Печать документов бронирования

Для того, чтобы напечатать какие либо документы, связанные с бронированием, необходимо войти в режим документов, нажав соответствующую иконку, размещенную в левом нижнем углу окна редактирования брони (Рис. 53). Хочу это 65 В режиме документов видны все существующие в системе типы шаблонов документов гостиницы (см. раздел меню «Шаблоны Документов»). Рис. 52 Список документов для печати Для того, чтобы напечатать любой документ, необходимо один раз кликнуть на название типа документа. После это откроется Word или Open Office Writer с текстом, с заполненными данными, которые при необходимости можно отредактировать перед печатью. При необходимости, можно быстро обратиться к «Списку переменных документов», для этого необходимо нажать на иконку, расположенную в нижнем левом углу окна. Если документов данного типа более одного, тогда будет предложен выбор, какой из них печатать (Рис. 54). Хочу это 66 Рис. 53 Выбор документа для печати В левом верхнем углу окна есть счетчик, позволяющий, сформировать документ, учитывающий определенное число суток проживания (например, для того, чтобы разбить счет на основной и «предоплату»). Перейти к списку всех документов, созданных для данной брони можно кликнув по иконке, размещенной в нижнем левом углу окна (Рис. 55). Рис. 54 Список созданных документов брони В открывшемся окне сгруппированы все документы, созданные для данной брони с указанием времени создания документа. При однократном нажатии на строку с интересующим Вас документом, выбранный документ откроется для просмотра, печати и редактирования в Word или Open Office Writer (в зависимости от заданных настроек документов). Чтобы вернуться к предыдущему окну, нужно нажать кнопку «Назад».

Отправка письма пользователю

Для того, чтобы отправить гостю сформированное подтверждение бронирования или другой документ, необходимо в режиме документов нажать на иконку отправки письма (Рис. 56). Рис. 55 Иконка отправки письма Если в настройках почты указаны корректные параметры, а так же в брони указан e-mail гостя, тогда ему отправится письмо с вложенным выбранным документом и появится сообщение об успешном проведении операции: «Сообщение отправлено». При ошибке отправки будет показано соответствующее сообщение: «Сообщение не отправлено». Хочу это 67 Если установить галочку в селекторе, расположенном слева в строке «Подтверждение бронирования», тогда к письму с подтверждением бронирования можно будет прикрепить сопутствующие документы (Рис. 57). Рис. 56 Прикрепление документов к бланку Подтверждения бронирования В изменившемся окне, содержащем перечень всех документов, созданных для данного бронирования, нужно отметить галочками те документы, которые необходимо прикрепить к письму. После этого нужно нажать иконку отправки сообщения (Рис. 58). Рис. 57 Выбор документов для прикрепления к бланку Подтверждения брони Т.к. подтверждение бронирования является документом, который необходимо предоставить гостю в первую очередь и в кратчайшие сроки, для упрощения процедуры отправки бланка подтверждения бронирования, соответствующая иконка вынесена в нижнюю часть окна редактирования брони (при создании брони иконка не активна) (Рис. 59). Рис. 58 Иконка быстрой отправки Подтверждения бронирования

Редактирование брони

Для того, чтобы отредактировать существующую бронь, необходимо 2 раза кликнуть по брони в таблице броней. После этого откроется окно аналогичное окну создания брони, но с расширенными возможностями. В нижнем левом углу сохраняются иконки режим документов, информация о гостях (становится активной), отправка подтверждения бронирования (активна при автоматическом создании брони тендерной системой). Красный кружок рядом с кнопкой «Изменить» показывает, что есть несохраненные изменения. Хочу это 68 К перечисленному ряду добавляется иконка копирования брони.

Счет на предоплату

Выставление Счета на предоплату доступно в случае использования ChannelManager “Simple Channel”. Если гостиница работает с http://reservemaster.ru/, после оплаты выставленного через программу счета на предоплату, информация об оплате этой суммы автоматически заполняется в брони. После нажатия кнопки выставления счета гостю приходит sms, что необходимо оплатить бронь. Он может использовать терминал оплаты киви (стоит 2.3% от суммы). Это ПРЕДОПЛАТА до заселения в отель. (Для более подробной информации обратитесь в компанию Хочу-Это. Тел: +7 (905) 279-37-81).

