Рекомендации по выполнению задания

При характеристике документа необходимо:

· определить вид и разновидность документа (приказ по личному составу, приказ по кадрам, приказ по основной деятельности и т.п.),

· определить вид служебного бланка (по функциональному назначению и структуре, расположению заголовочных реквизитов) и соответствие его управленческой ситуации;

· оценить целесообразность использования бланка с угловым (или продольным) расположением реквизитов для анализируемого документа;

· охарактеризовать бланк документа с точки зрения правильности расположения на нем реквизитов относительно друг друга;

· оценить правильность оформления всех заголовочных и оформляющих реквизитов;

· проверить наличие всех необходимых реквизитов документа;

· выявить избыточные реквизиты документа (избыточные при создании рассматриваемого документа, например, справочные данные об организации на бланке внутреннего документа);

· выявить недостающие реквизиты (предусмотренные при создании рассматриваемого документа, но отсутствующие в документе);

· проанализировать текст документа, обратив внимание на его структуру (соответствие ее виду предложенного документа), соблюдение правил официально-делового стиля, использование стандартных языковых формул. При анализе текста необходимо иметь в виду правила формулирования и оформления заголовка к тексту, степень его соответствия содержанию документа, а также присутствие (если это необходимо) отметки о наличии приложения;

· отредактировать документ.

Все обнаруженные ошибки необходимо отметить в предложенном для анализа документе или на отдельном листе бумаги. При этом следует учесть, что этот вид работы требует четкости и однозначности формулировок, поэтому при выполнении данного практического задания рекомендуется не устная импровизация, а подробная письменная фиксация всех найденных ошибок по схеме: «исходный ошибочный вариант – правильный вариант» с необходимыми пояснениями.

Наиболее часто оформление документов не соответствует требованиям ГОСТ по следующим параметрам:

· указывается только сокращенное наименование организации-автора документа, не сообщается ведомственная принадлежность, отсутствует определение организационно-правовой формы;

· организационно-правовая форма указана не полностью, например, не уточняют тип акционерного общества (АО вместо: ОАО);

· надписи бланка сделаны на двух языках (например. на русском и английском), но содержат различную информацию об организации;

· на бланке помещается рисунок, который не является ни эмблемой, ни товарным знаком (знаком обслуживания);

· бланк для письма не содержит справочных данных об авторе или содержит их в минимальном объеме;

· на общем бланке размещены реквизиты бланка письма (справочные данные об организации);

· реквизиты бланка расположены произвольно (не угловым и не продольным способом);

· бланк перенасыщен излишними «художественными» элементами- линиями, штрихами, вензелями и пр.;

· реквизиты на бланках российский организаций размещены по образцам бланков зарубежных партнеров;

· при оформлении даты документа цифровым способом используют сокращение слова «год» 01.12.2015 г. вместо:01.12.2015); в обозначении года указывают две последние цифры вместо четырех; в обозначении числа от 1 до 9 не проставляют цифру 0: 01, 02, 03 и т.д.

· используются «лишние» элементы в оформлении реквизитов: перед датой составления документа - предлог «от», перед регистрационным номером документа - «исх.», перед указанием фамилии исполнителя - «Исп.». и др.

Следует также обратить внимание на правильность оформления реквизита «Подпись», виз согласования и других делопроизводственных отметок.

При наличии значительного количества ошибок и недочетов в анализируемом документе рекомендуется на отдельном листе подготовить его исправленный вариант.

Исходный вариант документ