Корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий, и прочая корреспонденция

Одними из основных периодически проводимых мероприятий на предприятиях и в организациях, являются собрания и заседания. Для их полноценного проведения большая подготовительная работа.

Документирование подготовки заседания заключается, прежде всего, в составлении повестки дня, в которую могут быть включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного разрешения на заседании. В повестку дня рекомендуется включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на заседании. Однако на практике это требование не всегда соблюдается. В повестку дня нередко включается много вопросов, а значит, нужны особо тщательная подготовка таких заседаний и четкое их ведение. В этом случае в повестке дня надо указать, сколько времени отводится на каждый вопрос, а на самом заседании установить твердый регламент.

Вопросы в повестке дня следует располагать в порядке их важности и сложности, при этом так, чтобы приглашаемые на заседание тратили как можно меньше времени в ожидании рассмотрения своих вопросов. К повестке дня прилагают список приглашенных на заседание с указанием их должности и организации, которую они представляют.

Материалы к заседанию представляются, как правило, за три-пять дней до заседания руководителю учреждения и после их рассмотрения вместе с извещением о заседании направляются членам коллегиального органа. Предварительная рассылка материалов дает возможность вносить поправки в уже имеющийся письменный проект решения и тем самым ускоряет решение вопросов на самом заседании.

Перед началом заседания производится регистрация присутствующих. При подготовке больших совещаний, конференций, встреч, на которых планируется участие работников учреждений, организаций из других краев, областей, международных организаций, рекомендуется:

- выработать повестку дня и определить круг участников;

- ознакомить предполагаемых участников с повесткой;

- выработать регламент собрания (заседания);

- подготовить материалы, которые будут рассматриваться на заседании:

- подготовить доклад, информационное сообщение организатора собрания;

- подготовить доклад, информационное сообщение предполагаемых участников;

- подготовить справочно-информационные материалы, которые могут потребоваться в ходе проведения собрания;

- подготовить проект решения;

- осуществить организационное обеспечение собрания:

- провести регистрацию участников;

- организовать размещение участников;

- организовать транспортное обеспечение участников;

- организовать питание участников;

- спланировать культурно-массовые мероприятия;

- обеспечить информирование участников по интересующим их вопросам;

- организовать снабжение участников канцтоварами;

- обеспечить организационные работы секретариата совещания;

- организовать техническое обеспечение проведения совещания (оснащение помещения техническими средствами);

- организовать документирование работы совещания (оформление документальных материалов):

8. составление протокола (стенограммы) итоговых материалов;

9. размножение итоговых материалов;

10. обеспечение этими материалами участников совещания;

11. анкетирование участников совещания.

Если в подготовке совещания участвует целая группа, нужен план, утвержденный должностным лицом, отвечающим за совещание.

Кроме того, составляется смета расходов, определяется повестка дня. В соответствующем документе указывается тема, которая будет обсуждаться на совещании, перечисляются темы докладов, содокладов, сообщений и т. п., предлагаемых для обсуждения, и приводятся краткие сведения о выступающих: их фамилии, имена и отчества (полностью или сокращенно), должности, ученые звания.

Уточняется список лиц, приглашенных на совещание, составляются приглашения (извещения) на совещание. Приглашения включают: обращение, информацию о дате и месте проведения совещания, повестку дня, предложение принять участие, просьбу о подтверждении участия. Подписывают приглашения лица, отвечающие за подготовку совещания.

Определяется регламент работы. Он должен предусматривать четкую организацию хода совещания, порядок рассматриваемых вопросов, определенные процедурные стороны. Общая продолжительность совещания не должна превышать трех-четырех часов в день.

Доклад представляет собой публичное сообщение (развернутое изложение) на определенную тему. Существуют определенные правила написания доклада.

Доклад надо начинать с более слабых аргументов и постепенно переходить к более сильным. Например, при обсуждении какой-либо программы действий в докладе сначала излагаются аргументы в пользу данной программы. Если обсуждается несколько вариантов программ действий, то начинать доклад следует с веских аргументов.

