Технічне забезпечення бухгалтерського обліку

Технічне забезпечення — це комплекс технічних засобів і методів, що забезпечують функціонування бухгалтерського обліку, контролю та аналізу.

Елементами технічного забезпечення обліку є технічні засоби, методичні і керівні матеріали, технічна документація, персонал.

Комплекс технічних засобів (КТЗ), як відомо з курсу машинної обробки економічної інформації, включає: збір і реєстрацію інформації; передавання, введення, обробку, відображення і виведення інформації; підготовку даних, нагромадження, зберігання і пошук інформації; передавання даних по лінії зв’язку; оргтехніку; допоміжні експлуатаційні матеріали.

Організація технічного забезпечення здійснюється на основі застосування методичних і керівних матеріалів, а також технічної документації.

Методичні і керівні матеріали поділяють на загальносистемні, спеціалізовані і нормативно-довідкові документи. До складу загальносистемних матеріалів входять державні і галузеві стандарти. До спеціалізованих керівних матеріалів відносять різного роду методики вибору комплексу технічних засобів в цілому і окремих його складових частин, побудови технологічного процесу, перетворення інформації.

До нормативно-довідкових документів належать номенклатура технічних засобів, що застосовується в АСУ, альбом структурних схем АСУ, методика розрахунку площ для розміщення КТЗ та ін.

У документації з технічного забезпечення вказують склад технічних засобів, технологічний процес обробки даних.

До персоналу з технічного забезпечення відносять розробників обчислювального центру, периферійної техніки, монтажно-налагоджувальний, експлуатаційний і обслуговуючий персонал.

Комплекс технічних засобів включає найрізноманітнішу за своїми характеристиками техніку, набір якої визначають за типовою номенклатурою технічних засобів. Під час проектування комплексу технічних засобів завдання полягає в тому, щоб вибрати оптимальний їх варіант, тобто вони мають забезпечувати найбільш ефективну технологію обробки облікової й аналітичної інформації. У разі вибору структури КТЗ враховують такі фактори:

• склад облікових, контрольних і аналітичних завдань;

• інформаційну специфіку облікових, контрольних і аналітичних завдань;

• характеристику об’єкта управління (організаційну і функціональну його структуру);

• техніко-експлуатаційні дані обчислювальних машин та інших технічних засобів.

Вимоги, що ставляться до набору складу технічного забезпечення системи підготовки інформації (СПІ), найбільш повно визначені в Методичних матеріалах з організації збирання і реєстрації первинних облікових даних в умовах автоматизованого бухгалтерського обліку. Це виконання одночасно ряду функцій на одному технічному засобі; рівномірне завантаження технічних засобів; зниження затрат на переобладнання; використання технічних засобів у режимі, близькому до нормального їх стану. При виборі технічних засобів використовують типові проектні рішення (ТПР) з урахуванням специфіки і особливостей організації обліку (аналізу).

Організація автоматизації обліку, контролю та аналізу починається з вибору обладнання — ПК. При цьому беруть машини тільки певного класу, щоб вони були сумісні. Наступний етап — це вибір периферійної техніки для певного класу ПК.

Технічне забезпечення автоматизованої інформаційної системи обліку — комплекс технічних засобів (КТЗ) — необхідне для її функціонування. Склад КТЗ визначається згідно зі складом зав­дань обліку, контролю, аудиту та алгоритмів їх вирішення, організацією і формою подання інформації, структурою й об’ємно-часовими характеристиками інформаційних потоків в АСУ, рішенням щодо організації технологічного процесу обробки даних.

Комплекс технічних засобів автоматизованої інформаційної системи обліку охоплює:

засоби формування, обробки, відображення та зберігання облікової інформації;

засоби передачі інформації;

засоби оргтехніки.

Центральне місце в КТЗ займає ПЕОМ, на основі якої будуються автоматизовані інформаційні системи обліку.

Чинники, які впливають на вибір КТЗ, поділяють на такі групи:

параметри об’єкта управління, які характеризують виробничу структуру та матеріальні потоки;

організаційні параметри автоматизованої інформаційної системи обліку;

основні вхідні та вихідні параметри інформаційних потоків;

параметри, які визначають особливості автоматизованої інфор­маційної системи обліку.

Параметри об’єкта управління, які характеризують його виробничу структуру та матеріальні потоки, включають: тип вироб­ництва, номенклатуру випущеної продукції підприємства та його структурних підрозділів, характеристику основних матеріальних потоків.

До організаційних параметрів автоматизованих інформаційних систем обліку належать: організаційна структура підприємст­ва та окремих їхніх підрозділів, схеми взаємозв’язку між автоматизованими інформаційними системами підприємства, системами обробки інформації.

Основними вхідними та вихідними параметрами інформаційних потоків є: схема розташування джерел облікової інформації з визначенням щодо кожного джерела характеру вхідної інформації, структури та часу формування вхідної інформації, системи формування первинної і вихідної інформації, списку вихідної інформації з визначенням реквізитів, які входять у кожне повідом­лення.

Параметри, які визначають особливості функцій автоматизованої інформаційної системи обліку, включають характеристики облікових, контрольних та аудиторських задач, які будуть обробляться на КТЗ.

