Основная информация о брони

В первую очередь необходимо заполнить основную информацию, такую как: · Название брони – Это то название, которое будет видно в сетке броней. · Цвет – Если необходимо дополнительно выделить бронь на фоне других, рядом с полем названия брони расположена область, однократное нажатие на которую разворачивает палитру, в которой можно задать цвет отображения создаваемой брони в сетке. По умолчанию все брони отображаются в сетке цветом, соответствующим своему статусу. · Дата регистрации – время, когда бронь была создана в системе, показано в верхней части окна редактирования брони. · Статус – отражает состояние брони в системе (см. раздел «Статусы бронирования»). · ФИО – Имя Фамилия и Отчество гостя.** · Тел – контактный телефон.** · e-mail – адрес электронной почты, на который можно отправлять уведомления прочие документы для клиентов из программы.** · Юридическое лицо – необходимо поставить галочку, если проживание гостя оплачивает юридическое лицо. Подробное описание в пункте «Заполнение Информации о ЮЛ». ** При автоматическом создании брони тендерной системой поля автоматически заполняются информацией, указанной гостем в заявке на бронирование, с возможностью редактирования. Хочу это 59

Условия проживания

· Комната – выпадающий список доступных номеров (строка с названием номера окрашена в цвет, соответствующий его категории) на выбранную дату, в котором выбирается номер, для размещения гостя. Для выбора достаточно щелкнуть на поле ввода. Если имеет место групповое заселение, можно воспользоваться специальной функцией. Для этого при создании брони, нужно нажать на иконку «Разместить в нескольких комнатах», после этого в открывшемся окне (Рис. 46) появится список доступных на заданный период номеров выбранной категории, в котором можно отметить галочками номера для размещения гостей по данному бронированию. Внизу окна отразится общая стоимость проживания в выбранных номерах. Чтобы однотипные брони сформировались в сетке, нужно нажать кнопку «Создать брони». Для отмены действия нужно нажать кнопку «Закрыть». Рис. 45 Выбор номеров для группового заселения · Дата заезда – дата и время, когда гость должен заселиться в номер.* · Дата выезда – дата и время, когда гость должен освободить номер (Не может быть меньше даты заезда).* · Оплачено по – данное поле показывает, по какое число гость совершил оплату. Именно исходя из данных в этом поле будет заштриховываться оплаченный период в сетке бронирований. Поле заполняется автоматически с учетом данных полученных из «Информации об оплате», но с возможностью редактирования. По умолчанию ставится дата заселения в номер.* · Дней всего – в данном поле автоматически проставляется количество полных дней, которое гость планирует прожить в гостинице. Т.к. сутки не всегда обозначают 24 часа и варьируется у различных отелей, то это число может не всегда считаться корректно. Т.к. именно это число пойдет в отчетные документы, то его можно редактировать. Оно обозначает количество единиц услуг, оказанных гостю. · Гостей – количество людей, которых нужно разместить в данном номере. Хочу это 60 · Селектор дополнительных услуг гостиницы – список всех дополнительных услуг, которыми может воспользоваться гость, в соответствии с перечнем, сформированном в разделе меню «Услуги гостиницы» (см. раздел меню «Услуги гостиницы»). Если гостю необходимо оказать какую-либо из данных услуг, тогда необходимо отметить это. Можно установить количество исполнений каждой из выбранных услуг в соответствии с запросами гостя. Указанные услуги будут отмечены соответствующими сокращениями и цветом в таблице броней. Выбранные услуги автоматически включаются в стоимость проживания гостя, скидка на них не распространяется. · Реферал – выбирается из выпадающего списка уже существующих рефералов. Поле позволяет понять, кто привел к Вам проживающего. * Дата и время вводится вручную в соответствующем поле или выбирается в календаре, раскрывающемся рядом с полем даты, после однократного нажатия на это поле.