Написание доклада должно выдерживаться в логической и хронологической последовательности действий и событий. Рекомендуется следующая последовательность элементов в докладе:

· вступление (краткое изложение сущности доклада);

· цель доклада;

· задачи и их решение;

· основная часть (должна быть выражена в четких формулировках о потребностях, желаниях, интересах, действиях и поступках);

· заключение (содержит выработку предложений по рациональному решению проблемы).

Резюме доклада должно давать ясное представление об основном содержании доклада. Чаще всего резюме приводится в начале доклада и имеет объем не более одной трети листа.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

Протоколы могут быть трех видов:

- краткие (записываются обсуждаемые вопросы (повестка дня), фамилии докладчиков и выступающих в прениях, а также принятые решения);

- полные (содержат кроме повестки дня и принятых решений краткую запись выступлений);

- стенографические (весь ход заседания записывается дословно).

Решение о том, какой вид протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол ведет секретарь, конспектируя, стенографируя или записывая на диктофон выступления участников заседания.

Он оформляется по форме общего бланка и содержит реквизиты:

♦ наименование ведомства,

♦ наименование учреждения,

♦ указание вида документа,

♦ дата заседания (но не дата окончательного оформления и подписания протокола),

♦ номер,

♦ место заседания,

♦ заголовок,

♦ текст,

♦ подписи.

Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСТВОВАЛИ») и переменную (инициалы и фамилии председателя и секретаря, а также присутствующих на заседании). При необходимости указывают должности присутствующих, а также фамилии, инициалы и должности лиц, приглашенных на совещание. При большом количестве приглашенных составляется пофамильный список, прилагаемый к протоколу.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Вопросы повестки дня нумеруются.

Вопросы располагаются по степени важности и называются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация) — наименование должности, инициалы и фамилия докладчика пишется в родительном падеже.

Основная часть протокола строится по разделам, в соответствии с пунктами повестки дня. По каждому его пункту следует оформлять такие части: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ».

Содержание каждого выступления излагается от третьего лица единственного числа. После фамилии докладчика или выступавшего можно указать: «Текст доклада прилагается» и, соответственно, приложить текст доклада или выступления к протоколу.

Образец оформления протокола в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству приведен в Приложении 15:

Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря собрания выписка не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью организации.

Выписка из протокола совещания (заседания, собрания) содержит следующие реквизиты:

- наименование предприятия;

- название вида документа (выписка из протокола);

- дата заседания;

- номер протокола;

- место составления;

- присутствующие и приглашенные;

- председатель и секретарь;

- заголовок к тексту;

- текст (повестка дня, слушали, постановили);

- подписи (без личных подписей, только слова «Председатель», «Секретарь»);

- расшифровка фамилий с инициалами;

Выписка из протокола совещания (заседания, собрания) должна содержать отметку о заверении копии и отметку об исполнении. Выписка из протокола совещаний (заседаний, собраний) помогает на практике в выработке и контроле за осуществлением производственного процесса, контроле за исполнением административно-управленческих решений, формирует деловую документацию предприятия.

Образец выписки из протокола приведен в Приложении 16.

Докладная записка – это информационно-справочный документ. Она адресуется руководителя компании или вышестоящей инстанции. Докладная записка составляется по инициативе работника, либо по требованию руководства. Цель составления докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения. Иногда докладная записка может носить просто информационный характер, т. е. информировать о завершении или ходе выполнения работ, задач. Согласно классификатору управленческой документации докладная записка имеет код 0286041 по ОКУД.

Делопроизводство по внутренней переписке определяется инструкцией по работе с документами в данной организации. Как правило, работа с внутренними докладными и объяснительными записками предполагает передачу документов руководителю для рассмотрения. Его резолюция будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий. В крупных организациях принята регистрация докладных записок по месту их создания (в структурных подразделениях). Докладная записка создается в двух экземплярах, один из которых передается руководителю, после рассмотрения подшивается секретарем в дело согласно номенклатуре дел. Второй остается в деле, которое хранится в структурном подразделении. Объяснительные записки, как правило, составляются в одном экземпляре и остаются в делах, содержащих документы-основания к приказам. В организациях, где ведутся личные дела, объяснительная записка может подшиваться в личное дело. Дела с докладными записками формируются, как правило, по хронологии. Срок хранения докладных записок такой же, как и переписки, и составляет 3-5 лет.

