Информационная инфраструктура БФУ им. И. Канта

(Информация официального сайта БФУ им.И.Канта (kantiana.ru))

 

Проблема реализации информационных систем управления университетом, в том числе систем обеспечивающих стандартизацию и возможность контроля качества основных процессов обусловлена сложностью самих процессов, их нетривиальной взаимосвязью, необходимостью постоянной модернизацией их содержания, инертностью и ограниченными возможностями быстрых преобразований организационной структуры управления университетом.

Как следствие, единовременное проектирование и внедрение системы управления университетом в форме однородного комплекса становится невозможным. Кроме того, в различных областях деятельности университета, существуют апробированные программно-технические решения, применение которых может дать быстрый эффект в вопросах автоматизации той или иной сферы (документооборот, управление библиотекой, системы безопасности и т.д.). Однако все такие решения реализованы на различных программных платформах, различных системах управления данными, и для развития информационной инфраструктуры университета в максимально короткие сроки с использованием всех современных систем, имеющихся на рынке, необходимо найти универсальный способ их интеграции.

Основой для создания и последующей интеграции информационных систем и решений, обеспечения их взаимодействия в БФУ им. И. Канта стал персонифицировано-ориентированный подход. Основная идея, реализуемая во всех информационных системах университета, состоит в том, что общая результативность деятельности университета, эффективность управления ресурсами, качество образовательного и научного процессов, процесса администрирования связана с работой (обучением) конкретных людей, которые могут быть вовлечены одновременно во множество процессов и обеспечивать одновременно результат во многих сферах и направлениях. Задача администрирования и управления качеством в этом случае решается на уровне суммарной статистической оценки результативности отдельных членов коллективов (научных, методических, управленческих, реализующих образовательный процесс) в отношении к прямым объемам затрат, понесенных университетом в денежной или неявной форме (предоставление оборудование, услуг доступа к Интернет, командировочные расходы, издание книг и т.д.).

Таким образом, общий подход к реализации всех информационных систем достаточно прост – любой человек, появляющийся в университете, независимо, является ли он обучающимся или сотрудником, оформляет единую пластиковую карту. В дальнейшем через эту пластиковую карту (персональный идентификатор) обеспечивается решение следующих типов задач:

– регулирование и лимитирование доступа к ресурсам в широком смысле (вход в здания, помещения, доступ к сети Интернет, доступ к услугам междугородней связи, использование библиотеки, систем ресурсного обеспечения учебного процесса, вход в компьютерную сеть, внутренние порталы и т.д.);

– учет факта индивидуального, а на уровне статистической обработки - коллективного использования ресурсов;

– учет вовлеченности персоны в различные процессы (образовательные, научные, административные, например, участие в НИОКР, ведение курсов, разработка УМК);

– индивидуальная результативность персоны (результаты тестов, оценки промежуточной аттестации, публикации и т.д.).

Подход, с одной стороны, обеспечивает возможность одновременного участия персоны в любых процессах в университете, например, студенты старших курсов или аспиранты могут одновременно являться сотрудниками, сотрудники могут параллельно получать второе образование, сотрудники администрации могут вовлекаться в научные или методические коллективы. С другой стороны появляется возможность динамического анализа результатов деятельности в разрезе любых структурных подразделений по любым направлениям, с возможностью детализации вклада каждого сотрудника (обучающегося) в общую результативность. Наконец, любые параметры качества и эффективности использования ресурсов становятся относительными – становится возможным динамическое выявление средних показателей эффективности и качества работы структурных подразделений, либо отдельных сотрудников, студентов, а в дальнейшем определение групп существенно превышающих средние показатели, а также аутсайдеров. Такая оценка является объективным критерием для вмешательства администрации университета в работу тех или иных структурных подразделений либо регулирование вопросов оплаты труда и изменения принципа выделения ресурсов.

Информационная инфраструктура БФУ им.И.Канта включает ряд информационных систем поддержки управления университетом и обеспечения образовательных программ.

Основная информационная система управления персоналам строится, как и все другие информационные системы, на основе базы пластиковых карт и взаимодействует с подсистемой формирования штатного расписания. По сути, база пластиковых карт дополняется персональными сведениями при приеме на работу (фотография, адрес проживания, паспортные данные, учетные данные пенсионного фонда, образец подписи, контактные телефоны и т.д.), которые затем связывается с единицей штатного расписания.