Информация об оплате

В данном блоке размещаются все данные связанные с оплатой номера. · Цена – в данном поле отражается стандартная цена за день проживания в выбранном номере. Проставляется автоматически исходя из настроек категории номера. Может быть изменено вручную. · Период – Период действия цены. В обычном состоянии период один. Но если клиент попадает на смену, например весеннего и летнего периодов, то цена может быть различная. В поле период указывается, за какой период идет цена. При изменении периода брони периоды брони создаются автоматически на основе данных из категорий номеров. Но можно редактировать эти значения вручную с помощью. · Дней в периоде – автоматически проставляется количество дней в текущем периоде. Это значение будет указано в документах, поэтому есть возможность редактирования значения. · Скидка в процентах – скидка, которую можно предоставить клиенту. Полная стоимость проживания рассчитывается с учетом скидки. · Полная стоимость – полная стоимость, которую необходимо заплатить за номер. Рассчитывается исходя из цены за день проживания, скидки, количества дней и набора дополнительных услуг. · Внесено денег – то количество денег, которое уже реально заплатил клиент. НЕ считается автоматически исходя из «Оплачено по», потому что клиент, например, может заплатить за 2-е суток, но переплатить или недоплатить, например 100руб., чтобы округлить вносимую сумму. В случае подобной переплаты, сумма остатка отражается рядом с полем даты «Оплачено по». · Осталось внести денег – сумма рассчитывается автоматически, исходя из полной стоимости за проживание и количества внесенных денег.

Внесение денег

После поступления платежа за проживание, эта информация может быть отражена в брони. Для этого нужно нажать на иконку «Внести деньги» (Рис. 47) Хочу это 61 Рис. 46 Расположение иконки внесения информации о платежах В открывшемся окне показывается название брони по которой осуществляется платеж, период проживания и номер, за проживание в котором производится оплата (Рис. 48). Так же указывается остаток денежных средств, необходимый для полной оплаты брони. В конце строки с названием номера находится поле, в котором можно указать поступившую сумму. Из выпадающего списка можно выбрать тип денежной операции, посредством которой был осуществлен платеж: оплата наличными, картой, безналичный расчет (по умолчанию ставится оплата наличными). В поле Плательщик по умолчанию ставится ФИО постояльца номера, но данные можно изменить вручную. Так же существует поле для дополнительного текстового комментария. Рис. 47 Окно внесения информации о платежах В случае, если имеет место групповое размещение, то будут показаны все номера, относящиеся к данному бронированию и можно выбрать, каким образом распределяется поступивший платеж (Рис. 49). Хочу это 62 Рис. 48 Окно внесения информации о платежах при групповом заселении Чтобы сохранить информацию о платеже, нужно нажать кнопку «Оплатить» и подтвердить оплату нажатием кнопки «Да» в окне с запросом (Рис. 50). Рис. 49 Окно внесения информации о платежах - подтверждение Для возврата к окну редактирования брони, нужно нажать кнопку «Отменить». Итоговая сумма платежей по выбранному бронированию для каждого номера отражается в окне редактирования брони. Хочу это 63 Рис. 50 Окно внесения информации о платежах - история платежей Для просмотра информации о всех платежах, осуществленных по данному бронированию, существует вкладка «Показать историю платежей» (Рис. 51). При однократном нажатии на вкладку,открывается список, в котором в хронологическом порядке отражена подробная информация о каждом платеже относящемся к просматриваемому бронированию: название комнаты, время записи о поступивших средствах, сумма, тип денежной операции (в виде соответствующей иконки), имя учетной записи лица, зарегистрировавшего платеж в системе. Чтобы закрыть вкладку, нужно нажать на «Скрыть историю платежей».

Дополнительная информация

В специальном поле можно внести любую текстовую информацию. Она не будет учитываться в документах. При автоматическом создании брони из тендерной системы поле автоматически заполняется информацией о предпочтениях к проживанию, указанной гостем в заявке на бронирование, с возможностью редактирования. 4.3.6 Работа с Юридическими лицами Если счет гостя/ей оплачивает организация, то соответственно расчетные документы будут отличаться от документов для физических лиц, так же как и шаблон подтверждения бронирования. Для того, чтобы внести недостающую информацию, не обходимо включить соответствующий режим, установив галочку в селекторе «Юридическое лицо» и нажать на появившуюся рядом иконку. Хочу это 64 После это необходимо заполнить форму реквизитов плательщика и нажать кнопку «Назад» (Рис. 52). Если от данной организации уже проводилась оплата, то при вводе названия организации можно выбрать из выпадающего списка существующую карточку. (Карточки создаются и редактируются в разделе Рефералы). Рис. 51 Форма реквизитов плательщика (Юр. лицо)