Організація обліку працівників та первинного обліку робочого часу

Облік особового складу працівників є одним з інформаційних джерел збереження бухгалтерського обліку заробітної плати та відповідних розрахунків. Зазначений вид обліку перебуває у віданні відділу кадрів і охоплює облік осіб, що приймаються на роботу, облік поточного особового складу та облік осіб, що звільняються з відповідної посади. Своєчасність надання відомостей щодо кадрових змін та пересувань безпосередньо впливає на якість обліку нарахування та розрахунків із заробітної плати. Водночас чіткість бухгалтерського обліку зазначеного напрямку є результатом продуманої класифікаційної системи обліку особового складу. Отже, варто говорити про організацію обліку особового складу працівників підприємства чи організації як складову організації бухгалтерського обліку заробітної плати.

Організація обліку особового складу здійснюється за такими напрямками:

o визначення нормативної бази;

o визначення складу та чисельності працівників;

o розробка класифікаційної системи щодо особового складу;

o організація носіїв інформації щодо обліку особового складу працівників.

Згадаймо, що загальна чисельність працівників установ встановлюється штатним розкладом. Штатний розклад підприємства, установи являє собою затверджений перелік найменувань посад постійних співробітників із зазначенням кількості однойменних посад (вакансій) та посадових окладів за структурними підрозділами підприємства. Штатний розклад складає керівник планово-фінансового відділу на основі штатних нормативів, які являють собою встановлену кількість посад різних категорій працівників стосовно окремих категорій закладів.

Зарахування працівника до штатів підприємства (установи) супроводжується присвоєнням йому табельного номера, який являє собою кодифікований символ ідентифікації зазначеної особи як працівника конкретного підприємста (установи). Табельні номери розробляє відділ кадрів підприємства. Присвоєння табельних номерів може здійснюватись як за категорією персоналу (основні працівники; допоміжний персонал; адміністративно-господарський; молодший обслуговуючий), так і за приналежністю до структурного підрозділу. У процесі розробки табельних номерів кожній категорії працівників чи кожному структурному підрозділові виділяється відповідна серія табельних номерів.

Надалі табельний номер працівника фіксується в усіх первинних і зведених документах з обліку особового складу, праці, заробітної плати. В разі звільнення чи переведення працівника до іншого підрозділу його номер залишається вільним три роки.

До носіїв обліку особового складу працівників, які виступають носіями інформації щодо первинного етапу бухгалтерського обліку, відносять:

o наказ про прийом на роботу ф. П-1;

o наказ про переведення на іншу роботу (форма вільна);

o наказ про переведення на іншу посаду (форма вільна);

o наказ про припинення трудового договору (контракту) (ф. П-4).

Наказ (розпорядження) про прийом на роботу (ф. П-1) застосовується для обліку прийнятих на роботу, заповнюється у відділі кадрів на всіх працівників. Укладений та завізований начальником відділу кадрів або особою, відповідальною за прийняття на роботу, проект наказу в необхідних випадках є направленням на переговори і перепусткою у структурних підрозділах для ознайомлення з умовами роботи. Керівник структурного підрозділу робить висновок про можливість зарахування: з відміткою у проекті наказу (ким може бути прийнятий на роботу той, хто наймається; з яким окладом і тривалість строку випробування). Згода працівника з умовами праці, результати переговорів, у разі необхідності медичного огляду, відмітки про проходження інструктажу з техніки безпеки, протипожежного мінімуму та інші відмітки проставляються на зворотному боці форми.

Проект наказу по прийом на роботу працівника, якому встановлюють оклад, візується у відповідній службі підприємства (організації) для підтвердження вакантної посади і окладу, що встановлюються за штатним розписом. Підписаний керівником підприємства (організації) наказ (розпорядження) оголошується працівникові під розписку.

На підставі підписаного наказу відділ кадрів заповнює документ первинного обліку ф. П-2 «Особова картка» і робить відповідні записи у трудовій книжці. Один примірник наказу передається до бухгалтерії для відкриття особового рахунка.

Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу застосовується при оформленні переведення працівника із одного структурного підрозділу до іншого. Заповнюється працівником відділу кадрів у двох примірниках. Наказ (розпорядження) завізовує начальник структурного підрозділу попереднього і нового місця роботи та підписує керівник організації чи підприємства. Один примірник зберігається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії для проведення відповідних записів у особовому рахунку.

Наказ про переведення на іншу посаду має вільну форму і застосовується при переведенні працівника на іншу посаду. Порядок його оформлення аналогічний порядку щодо попереднього наказу.

Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) (ф. П-4) використовується при звільненні працівників, заповнюється працівником відділу кадрів у двох примірниках на всіх працівників, за винятком тих, які звільняються вищим органом. Підписується керівником структурного підрозділу та керівником організації чи підприємства. Один лишається у відділі кадрів, другий передається в бухгалтерію. На підставі наказу (розпорядження) про припинення трудового договору бухгалтерія робить розрахунок із працівником.

Перелічені носії інформації щодо обліку особового складу в день їх оформлення повинні бути передані працівником відділу кадрів до відповідного сектора (групи) бухгалтерської служби для здійснення перевірки та фіксації даних у реєстрах аналітичного і синтетичного обліку.

Іншим першоджерелом бухгалтерського обліку заробітної плати та розрахунків щодо неї є облік виробітку працівників. Зазначений вид обліку має забезпечувати облікову підсистему інформацією про кількість відпрацьованих одиниць роботи (днів, годин, об’єктів тощо) щодо кожного з працівників.

Організація обліку виробітку працівників передбачає:

o визначення нормативної бази;

o організацію обліку виробітку у структурних підрозділах;

o організацію носіїв інформації щодо обліку виробітку.

Основним нормативним документом щодо обліку виробітку працівників є Наказ Міністерства статистики від 09.10.95 № 283. Відповідно до даного нормативного акта функції по здійсненню обліку використання робочого часу та розрахунку покладено на уповноважених на це посадових осіб структурних підрозділів підприємства. Зазначена посадова особа має бути проінструктована щодо порядку ведення табельного обліку. Перш за все, до її відома доводяться нормативи тривалості робочого часу, які відповідно до ст. 50 Кодексу законів про працю в Україні встановлено в межах робочого тижня, тривалість якого має не перевищувати 40 год.

Другим пунктом в інструктажі посадової особи має бути вказівка з ведення табельного обліку. Основним реєстром обліку виробітку та використання робочого часу щодо бюджетних установ є табель використання робочого часу ф. П-5, який являє собою спеціальний іменний список працівників підрозділу підприємства чи організації, призначений для фіксації інформації про використання робочого часу працівників в розрізі підрозділу, табельного номера посади за днями місяця.

Табель відкривається за 2-3 дні до початку розрахункового періоду на підставі табелю минулого місяця. Записи в табель робляться на підставі належним чином оформленим документом обліку особового складу. Табель заповнюється в частині іменного списку працюючих в порядку табельних номерів, категорій працюючих чи алфавітному порядку.

Облік з’явлень на роботу і використання робочого часу може здійснюватись двома способами:

o методом суцільної реєстрації (щоденна відмітка всіх прибулих, не прибулих, тих, хто запізнився, тощо);

o методом за відхиленнями (здійсненням записів за умов наявності відхилень — хвороб, прогулів, запізнень тощо).

За методом суцільної реєстрації в табелі проставляється кількість годин роботи, відсутності, запізнення з паралельним проставленням кодового позначення (Р — робочий час, ПР — прогул, Х — хвороба, В — відпустка, ЗП — запізнення, ВС — вихідні та святкові дні). За методом відхилень записи вносяться лише про відхилення, робочі часи не відмічаються. Якщо протягом місяця не було жодних відхилень, в табелі проставляються лише вихідні і святкові дні. Слід звернути увагу на те, що дані про хворобу вносяться лише на підставі відповідним чином оформленого листка непрацездатності. Наприкінці місяця особа, яка веде табель, визначає загальну кількість днів відпрацьованих, днів неявок і невідпрацьованих днів і проставляє у відповідні графи табелю. Після зазначеної процедури табель підписується табельником та візується керівником структурного підрозділу. В день кінцевого оформлення табелю він передається разом з підтверджувальними чи виправдовувальними документами до бухгалтерії для здійснення відповідних розрахунків. Викладена методика табельного обліку є загальною при обліку виробітку та використання робочого часу при погодинній формі оплати праці.

Щодо оплати праці окремих категорій працівників застосовується механізм відрядної форми. В цьому разі основним документом з обліку виробітку виступає наряд на відрядну роботу (ф. П-40, яка оформлюється бухгалтерією відповідно до виду праці (колективна чи одноосібна), видів робіт (протезування, ремонт приміщень тощо), кількості часу (зміна, кілька днів, місяць), видів об’єктів (одного пацієнта, один ремонтний об’єкт, одну особу, що обслуговується, тощо).