Управление персоналом обеспечивает ведение реестра приказов по принятию на должности, переводам, увольнениям, а также иных приказов, определяющих формальный статус персоны в университете. Кроме того, Управление персоналом обеспечивает ведение реестра дипломов, свидетельств о прохождении курсов повышения квалификации сотрудника.

При регистрации персоны в базе данных пластиковых карт формируются учетные записи во всех системах, регулирующих доступ к ресурсам – данные реплицируются в систему безопасности, регулирующей доступ в корпуса, систему выдачи ключей, в контроллер домена (регулирует доступ в компьютерную сеть университета), библиотечную систему книговыдачи, систему учета услуг доступа к сети Интернет, междугородней и международной связи и т.д. Механизм контроллера домена, в свою очередь, обеспечивает идентификацию персоны при доступе ко всем информационным системам университета, таким как электронное личное дело сотрудника, просмотр учебных планов, резервирование залов и аудиторий, портал документооборота, электронная почта, системы ресурсного обеспечения учебного процесса (дистанционного обучения). При этом имя учетной записи и пароль, могут быть получены сотрудником при использовании пластиковой карты в специальном информационном киске.

Основные информационные системы базируется на сегодняшний день на механизме доступа через пластиковую карту и связанную с ней учетной записью в домене сотрудников университета.

Система управления персоналам интегрирована с рядом других информационных систем, в которых фиксируется участия персоны в различных направлениях деятельности университета, в том числе в системе доступны сведения из базы распределения учебной нагрузки, что позволяет видеть все курсы, преподаваемые сотрудником, сведения из регистрационной базы научно-исследовательских работ, что обеспечивает возможность оценки вовлеченности сотрудника в научную деятельность, а также перечни разработанных (обновленных) рабочих программ дисциплин и учебно-методических комплексов.

С точки зрения реализации контроля качества образовательного процесса, система (с 2011 г.) предоставит возможность формальной оценки соответствия уровня и направления образования (повышения квалификации) сотрудника направлениям преподаваемых им дисциплин.

Еще одной важнейшей составляющей системы управления персоналом является электронное личное дело сотрудника. Электронное личное дело решает две основные задачи – предоставляет сотруднику доступ к его персональной информации, аккумулируемой во всех информационных системах университета (документы об образовании, преподаваемые дисциплины, приказы и т.д.), а также ввод информации, доступной исключительно самому сотруднику – пополнение перечня публикаций и конференций, в которых он принял участие.

Согласно решению Ученого совета университета с 2010 года личные дела сотрудников ведутся только в электронном виде, при этом ответственность за качество, достоверность и своевременность обновления информации несет сотрудник. Такой подход является реальным механизмом поддержания базы в актуальном состоянии, механизмом вовлечения сотрудников в формальные процессы оценки качества структурных подразделений и дает возможность постоянного мониторинга квалификационного уровня коллектива и степень востребованности отдельных сотрудников.

Кроме того, интеграция всех информационных систем через базу пластиковых карт дает возможность формирования электронного досье сотрудника, хранить и обеспечивать доступ к информации независимо от того, работает сотрудник в университет постоянно, либо он увольнялся и принимался на работу вновь.

Система управления персоналом также обеспечивает автоматическое формирование презентации со сведениями о сотруднике при рассмотрении конкурсных дел Ученым советом университета.

Обеспечение процесса управления контингентом обучающихся начинается с работы системы приемной комиссии. В системе формируются личные дела абитуриентов. Автоматически строятся рейтинги абитуриентов на образовательные программы по результатам сдачи ЕГЭ и прохождения вступительных испытаний с учетом приоритетов, установленных абитуриентами. Система автоматически формирует приказы о зачислении абитуриентов, на основании которых абитуриенты принимаются в университет и им выпускается пластиковая карта.

Информация из системы приемной комиссии в автоматизированном режиме переносится в базу U-Card, запись о персоне связывается с базой движения приказов по контингенту и формируется учетная запись студента для доступа к информационным ресурсам университета: Интернет, библиотечный книгофонд, доступ к аудиториям и залам общего пользования, спортивные залы, системы электронных образовательных ресурсов и студенческой электронной почте на базе технологии Live@EDU.

При зачислении студента в университет, он связывается с образовательной программой с учетом выбранной им подпрограммы (специализации, направления, профиля), что позволяет установить для студента электронный учебный план.

