Сезон отпусков: вспоминаем расчет отпускных

С началом лета у бухгалтеров прибавится работы, ведь именно в летний период большинство преподавателей уходит в отпуск. Своевременно произвести расчет отпускных и не допустить ошибок поможет наша статья.

С нынешнего лета у бухгалтеров появилась дополнительная нагрузка при расчете отпускных. Не секрет, что из-за недостатка финансирования в период массового ухода педагогов в отпуск, случается, что отпускные выдаются с задержкой. Если в прошлые годы это просто добавляло бухгалтерам нервотрепки, то теперь это добавляет еще и работы.

Дело в том, что Федеральным законом от 23.04.2012 N 35-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации…" с 24.04.2012г. в статью 136 ТК РФ по-новому оформляется распечатка о выплаченной заработной плате.

Если раньше при выплате заработной платы работодатель был обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, то теперь надо письменно извещать работника еще и о денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска.

Получается, что задержка выплаты отпускных теперь влечет в обязательном порядке расчет денежной компенсации. Даже если работник не собирается обращаться в суд за ее выплатой, и вины работодателя из-за отсутствия финансирования в задержке выплаты отпускных нет, письменно о размере компенсации отпускник извещен быть должен обязательно.

Можно нажить проблемы и при наличии финансирования, если работника отправить в отпуск с первого числа месяца.

Отпускные по статье 136 ТК РФ должны выплачиваться работнику не позднее, чем за три дня до начала отпуска. В этом случае на момент расчета отпускных зарплата за последний месяц расчетного периода еще неизвестна. Ведь в последний день месяца работник может, например, заболеть.

Представители Роструда по этому поводу сообщают, что статья 136 ТК РФ не делает каких-либо исключений для оплаты отпусков в связи со сроками начисления заработной платы в организации. И если, например, отпуск начинается 1 июля, отпускные должны быть выплачены не позднее 26 июня. Если же 27—28 июня работник заболеет, то впоследствии размер среднего заработка, сохраняемого на период отпуска, можно уточнить.

Чиновники вообще советуют при составлении графика отпусков избегать ситуаций, когда начало отпуска приходится на первые числа месяца. Тогда никаких перерасчетов не придется делать в принципе.

 

При выплате отпускных следует учесть и особенности перечисления НДФЛ

Минфин РФ Письмом от 06.03.2008 № 03-04-06-01/49 сообщил, что при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход.(п.2 ст. 223 НК РФ)

Что же касается оплаты отпуска, то данная выплата не является выплатой дохода за выполнение трудовых обязанностей, поскольку в соответствии со статьями 106 и 107 Трудового кодекса РФ отпуск - это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей.

Дата фактического получения доходов в виде оплаты отпуска определяется в соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ как день выплаты этих доходов, независимо от того, за какой месяц она была начислена. Следовательно. НДФЛ с отпускных перечисляется в день получения денег в банке на их выплату.

При этом отпускные отражаются при заполнении налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма N 1-НДФЛ) и справки о доходах физического лица (форма N 2-НДФЛ) в тех месяцах налогового периода, в которых эти доходы были выплачены. Следовательно, для учета НДФЛ вся сумма отпускных, полученных в июне, считается доходом июня. При этом с отпуском в 56 календарных дней педагог вернется из отпуска лишь в августе.

А как быть со стандартным налоговым вычетом за июль?. После долгих судебных разбирательств Минфин РФ Письмом от 21.07.2011 № 03-04-06/8-175 сообщил, что е сли в отдельные месяцы налогового периода у налогоплательщика не было дохода, облагаемого НДФЛ, стандартные налоговые вычеты предоставляются за каждый месяц налогового периода, включая те месяцы, в которых не было выплат дохода.

В нашем случае в августе вычет будет предоставлен педагогам и за июль и за август.

Довольно сложно педагогам произвести индексацию среднего заработка при расчете отпускных в соответствии с п. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение).

 

В состав выплат, учитываемых при расчете его среднего заработка входят не только суммы должностного оклада, но и различные суммы дополнительных выплат.

