Для чего нужно описывать процессы?

На предприятии мы описываем процессы для того, чтобы:

1. Представить себе объект управления (чем управляем) - важно для руководства предприятия;

2. Проанализировать, не стоит ли процесс «как есть» преоб­разовать в другой, более эффективный - важно для СМК;

3. Выполнять процесс и управлять процессом (не импрови­зировать каждый раз, что нужно сделать; знать, кто за что отвечает, с кого что спрашивать; что, кем и в какой после­довательности делается и т.д.) - важно для линейных ру­ководителей и сотрудников.

В 1-м и 2-м случаях объем описания процессов играет здесь такую же роль, как объем чертежной документации, - их долж­но быть достаточно для того, чтобы мы не путались в процессах, и достаточно для того, чтобы мы могли эффективно распреде­лить работу.

В 3-м случае объем описания процессов должен соответст­вовать структуре управления (руководитель получает описание процесса, который полностью соответствует его сфере компетенции - нет и непрописанных моментов, и лишнего, лежащего в компетенции руководителя более высокого уровня, и ненужных подробностей, лежащих в сфере компетенции руководителя бо­лее низкого уровня).

В конечном счете на рабочих местах мы получаем сводку операций всех процессов, протекающих на этом рабочем месте (т.е. выполняемых сотрудником, тех, за которые на данного со­трудника возложена ответственность, тех, в которых он участву­ет, получает информацию и т.д.), - должностную инструкцию и/или описание ролей.

Стандарт ИСО 9000:2008 определяет процесс как совокупность взаимосвязанных видов деятельности, преобразующих входы в выходы. Иными словами, любая деятельность, в которой используются ресурсы для преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс. При этом к ресурсам может относиться: оборудование, технология, персонал, включая методики его работы.

Результатом выполнения процесса является продукция. Продукция может включать услуги, овеществленную продукцию, перерабатываемые материалы, интеллектуальную продукцию или комбинацию из них. Продукция может быть материальной или нематериальной (например, информация), а также комбинированной. Продукция может быть намеренной (например, предложенной потребителю) или ненамеренной (например, загрязнение среды). Требования к системам качества в соответствии со стандартами серии ИСО 9000 могут быть применены ко всем категориям продукции.

B процессах, выполняемых управленческими, плановыми, финансовыми подразделениями организации, продукцией, как правило, является документ или услуга для других процессов, например, управленческая или информационная. Процесс, преобразуя объект труда, добавляет ему ценность, причем цен­ность c точки зрения потребителя. Каждый процесс расходует определенным образом ресурсы, в том числе трудовые - тем самым добавляя преобразуемому объекту и стоимость. Таким образом, чем больше процесс добавляет ценность продукции (∆V) и меньше расходует ресурсов (∆С), тем выше эффектив­ность процесса (Эф):

В ходе процесса образуется цепочка поставки продукции. Рисунок 2 представляет взаимосвязь процессов поставщика с процессами субпоставщика и потребителя в сети поставок.

Рис.2. Взаимосвязь процессов в сети поставок при наличии