На основании созданных электронных учебных планов формируются электронные ведомости. В процессе учебы студента и заполнения электронных ведомостей, формируется электронная зачетная книжка студента.

Отдельно от остальных систем управления учебным процессом стоит система индивидуального расписания занятий по физической культуре и спорту. С помощью созданной автоматизированной системы студент может записаться на занятия, исходя из своих интересов, и выбрать занятие с преподавателем, который ему нравится. Система строится из четырех основных модулей:

· формирования сетки расписания занятий в спортивных залах университета – используется в управлении образовательных программ и на кафедре спортивных игр, обеспечивающей учебную нагрузку;

· составления индивидуального расписания студента – устанавливается в залы общего пользования, доступна для студентов первых трех курсов;

· фиксации посещения занятий с помощью пластиковой карты – устанавливается в спортивные залы и доступна преподавателям во время проведения занятий;

· регистрации посещения внешних секций, справок о болезни, результатов сдачи нормативов и теоретического теста – устанавливается менеджерам образовательных программ, используется при подсчете общего количества балов набраны студентом для получения зачета.

Система индивидуального расписания занятий по физической культуре и спорту тесно связана с медицинским личным делом, формируемым в медицинском центре университета. Система учитывает группу здоровья и группу физической подготовки, а так же ведет историю изменения состояния здоровья студента.

Все информационные системы связаны через базу единых университетских пластиковых карт, что позволяет, извлекая информацию из отдельных систем, сформировать «Электронное досье студента», обеспечивает доступ к нему даже после отчисления студента из университета. При приеме студента на работу в университет, позволяет связать досье студента с электронным досье сотрудника университета.

Планирование реализации образовательных программ в университете начинается с создания электронных учебных планов. Для этого используется типовое решение «Планы ВПО» и «Планы СПО». Созданные электронные учебные планы проходят проверку в ФГУ «ИМЦА», после чего они используются для остальных информационных систем.

На основе электронных учебных планов формируется набор дисциплин читаемых на образовательных программах. Менеджерами образовательных программ производится распределение нагрузки по преподавателям.

В системе распределения нагрузки предусмотрен кадровый калькулятор, который автоматически рассчитывает остепененность образовательной программы.

Преподаватели разрабатывают рабочие программы дисциплин, по которым читаются учебные курсы в рамках образовательной программы. Система поддержки создания РПД позволяет сформировать тематический план дисциплины, выбрать осваиваемые компетенции в рамках образовательной программы, создать список литературы (на основе электронной базы книгофонда университета), перечни экзаменационных вопросов и темы курсовых и контрольных работ. Созданные РПД выбираются менеджером ООП и назначаются на дисциплину. Дополнительно РПД должно ссылаться на учебно-методический комплекс, созданный в рамках одной из систем электронных образовательных ресурсов: LMS-1, на базе HyperMethod ELearnng E-Server 3000, и LMS-2, на базе Moodle.

Системы позволяют формировать учебно-методические комплексы. Предоставляют инструменты для промежуточного контроля знаний в тестовой или практической форме. Обеспечивают площадку для внеучебного общения преподавателей и студентов.

Наиболее яркий пример модернизации учебного процесса через информационные технологии – организация занятий по физической культуре. По результатам опросов студентов, формируется список наиболее востребованных спортивных дисциплин. На основе этого списка формируется сетка проведения занятий в спортивных залах университета. Обучаемые через систему индивидуального расписания, установленную в залах общего пользования, выбирают наиболее удобные и интересные занятия по своему усмотрению.

В процессе проведения занятий по физической культуре, преподаватели видят состав их учебной группы через систему учета посещений. Если студент на занятие не зарегистрирован, преподаватель может его допустить по своему усмотрению. По окончании занятия, производится отметка о посещении занятия при помощи пластиковых карт. Доступ в систему учета посещений, персонифицирован, при запуске системы предлагается поднести карточку преподавателя, что бы зафиксировать реальную нагрузку на него.

Система допускает посещение студентами внешних секций вместо пар по физической культуре и спорту. Система регистрации посещений внешних секций, справок о болезни, а так же результатов сдачи нормативов и теоретического теста устанавливается менеджерам образовательных программ и на кафедру спортивных игр. Система так же рассчитывает итоговый бал, набранный студентом на основе его посещений, нормативов и результатов теста. Если бал выше минимально установленного, студенту выставляется зачет.