При этом для индексации учитываются выплаты, установленные к окладам в фиксированном размере, выраженном в процентах и кратности (например, 10% оклада), но не учитываются выплаты, установленные в диапазоне значений (к примеру, нельзя индексировать сумму надбавки, составляющую от 10 до 50%, или премии, составляющей до 25 % должностных окладов работника).

Кроме того, в п. 16 Положения содержится прямой запрет индексировать сумму дополнительной выплаты, которая установлена в абсолютной величине. Так, если педагогу положена доплата за классное руководство за счет средств субсидий из федерального бюджета в соответствии с постановлением Правительства РФ от 30.12.2009 N 1122 в размере 1000 рублей, то эта сумма индексации не подлежит.

Кроме того, с включением в расчет отпускных доплаты за классное руководство возникла еще одна проблема. Вознаграждение за классное руководство выплачивается за счет средств федерального бюджета. Некоторые проверяющие считают, что, включая в расчет отпускных доплату за классное руководство, образовательные учреждения используют средства не по целевому назначению, тратя выделенные федеральные субсидии на начисление и выплату отпускных.

Однако пп. "м" п. 2 Положения N 922 прямо указывает, что доплата за классное руководство включается в расчет среднего заработка педагогам.

При этом источник выплаты средств на начисление среднего заработка должен быть таким же, как источник соответствующей доплаты, включаемой в средний заработок. Подтверждением указанной позиции служит письмо Минфина России от 8 июня 2007 г. N 12-02-03/2507 "О выплате отпускных педагогическим работникам образовательных учреждений субъектов Российской Федерации и муниципальных образований", не признающего такие расходы нецелевым использованием средств. Поддержали образовательные учреждения и арбитражные суды.(см. Постановления ФАС Дальневосточного округа от 5 октября 2007 N Ф03-А59/07-1/3602, от 13 августа 2007 N Ф03-А59/07-1/2910, от 31 июля 2007 N Ф03-А59/07-1/2767). Судьи считают, что если в положении, утвержденном администрацией области о порядке, размере и условиях выплаты вознаграждения за выполнение функций классного руководства педагогическим работникам государственных и муниципальных образовательных учреждений области предусмотрено, что вознаграждение учитывается во всех случаях исчисления среднего заработка, то претензии проверяющих необоснованны.

Минфин России в Письме от 11.05.12 № 03-04-06/8-134 рассмотрел вопрос с предоставлением стандартных налоговых вычетов по НДФЛ в ситуации, когда работнику были начислены в январе заработная плата и оплата за очередной отпуск (с 23 января по 19 февраля).

Финансовое ведомство сообщило, что при выплате в январе заработной платы и отпускных за февраль налоговая база определяется с учетом стандартных налоговых вычетов, причитающихся налогоплательщику только за январь.

Стандартные налоговые вычеты за февраль будут учтены налоговым агентом при определении налоговой базы нарастающим итогом с начала года за февраль с учетом ограничения в 280 000 руб., установленного пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ.

Минфин РФ ничего нового по этому поводу не сказал. Ведь еще в Письме от 06.03.2008 N 03-04-06-01/49 он сообщил, что дата фактического получения доходов в виде оплаты отпуска определяется в соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ как день выплаты этих доходов, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках, независимо от того, за какой месяц она была начислена. Следовательно, отпускные отражаются при заполнении налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ) и справки о доходах физического лица (форма № 2-НДФЛ) в тех месяцах налогового периода, в которых эти доходы были выплачены.

Вызывает разочарование только то, что пример, приведенный в письме, самый простой.

Куда интереснее было бы рассмотреть ситуацию, когда работник отправился бы в отпуск в конце декабря, а вернулся уже в начале февраля. Как быть тогда в ситуации с предоставлением стандартного налогового вычета в январе, когда дохода в этом месяце у работника вообще нет?.