Делопроизводство по внешним докладным запискам в тех организациях, которым они адресованы, ведется в порядке, аналогичном работе с входящими письмами.

Образец внутренней докладной записки приведен в Приложении 17.

Объяснительная записка либо сопровождает основной документ и поясняет содержание отдельных его положений, либо составляется по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков отдельных работников. Текст таких записок должен быть аргументированным.

Обычно записки оформляются на чистых листах бумаги формата А4.

Если объяснительная записка, поясняющая содержание основного документа, имеет самостоятельное значение, она оформляется на бланке учреждения.

Пример объяснительной записки приведен в Приложении 18.

Справки составляются для отражения производственно-хозяйственной деятельности организации или подтверждения сведений о ее работниках. Оформляются они на бланке организации. Подписываются исполнителем и содержат конкретную информацию, для которой потребовалось их написание.

Справки к проектам документов оформляются на бланках предприятия и имеют реквизиты:

♦ наименование вида документа,

♦ заголовок,

♦ текст,

♦ подпись.

В тексте таких справок кратко излагаются обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты экспертизы представляемого на подпись проекта.

Пример справки с места работы приведен в Приложении 19.

Телеграмма – обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу.

Этот вид документов используют, когда необходима более быстрая доставка документа получателю.

Скорость прохождения телеграммы зависит от указания ее категории: вне категории; внеочередная; правительственная; пресса; международная; срочная, обыкновенная.

Сроки доставки телеграммы зависят от ее вида: с уведомлением о вручении; с доставкой почтой; с доставкой в срок; указанный отправителем, с оплаченным ответом, письмо-телеграмма и пр.

Телеграммы оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют следующие реквизиты: отметку о категории и виде, телеграфный адрес получателя, текст, регистрационный индекс (номер), почтовый адрес организации-отправителя (автора документа), подпись должностного лица, от имени которого передается текст, печать и дата.

Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом.

Адрес в телеграмме оформляется обычным способом только в тех случаях, когда организация не имеет условного телеграфного или телетайпного адреса.

Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частица (кроме частицы «не»), знаки препинания. Числа и цифры пишут словами. Цифрами обозначаются только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста. Допускается обозначение знаков препинания условными сокращениями: ТЧК – точка, ЗПТ – запятая, ДВТЧ – двоеточие, КВЧ – кавычки, СКБ – скобки. Принято условное обозначение слова «номер» НР.

Текст телеграммы печатают в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала без абзацев и переноса слов. Заканчивается текст номером телеграммы, который является ее регистрационным индексом. После номера с новой строки печатается фамилия того должностного лица, от имени которого передается телеграмма. Информация, не подлежащая передаче, отделяется от текста чертой, под которой обычным способом строчными буквами печатают наименование должности, инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дату. Подпись заверяется печатью. Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, второй подшивается в дело.

Телекс – временное соединение для приема и передачи текстовых сообщений телеграфной связи между пользовательским (оконечным) оборудованием в сети Телекс.

Другими словами можно сказать, что телекс – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс – это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) – аппарату телеграфной связи, абонируемому организацией.

Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах.

Обязательными реквизитами телекса являются адресат, подпись, номер, наименование и адрес отправителя

Под телефонограммой понимается обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (он передается устно по каналом телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяются для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях и прочих подобных случаях, когда переданное сообщение необходимо оформить документально.

Бланки для телефонограмм целесообразно иметь при большом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Обычно они составляются в одном экземпляре.

Реквизиты телефонограммы: название учреждения – автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы.

При составлении телефонограммы придерживаются следующих правил: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и точной.

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.