оказывают помощь в размещении гостей за праздничным столом, перекладывают на тарелки посетителей холодные закуски, с которых начинается прием пищи, наполняют фужеры и рюмки напитками. Во время обслуживания официанты постоянно следят за тем, чтобы своевременно была убрана освободившаяся посуда, пустые бутылки и были заменены приборы и тарелки.

За несколько минут до Нового года в зале ресторана включают теле- и радио-трансляцию, чтобы гости имели возможность прослушать поздравление президента и бой курантов Спасской башни. В это время официанты бесшумно откупоривают бутылки шампанского и наполняют им бокалы гостей. Затем официанты продолжают обслуживание гостей обычным порядком и заканчивают подачей чая и кофе.

Продуманная программа, организованная и слаженная работа официантов оставляют у гостей хорошее впечатление о Новогоднем вечере.