Теоретический зачет сдается через систему электронного тестирования. Система установлена в залах общего пользования. Вход в систему осуществляется при помощи пластиковой карты. Результаты выполнения теста автоматически учитываются при расчете итогового количества балов по физической культуре, на основании которого проставляется зачет.

Доступ к информационным ресурсам университета базируется на общесистемном решении Microsoft Active Directory. В университете используется две отдельных системы контроля учетных записей: для сотрудников и для студентов университета. Между системами настроены доверительные отношения.

Для совместной работы сотрудников университета используется портальная система Microsoft SharePoint, реализующая единую площадку для формирования документов, проведения их электронного согласования и утверждения. Выполняет функцию электронного архива документации подразделений университета. Позволяет вести электронные журналы и отчетные формы.

Задачи работы электронной почты, планирования рабочего времени, коллективной работы и глобальной адресной книги университета реализованы с помощью системы Microsoft Exchange. Система интегрирована с Microsoft Outlook, а так же имеет интерфейс для удаленного доступа к своим личным данным.

В университете создан единый реестр движения документов, предназначенный для штрих-кодирования и проверки подлинности выданных документов (личные дела абитуриентов, справки сотрудников, студентов), а так же для контроля движения документов, фиксации получения и отправки документа между подразделениями университета.

В университете используются несколько инфраструктурных решений:

Система составления расписания залов конференц-комплекса. Предоставляет доступ к расписанию мероприятий в конференц-комплексе университета, позволяет подавать заявки на проведение мероприятий с учетом требуемого технического обеспечения, утверждать или отклонять их, распределять обеспечивающий персонал по мероприятиям.

Система учета заявок на обслуживание компьютерной техники. Позволяет сотрудникам университета подавать заявки на обслуживание техники и контролировать их выполнение. Сотрудники могут подать заявку как самостоятельно, так и через диспетчера сервисной службы. Позволяет распределять поданные заявки среди техников сервисной службы, а каждому технику видеть назначенные ему заявки.

Система оперативного мониторинга магистральных сетей университета. Предоставляет информацию о нагрузках на магистральных каналах связи между корпусами университета. Позволяет контролировать доступность основных серверов университета. Производит мониторинг загрузки Интернет-кнала по основному и резервному каналам передачи данных.

Сеть информационных киосков. Предоставляет доступ ко всей информации по студенту или сотруднику, интегрирует данные из различных информационных систем университета.

Разработанные информационные системы находятся в четком соответствии с модернизируемой структурой управления университетом. Все функции систем соответствуют должностным обязанностям персонала, который несет ответственность за полноту, своевременность и актуальность обновления сведений. При этом все системы являются жестко централизованными.

Каждая система является инструментом реализации соответствующих функций тех или иных сотрудников. Система формирования учебного плана является основным инструментом для работы менеджера образовательной программы. Когда учебный план сформирован и указаны преподаватели, ведущие те или иные предметы, менеджер может использовать кадровый калькулятор, оценивая соответствие квалификации преподавателей требованиям стандарта.

Ряд функций, в том числе выдачи документов, справок и т.д. выполняются персоналом университета исключительно с помощью централизованных систем. Это позволяет полностью исключить ошибки связанные с возможностью выдачи неправомерных документов.

Формализация результативности сотрудников и студентов позволяет выстроить любые статистические формы анализа деятельности, тем самым контролировать качество, оценивая структурные подразделения, группы образовательных программ находящиеся в зоне низких оценок относительно среднего уровня по университету.

Фактически это дает возможность руководству вуза дать достаточно возможностей для развития спектра и содержания основных образовательных программ на уровень факультетов и институтов, сохранив полный контроль над формальными показателями определяющими качество образовательной программы через механизм рейтингов.

Интернет-представительство университета размещено на сайте kantiana.ru. Сайт имеет достаточно разветвленную структуру с системой навигации. Сайт соответствует основным требованиям Министерства образования и позволяет достаточно полно ориентироваться в общих информационных потоках университета.

В целом, информационная инфраструктура БФУ им.И.Канта включает целый ряд взаимосвязанных информационных систем, реализуемых значительным числом информационных технологий, что отражает современные тенденции информатизации высшего профессионального образования РФ.