После долгих и противоречивых споров в арбитражных судах, Президиум ВАС РФ в Постановлении от 14.07.2009 № 4431/09 все же решил, что НК РФ не содержит норм, запрещающих предоставление стандартного налогового вычета за те месяцы, в которых у работников отсутствовал доход, подлежащий налогообложению. После этого и Минфин РФ в Письме от 21.07.2011 № 03-04-06/8-175 вынужден был признать, что если в отдельные месяцы налогового периода у налогоплательщика не было дохода, облагаемого НДФЛ, стандартные налоговые вычеты предоставляются за каждый месяц налогового периода, включая те месяцы, в которых не было выплат дохода.

В самой непростой ситуации оказывается работник, у которого отпуск начался в ноябре, а закончился в январе.

Минфин России в Письме от 12.02. 2009 г. N 03-04-05-01/54 сослался на п. 4 ст. 218 НК РФ, которым установлено, что в случае, если в течение налогового периода стандартные налоговые вычеты налогоплательщику не предоставлялись или были предоставлены в меньшем размере, чем предусмотрено, то по окончании налогового периода на основании заявления налогоплательщика, прилагаемого к налоговой декларации, и документов, подтверждающих право на такие вычеты, налоговым органом производится перерасчет налоговой базы с учетом предоставления стандартных налоговых вычетов.

То есть Минфин РФ предложил стандартные вычеты за декабрь по месту работы не давать, а по окончании года посылать работника в налоговую инспекцию, чтобы получить их самостоятельно.

Казалось бы, работник мог бы получить вычет за декабрь и не обращаясь в налоговую инспекцию. Ведь согласно статье 218 НК РФ налоговый вычет может предоставляться в двойном размере другому родителю на основании заявления об отказе другого родителя от получения налогового вычета.

Однако Минфин РФ Письмом от 30.11.2011 N 03-04-05/5-968 сообщил, что отказаться от получения данного налогового вычета налогоплательщик может, если он имеет на него право.

Право на получение данного налогового вычета ограничено рядом условий, например, наличием у налогоплательщика дохода, облагаемого НДФЛ по ставке 13 процентов.

В случае несоблюдения этого условия налогоплательщик утрачивает право на получение такого налогового вычета. Следовательно, если отпускник не имеет в декабре дохода, облагаемого НДФЛ, то и права на вычет у него нет, и отказываться ему не от чего.

На самом деле доход у такого отпускника в декабре есть. Согласно п. 1 ст. 33, п. п. 1, 2 ст. 34 Семейного кодекса РФ доходы каждого из супругов от трудовой деятельности, если иное не предусмотрено брачным договором, являются их совместной собственностью, то есть доходами обоих супругов, независимо от того, получают трудовые доходы двое супругов или один из них.Поэтому, если иное не предусмотрено брачным договором, неработающий супруг - родитель при получении трудовых доходов другим супругом-родителем также имеет доход.

Тем не менее, чтобы переубедить Минфин РФ, нужна арбитражная практика не в его пользу.

Кстати, об арбитражной практике.

Суд рассмотрел случай, когда работник 25 октября ушел в отпуск. Если отпускные посчитать доходом октября, то сумма выплат за год превысит 280 000 руб., и работнику налоговый вычет за октябрь уже не положен. Если отпускные посчитать доходом ноября, то вычет дать еще можно.

После вышеперечисленных писем Минфина РФ совершенно очевидно, что стандартный налоговый вычет за октябрь работнику уже не положен, о чем налоговая инспекция и уведомила арбитражный суд.

Однако ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 21.07.2011 № А42-6610/2010 со ссылкой на статьи 114, 129 и 136 Трудового кодекса РФ, решил, что оплата отпуска относится к заработной плате работника. Следовательно, и отпускные относятся уже к доходам ноября, и налоговый вычет за октябрь работнику еще положен.

При этом, когда речь заходит о налоге на прибыль, Минфин РФ совершенно спокойно утверждает, что отпускные – это оплата труда, и, если отпуск приходится на разные отчетные (налоговые) периоды, то организация должна признать расходы в каждом из этих периодов пропорционально приходящимся на них дням отпуска (Письма Минфина РФ от 14.06.2011 N 07-02-06/107, от 23.12.2010 N 03-03-06/1/804).

Так что, после двадцатилетнего применения НК РФ, с налогообложением отпускных мы еще так до конца и не разобрались.