Технічне забезпечення функціонує в умовах використання інформаційних обчислювальних мереж.

Інформаційні обчислювальні мережі (ІОМ) — це сукупність технічних, програмних та комунікаційних засобів, які дозволяють ефективно використовувати обчислювальні ресурси, побудувати гнучку і мережеву обробку облікової інформації.

Мережі мають такі характеристики:

· динамічність — дає змогу якнайшвидше дістати запитання користувача з мережі;

· автономність — забезпечує можливість незалежної роботи мереж різного рівня;

· відкритість —забезпечує можливість підключення до контура мережі будь-яких сучасних обчислювальних пристроїв;

· ресурсність — визначають значущість та цінність мережі щодо надходження до інформаційних систем знань, даних, а також здатність технічних засобів оперативно їх подавати або обробляти;

· надійність — забезпечує безаварійний режим роботи обчислювальної техніки, оперативне оповіщення про аварійні ситуації, а також програмно-логічний контроль і тестування;

· інтерфейс — забезпечує набір сервісних функцій з обслуговування користувачів, а також надання необхідних інформаційних ресурсів;

· комунікація — дає змогу взаємодії обчислювальної техніки з користувачем по діючій конфігурації мережі.

Вибір інформаційних мереж, використовуваних під час виконання завдань обліку, контролю та аналізу, передбачає:

· ознайомлення з предметною сферою обліку, контролю та аналізу;

· вибір мережної операційної системи;

· вибір обчислювальної техніки;

· вибір комунікаційного обладнання.

В умовах автоматизованої обробки облікової інформації задачі вирішуються, в основному з використанням локальних баз даних, які функціонують на кожному структурному підрозділі. Локальні бази даних дають змогу обробляти облікову інформацію в поєднанні з розподільчою системою обробки інформації (РСОД). РСОД дозволяє поєднувати централізовану і децентралізовану обробку облікової інформації.

Інформаційні обчислювальні мережі поділяються за:

¾ організацією даних — на централізовані та децентралізовані типи;

¾ спеціалізацією — на спеціалізовані і універсальні;

¾ типом каналів зв’язку — на високошвидкісні та низькошвидкісні;

¾ способом організації технології обробки інформації — на однорівневі, дворівневі;

¾ способом зв’язку — на провідні, безпровідні, супутникові;

¾ складом ПЕОМ — на провідні, безпровідні, супутникові;

¾ кількісним складом ПЕОМ, які входять в ІОМ — 2, до 10, до 30 і більш 30 ПЕОМ;

¾ функціями виконання — на обчислювальні, інформаційні та інформаційно-обчислювальні;

¾ топологічною структурою — у вигляді кільця, зірки, деревинної, загальної шини та багатозв’язкова і т. д.;

¾ охопленням території — на локальні, територіальні, федеральні, глобальні.

ІОМ із централізованим управління передбачає взаємозв’я­зок з єдиною центральною ЕОМ, яка забезпечує інформаційний обмін між АРМБ і є базою даних для накопичення та зберігання інформації.

ІОМ з децентралізованим управлінням дозволяє здійснювати взаємозв’язок між АРМБ за рівнями управління з використанням централізованої бази даних. Формування первинної інформації та її обробка здійснюється на місцях її виникнення.

Універсальні ІОМ призначаються для вирішення всіх завдань обліку, контролю, аудиту й управління. Спеціалізовані ІОМ призначені для розв’язання конкретних невеликих задач обліку, конт­ролю та аудиту.

За способом організації технологічної обробки інформації ІОМ поділяються на однорівневі, дворівневі. Дворівневі системи передбачають взаємозв’язок між ПЕОМ, на якому здійснюється формування, обробка та відображення інформації (робочі станції), зі спеціальними комп’ютерами більшої потужності (сервером).

Від поєднання сервера з робочими станціями залежить топологічна структура мереж. Від типу топології мережі визначається якість, продуктивність, надійність і ефективність функціонування ІОМ.

За функціонування ІОМ у вигляді зірки вся інформація проходить через головну обчислювальну машину (файл-сервер). За кільцевої системи АРМБ (робочі станції) взаємозв’язок між собою в єдине кільце і інформація формується за визначеним ланцюгом.

ІОМ з виникненням шинної топології передбачає передачу інформації у формі комунікаційного шляху, доступного всім АРМБ (робочі станції), до якого вони повинні бути підключені. На практиці зустрічаються ще багатозв’язкові, котрі поєднують вище перелічені системи ІОМ

Локальні ІОМ передбачають розміщення та функціонування ПЕОМ на місцях виникнення інформації і взаємодію між окремими АРМБ, що здійснюються у міру необхідності.

Територіальні ІОМ призначені для спілкування з робочими станціями, які розташовані на великій відстані. Обмін інформацією проводиться через телефонну мережу або супутниковий зв’язок. Федеральна обчислювальна мережа (ФОМ) дає змогу передавати дані з комутацією каналів та надавати послуги з передавання даних у реальному масштабі часу широкому колу користувачів.

Глобальні ІОМ дають змогу доступу до інформації, а також сприяють взаємодії між професійними підрозділами, які розташовані на великих відстані.