Подготовка исходных данных

Подготовка рассылки реализуется как слияние документа, текст которого подлежит рассылке с набором исходных данных. Исходные данные замещают определенные места в исходном документе, позволяя получать документы с одинаковым текстом, но с разными реквизитами.

В качестве примера можно привести приглашение или поздравление. Текст приглашения или поздравления для ряда лиц остается постоянным, меняется только фамилия и адрес физического лица.

 

Рассмотрим пример создания рассылки письма о сотрудничестве.

Создайте новый документ MS Word и скопируйте в него шаблон письма:

 

ОOOOO

ИИИИИ

ФФФФФФ,

 

Приглашаем к сотрудничеству по Информационному обеспечению юридические компании и физических лиц.

 

При заключении договора о партнерстве Вы получаете:

- специальные цены и гибкую систему скидок;

- индивидуальный подход к каждому из проектов;

- выгодные условия работы;

- работа по экспресс-почте;

- возможность бесплатного обучения

 

Будем рады сотрудничать с Вами! Присоединяйтесь!

 

Подробную информацию по вопросам сотрудничества Вы можете получить у менеджеров по телефону: 123-89-8901.

 

С уважением,

Иван Артамонов

Далее все действия выполняются в документе с шаблоном письма!

 

Подготовка данных

 

Откройте вкладку «Рассылки». В секции Начало слияния нужно выбрать получателей.

Далее следует выбрать команду меню «Ввести новый список». Окно ввода нового списка показано на рисунке.

Введите в окно список получателей, показанных на рисунке.

Сохраните полученный список в своей папке под именем Источник_1. Откройте свой шаблон письма. Выберите пиктограмму «Начать слияние» из секции «Начало слияния», так как это показано на рисунке.

В качестве образца документа выберите «Письма». Далее следует выбрать данные, которые будут поступать из списка адресов в письмо. Для этого следует использовать секцию «Составление документа и вставка полей» из раздела «Рассылки». Используют инструмент «Вставить поле слияния»

Чтобы установить в документ поле слияния, нужно выделить нужное слово документа, используя левую кнопку мыши и заменить его на поле из списка полей, выполнив щелчок левой кнопкой мыши.

Установленное поле будет взято в пару кавычек. Эти поля можно форматировать как обычный текст, допускается менять их место расположения. Для нашего письма следует выбрать поля Обращение, Имя, Фамилия и заменить на эти слова шаблон в начале документа, как это показано на рисунке.

Для просмотра результатов слияния следует использовать секцию «Просмотр результатов» раздела «Рассылки».

Нужно активизировать пиктограмму «Просмотреть результаты». И, используя кнопки пролистывания справа, пролистать документы. Вставленные поля слияния будут заменяться на значения из списка рассылки. Назначение кнопок слева на право: «Первый документ», «Предыдущий документ», «Следующий документ», «Последний документ».