Дубликат брони

Существует возможность копирования брони. Копия подразумевает дублирование информации о плательщиках, гостях и их предпочтениях, но в другом номере и/или на другие даты. Для этого необходимо войти в режим редактирования брони и нажать иконку копирования, расположенную в нижнем левом углу окна редактирования брони (Рис. 60). Рис. 59 Иконка копирования брони В открывшемся окне (Рис. 61) необходимо выбрать категорию номера и даты пребывания гостя/ей. Система предоставит список доступных номеров на заданный период и стоимость Хочу это 69 проживания в каждом из этих номеров, пересчитанную в соответствии с категорией и периодом проживания. Можно отметить один или несколько номеров, в которых будет создана копия брони. Для того, чтобы создаваемая копия/ии сформировалась в таблице броней, нужно нажать кнопку «Создать копию». Для отмены действия и возврата к окну редактирования брони, нужно нажать кнопку «Назад». Рис. 60 Окно копирования брони Существует альтернативный способ создания копии брони. Для этого нужно навести курсор на изображение брони на сетке, зажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift, затем нажать левую клавишу мыши и перетащить образ копии брони на выбранную свободную позицию сетки номеров (желаемый номер и желаемая дата). При этом, цветовая схема образа копии брони совпадает с копируемой, но при попытке размещения в недопустимой позиции (если период накладывается на другую бронь) он отображается красным цветом. Если позиция, в которую переносится образ копии брони, допустима, то для того, чтобы в сетке сформировалась копия, нужно просто отпустить левую клавишу мыши. Если при создании брони установить галочку в селекторе «Не менять цену», расположенному в верхней правой области окна редактирования брони, то при создании копии или перемещении брони в другой номер, полная цена проживания НЕ будет пересчитываться в зависимости от категории другого номера.

Перемещение брони

Для перемещения брони на другую позицию сетки (другой номер и/или другая дата) нужно открыть окно редактирования брони. В открывшемся окне нужно установить новые даты пребывания гостя/ей и/или из выпадающего списка номеров, доступных на установленный период, выбрать номер для перемещения брони. Затем нужно нажать кнопку «Изменить». Если установленные изменения допустимы, после закрытия окна редактирования брони, перемещаемая бронь отобразится на новой позиции. Хочу это 70 Если при создании брони установить галочку в селекторе «Не менять цену», расположенному в верхней правой области окна редактирования брони, то при создании копии или перемещении брони в другой номер, полная цена проживания НЕ будет пересчитываться в зависимости от категории другого номера. Так же существует альтернативный способ перемещения брони на другую позицию сетки (другой номер и/или другая дата). Для этого нужно навести курсор на изображение брони на сетке, зажать клавишу Ctrl, затем нажать левую клавишу мыши и перетащить образ брони на выбранную свободную позицию сетки номеров (желаемый номер и желаемая дата). При этом, цветовая схема образа брони совпадает с цветом брони, но при попытке размещения в недопустимой позиции (если период накладывается на другую бронь) он отображается красным цветом. Если позиция, в которую переносится образ брони, допустима, то для того, чтобы в сетке сформировалась копия, достаточно просто отпустить левую клавишу мыши.

Информация о проживающих

При создании брони автоматически создается карточка постояльца на основе информации, указанной в полях ФИО, телефон, e-mail. Для перехода к информации о лицах, размещаемых в гостинице в соответствии с выбранной бронью, нужно нажать на соответствующую иконку, расположенную в нижнем левом углу окна редактирования брони (Рис. 62). Рис. 61 Иконка перехода к информации о проживающих В открывшемся окне приводится список карточек постояльцев по выбранной брони (Рис. 63). Хочу это 71 Рис. 62 Список карточек постояльцев Для возврата к окну редактирования брони нужно нажать кнопку «Назад». Чтобы добавить новую карточку постояльца, нужно нажать кнопку «Добавить». В открывшемся окне предусмотрены поля для указания подробной информации о госте (Рис. 64). Рис. 63 Форма карточки постояльца Для эргономичности вида окна карточки постояльца, часть полей ввода информации скрыта в отдельных вкладках, которые раскрываются и сворачиваются однократным нажатием на название вкладки (Рис. 65 а,б,в,г). а) б) Хочу это 72 в) г) Рис. 64 Вкладки в карточке гостя После того, как форма будет заполнена, чтобы сохранить указанную информацию, нужно нажать кнопку «Изменить». Данные из карточки постояльца также могут быть автоматически подставлены в шаблоны документов. Подробнее – в п. 2.8.2 – «Значения подстановки». Чтобы удалить карточку постояльца, нужно нажать на иконку, размещенную в конце строки с выбранной карточкой.

Удаление Брони

Для того, чтобы удалить бронь, необходимо зайти в режим редактирования брони и нажать иконку «Удалить», размещенную правом нижнем углу окна редактирования брони (Рис. 66). Рис. 65 Иконка удаления брони