Організація обліку грошових коштів у касі та на рахунках у банку

Приймання, зберігання та витрачання готівкових коштів на підприємстві здійснюється тільки через касу.

Каса – приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків та зберігання готівки, інших цінностей та касових документів.

Керівник підприємства повинен забезпечити відповідне обладнання каси, що гарантує надійне зберігання коштів у ній, а також при їх доставці з установи банку та здачі до банківських установ.

Керівник підприємства несе відповідальність у встановленому законодавством порядку (п. 4.1 Положення № 637) у разі не створення необхідних умов для забезпечення збереження коштів підчас їх транспортування та зберігання.

Відповідальною особою у касі підприємства є касир, який несе повну матеріальну відповідальність за збереження усіх прийнятих ним цінностей. Тому при прийомі на роботу касира з ним заклечається договір про повну матеріальну відповідальність. Якщо штатним розкладом підприємства не передбачено посаду касира, його обов’язки виконує бухгалтер або інший працівник, з яким підписано договір про повну матеріальну відповідальність.

Підприємство має право зберігати у касі готівку у неробочий час тільки в межах затвердженого ліміту каси. Вся готівка поверх ліміту повинна в кінці робочого дня здаватись до банку.

Готівка, що перевищує ліміт, може зберігатися у касі у випадках:

1) протягом трьох робочих днів (включаючи день надходження з банку) – кошти, отримані з банку для виплат заробітної плати, пенсій, стипендій, дивідендів (для відокремлених підрозділів залізничного транспорту та морських портів – протягом п’яти днів);

2) протягом трьох робочих днів (включаючи день надходження з банку) – готівкова виручка, яка використовується для виплат заробітної плати.

Готівка не вважається понадлімітною, якщо:

1) кошти, що було здано до банку не пізніше наступного робочого дня банку;

2) кошти, які наступного дня було видано у відповідності до законодавства на потреби;

3) кошти, що надійшли протягом вихідних днів та були здані до банку або видані на потреби підприємства наступного робочого дня банку та підприємства.

Більшість грошових активів суб’єктів господарювання — юридичних осіб, зберігаються на рахунках у фінансових установах. Організація обліку грошових коштів на рахунках поточних реєстраційних та особових передбачає проведення заходів за такими напрямами:

− визначення нормативної бази;

− організація відкриття рахунків в установах банків;

− організація своєчасного здійснення операцій за грошовими коштами на рахунках організацій;

− організація облікових номенклатур;

− організація вибору носіїв облікової інформації;

− організація руху носіїв облікової інформації.

Поточні рахунки відкриваються в установах уповноважених банків відповідно до Інструкції про порядок відкриття та використання рахунків у національній та іноземній валюті.

Для відкриття поточних рахунків головний бухгалтер установи готує і подає до відповідної установи банку такий пакет документів:

− заяву на відкриття рахунка встановленого зразка, яку підписує керівник та головний бухгалтер;

− копію належним чином зареєстрованого статуту (положення), засвідчену нотаріально чи органом, який реєструє. Положення, які затверджуються постановами Кабінету Міністрів України чи указами Президента України, нотаріального засвідчення не потребують. Установи та організації, які діють на підставі законів, статути (положення) не подають;

− копію свідоцтва про державну реєстрацію в органах виконавчої влади, уповноважених здійснювати державну реєстрацію, засвідчену нотаріально чи останнім органом;

− копію документа, що підтверджує взяття підприємства на податковий облік, засвідчену податковим органом, нотаріально або уповноваженим працівником банку:

− картку зі зразками підписів осіб, яким відповідно до чинного законодавства чи установчих документів підприємства надано право розпорядження рахунком та підписання розрахункових документів, завірену нотаріально або вищою організацією в установленому порядку. У картку включається також зразок відбитка печатки установи;

− довідку про реєстрацію в органах Пенсійного фонду України;

− копію довідки про внесення підприємства до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України, засвідчену нотаріально або органом, що видав довідку;

− копію страхового свідоцтва, що підтверджує реєстрацію підприємства у Фонді соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України як платника соціальних страхових внесків, засвідчену нотаріально або органом, що його видав, чи уповноваженим працівником банку.

Зразки підписів надаються установі банку на картці встановленої форми у двох примірниках за підписами керівника — перший підпис і начальника фінансового органу (головного чи старшого бухгалтера) — другий підпис. Картка має містити зразок відбитка гербової печатки підприємства, установи чи організації, якій відкривається рахунок. Використання печаток, призначених для спеціальних цілей (для пакетів, перепусток тощо), неприпустиме. Зразок відбитка гербової печатки є одночасно підтвердженням підписів службових осіб власника рахунка. Якщо власник рахунка не має гербової печатки, то картка зі зразками підписів має бути засвідчена підписами і відбитком гербової печатки вищої організації.

Щоб забезпечити виконання даних організаційних процедур, потрібні чіткий розподіл функціональних обов’язків щодо реалізації останніх та розроблена система внутрішнього поточного контролю.

Організація облікових номенклатур за даним напрямом здійснюються відповідно до загальної методики з виокремленням окремих трансакцій як об’єктів обліку.

Організація вибору носіїв облікової інформації регулюється постановою Правління НБУ «Про затвердження Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті».

Відповідно до зазначених нормативних документів основними платіжними документами, через які здійснюється зарахування або списання грошових коштів з рахунків, виступають: меморіальний ордер; платіжне доручення; платіжна вимога-доручення; платіжна вимога; розрахунковий чек; акредитив.

Найпоширенішим із перелічених платіжних документів у використанні щодо бюджетних установ є платіжне доручення, що являє собою розрахунковий документ з письмовим дорученням платника обслуговуючому банку при списанні зі свого рахунка зазначеної суми коштів перерахування їх на рахунок одержувача. Платіжне доручення містить такі реквізити: номер; дату операції; платник; код платника; банк платника; код банку-платника; рахунок № (платника); сума; одержувач; код (одержувача); банк одержувача; код банку-одержувача; рахунок № (одержувача); призначення платежу.

Платіжне доручення готується на підставі супровідних документів (рахунків, рахунків-фактур, накладних, товарно-транспортних накладних, трудових угод, договорів на виконання робіт, акти виконання робіт, тендерна документація, договори про закупівлю тощо) працівником розрахункового сектора бухгалтерії і вважається оформленим за умов заповнення всіх реквізитів та наявності на першому примірнику підписів відповідальних осіб (осіб, що мають право першого підпису) та відбитка печатки. Платіжне доручення складається не менш ніж у двох примірниках. Разом із переліченими вище супровідними документами платіжні доручення подаються до банку для оплати. Платіжне доручення дійсне протягом 10 днів.